A vezető az idejének jó részét beosztottaival, kollégáival tölti, személyes megbeszéléseken. A személyes kommunikáció előnye, hogy a vezetőt azonnal visszajelzést kap terveiről, elképzeléseiről, rögtön lehet mérni a hallgatók reakcióját. Ezen túl a személyes beszélgetés során könnyebb felébreszteni a lelkesedést vagy az elkötelezettséget. A személyes beszélgetés kapcsán a menedzserrel szemben az alábbi követelményeket támasztjuk:

  • biztosítson fórumot a problémák megbeszélésére, megoldására
  • arra ösztönözze a beszélőt, hogy átgondolja a problémát
  • tudjon másokat beszédre késztetni
  • biztosítsa, hogy a beszélgetés tényszerű és nyílt legyen

A tárgyalás vagy megbeszélés

A tárgyalás vagy megbeszélés az irányítás közvetlen formája, ezért a menedzser kommunikációs eszközei között gyakori és fontos szerepet tölt be. 
Az eredményes tárgyalás szakaszai a következők:

  1. a megfelelő tárgyalási környezet kialakítása
  2. a tárgyalási cél meghatározása
  3. az egyes tárgyalópartnerek szerepének meghatározása
  4. a tárgyalás megnyitása és az aktív megbeszélés
  5. az alkudozás
  6. a megegyezés
  7. a további együttműködési készség kifejezése

A megfelelő tárgyalási környezet kialakítása

A menedzsment a tárgyalások helyszínét a gazdálkodó szervezetekben az esetek többségében megválaszthatja. A helyszín lehet a saját vállalkozás tárgyalója. A "hazai pályának" sok előnye van, többek között:

  • ismerős a helyszín, a menedzsment gondoskodhat arról, hogy a munkát senki ne zavarja
  • szükség esetén minden "háttértámogatás" rendelkezésre áll
  • a partner kedvező képet nyerhet a vállalkozásról

A tárgyalási cél meghatározása

A probléma felmerülési szakaszában kell tisztázni a célhelyzetet, azaz az ideálisan elérni kívánt eredményt.

Az egyes tárgyalópartnerek szerepének meghatározása

Ennek során figyelembe kell venni a másik fél pozicióját és nézőpontját, számba kell venni erősségeit és gyengéit.

A tárgyalás megnyitása és az aktív megbeszélés

Ebben a szakaszban adatik meg mindkét félnek az a lehetőség, hogy elmondja céljait. A menedzsernek itt kell világos magyarázattal bebiztosítani pozicióját. A tágyalási poziciót erősíti, ha a menedzser tudja, mikor kell beszélni és mikor hallgatni.

Alkudozás

Ebben a szakaszában fel kell ismerni a másik fél kulcsfontosságú érdekeit, és azokat, amelyekből hajlandó engedni.

Megegyezés

Miután a megállapodás megszületett, össze kell foglalni az elhangozottakat, az eredményeket meg kell erősíteni, és általában a megállapodást írásba kell foglalni. Ezzel elkerülhetők a későbbi viták.

A további együttműködési készség kifejezése

Befejezésül a menedzser fejezze ki készségét a további együttműködésre.

A mobiltelefonhálózat elterjedésének köszönhetően a szóbeli kommunikáció egyik egyre jobban terjedő formája a telefonon történő megbeszélés. A telefon az üzleti megbeszélések felbecsülhetetlen értékű segédeszköze, de nem minden esetben a leghatékonyabb módja. A menedzsernek mérlegelnie kell, hogy adott esetben a telefonálás vagy inkább a levél esetleg a személyes tárgyalás a legjobb megoldás.

Az értekezletek

Az értékezletek a gazdálkodó szervezetek munkájának szükségszerű velejárói.
Alapvető funkciói a következők:

  • információ közlése
  • a menedzsmenti döntések okainak magyarázata
  • szervezeten belüli problémák felvetése és azok megoldási lehetőségeinek megvitatása
  • ötletek, nézőpontok ütköztetése
  • döntési szituációk megvitatása, döntéshozatal

Az értekezlet megszervezésekor az alábbi szempontokat kell mérlegelni:

  1. szükség van-e értekezletre?
  2. mit kell, illetve mit lehet elérni az értekezlettel?
  3. mi legyen az értekezlet napirendje?
  4. szükséges-e vitaanyag kidolgozása és megküldése a résztvevőkenek?
  5. kik vegyenek részt az értekezleten?
  6. ki és hogyan vezesse az értekezletet? ki vezesse a jegyzőkönyvet?

Az értekezlet levezetésével kapcsolatos követelmények a következők:

  • a vezető tartsa be a kezdési időpontot, és ne forduljon elnéző mosollyal a későn érkezők felé
  • ne legyen túl merev
  • legyen határozott és ne hagyjon kétséget affelől, hogy ő vezeti az értekezletet
  • tudatosítsa az értekezlet célját, napirendjét, befejezésének időpontját
  • tartsa végig kezében az eseményeket
  • bátorítsa véleménynyilvánításra a résztvevőket
  • ügyeljen arra, hogy egyetlen ellenvéleményt se nyomjanak el
  • ne zárkozzon el attól, hogy mások ötleteit is beépítse elképzelései közé
  • igyekezzék a munkatársai kifogásait nyugodt, derűs hangnemben, megalapozott ellenérvekkel támadni
  • az értekezletet időben fejezze be

A menedzser feladata az értekezlet befejezése után azoknak a döntéseknek és intézkedéseknek a megtétele, amelyek szükségességéről az értekezlet során meggyőződött.

A menedzseri érvelés és kompromisszum

A kommunikációs folyamatban a menedzsernek gyakran kell érvelniük rábeszéléssel, meggyőzéssel befolyásolniuk a beosztottak magatartását, álláspontját.
Új helyzetekben, új munkamódszerek bevezetése esetén a gazdálkodó szervezetekben is gyakran lehet számítani a munkatársak ellenállására, ellenvetésére. A vezetőnek az ellenvetést sohasem szabad a személyével szemben hangoztatott kritikáként tekinteni. Az a helyes, ha a munkatársak nyíltan elmodhatják a hibákat, a vezető komolyan veszi  azokat és bizonyítékok, esetleg megalapozott szakvélemény birtokában érvel, érzelmileg meggyőzi munkatársait.
A menedzseri érveléssel szemben támasztott követelmények:

  • az érvek legyenek hihetőek, józanok
  • objektív alapon álljanak
  • legyenek igazak, indokoltak

A hamis, de meggyőzően előadott érvek csak ideig-óráig lehetnek eredményesek. A vállalkozási szférában elég gyakori, hogy a kommunikációs folyamatban a tárgyaló felek egyike sem érvényesítheti maradéktalanul a saját szempontját.
Szükségszerű a kompromisszumkeresés, azaz egy olyan közbülső helyzet kialakítása, ahol mindkét fél többé-kevésbé kielégítheti szükségleteit.
A kompromisszumkötés előnyei:

  • a kapcsolatok fenntarthatók
  • a felek meghallgatják egymás érveit
  • lehetőség nyílik a megegyezésre
  • mindkét fél szükségszerűen nyerhet vagy szoros mérékben veszíthet az ügyleten
  • van egy közös pont, ahol rögzíthető a nyereség-veszteség kölcsönösen elfogadott mértéke
  • a másik fél érvrendszerének ismeretében esély van egy még jobb megoldásra