{autotoc}
A vezető az idejének jó részét beosztottaival, kollégáival tölti, személyes megbeszéléseken. A személyes kommunikáció előnye, hogy a vezetőt azonnal visszajelzést kap terveiről, elképzeléseiről, rögtön lehet mérni a hallgatók reakcióját. Ezen túl a személyes beszélgetés során könnyebb felébreszteni a lelkesedést vagy az elkötelezettséget. A személyes beszélgetés kapcsán a menedzserrel szemben az alábbi követelményeket támasztjuk:
- biztosítson fórumot a problémák megbeszélésére, megoldására
- arra ösztönözze a beszélőt, hogy átgondolja a problémát
- tudjon másokat beszédre késztetni
- biztosítsa, hogy a beszélgetés tényszerű és nyílt legyen
A tárgyalás vagy megbeszélés
A tárgyalás vagy megbeszélés az irányítás közvetlen formája, ezért a menedzser kommunikációs eszközei között gyakori és fontos szerepet tölt be.
Az eredményes tárgyalás szakaszai a következők:
- a megfelelő tárgyalási környezet kialakítása
- a tárgyalási cél meghatározása
- az egyes tárgyalópartnerek szerepének meghatározása
- a tárgyalás megnyitása és az aktív megbeszélés
- az alkudozás
- a megegyezés
- a további együttműködési készség kifejezése
A megfelelő tárgyalási környezet kialakítása
A menedzsment a tárgyalások helyszínét a gazdálkodó szervezetekben az esetek többségében megválaszthatja. A helyszín lehet a saját vállalkozás tárgyalója. A "hazai pályának" sok előnye van, többek között:
- ismerős a helyszín, a menedzsment gondoskodhat arról, hogy a munkát senki ne zavarja
- szükség esetén minden "háttértámogatás" rendelkezésre áll
- a partner kedvező képet nyerhet a vállalkozásról
A tárgyalási cél meghatározása
A probléma felmerülési szakaszában kell tisztázni a célhelyzetet, azaz az ideálisan elérni kívánt eredményt.
Az egyes tárgyalópartnerek szerepének meghatározása
Ennek során figyelembe kell venni a másik fél pozicióját és nézőpontját, számba kell venni erősségeit és gyengéit.
A tárgyalás megnyitása és az aktív megbeszélés
Ebben a szakaszban adatik meg mindkét félnek az a lehetőség, hogy elmondja céljait. A menedzsernek itt kell világos magyarázattal bebiztosítani pozicióját. A tágyalási poziciót erősíti, ha a menedzser tudja, mikor kell beszélni és mikor hallgatni.
Alkudozás
Ebben a szakaszában fel kell ismerni a másik fél kulcsfontosságú érdekeit, és azokat, amelyekből hajlandó engedni.
Megegyezés
Miután a megállapodás megszületett, össze kell foglalni az elhangozottakat, az eredményeket meg kell erősíteni, és általában a megállapodást írásba kell foglalni. Ezzel elkerülhetők a későbbi viták.
A további együttműködési készség kifejezése
Befejezésül a menedzser fejezze ki készségét a további együttműködésre.
A mobiltelefonhálózat elterjedésének köszönhetően a szóbeli kommunikáció egyik egyre jobban terjedő formája a telefonon történő megbeszélés. A telefon az üzleti megbeszélések felbecsülhetetlen értékű segédeszköze, de nem minden esetben a leghatékonyabb módja. A menedzsernek mérlegelnie kell, hogy adott esetben a telefonálás vagy inkább a levél esetleg a személyes tárgyalás a legjobb megoldás.
Az értekezletek
Az értékezletek a gazdálkodó szervezetek munkájának szükségszerű velejárói.
Alapvető funkciói a következők:
- információ közlése
- a menedzsmenti döntések okainak magyarázata
- szervezeten belüli problémák felvetése és azok megoldási lehetőségeinek megvitatása
- ötletek, nézőpontok ütköztetése
- döntési szituációk megvitatása, döntéshozatal
Az értekezlet megszervezésekor az alábbi szempontokat kell mérlegelni:
- szükség van-e értekezletre?
- mit kell, illetve mit lehet elérni az értekezlettel?
- mi legyen az értekezlet napirendje?
- szükséges-e vitaanyag kidolgozása és megküldése a résztvevőkenek?
- kik vegyenek részt az értekezleten?
- ki és hogyan vezesse az értekezletet? ki vezesse a jegyzőkönyvet?
Az értekezlet levezetésével kapcsolatos követelmények a következők:
- a vezető tartsa be a kezdési időpontot, és ne forduljon elnéző mosollyal a későn érkezők felé
- ne legyen túl merev
- legyen határozott és ne hagyjon kétséget affelől, hogy ő vezeti az értekezletet
- tudatosítsa az értekezlet célját, napirendjét, befejezésének időpontját
- tartsa végig kezében az eseményeket
- bátorítsa véleménynyilvánításra a résztvevőket
- ügyeljen arra, hogy egyetlen ellenvéleményt se nyomjanak el
- ne zárkozzon el attól, hogy mások ötleteit is beépítse elképzelései közé
- igyekezzék a munkatársai kifogásait nyugodt, derűs hangnemben, megalapozott ellenérvekkel támadni
- az értekezletet időben fejezze be
A menedzser feladata az értekezlet befejezése után azoknak a döntéseknek és intézkedéseknek a megtétele, amelyek szükségességéről az értekezlet során meggyőződött.
A menedzseri érvelés és kompromisszum
A kommunikációs folyamatban a menedzsernek gyakran kell érvelniük rábeszéléssel, meggyőzéssel befolyásolniuk a beosztottak magatartását, álláspontját.
Új helyzetekben, új munkamódszerek bevezetése esetén a gazdálkodó szervezetekben is gyakran lehet számítani a munkatársak ellenállására, ellenvetésére. A vezetőnek az ellenvetést sohasem szabad a személyével szemben hangoztatott kritikáként tekinteni. Az a helyes, ha a munkatársak nyíltan elmodhatják a hibákat, a vezető komolyan veszi azokat és bizonyítékok, esetleg megalapozott szakvélemény birtokában érvel, érzelmileg meggyőzi munkatársait.
A menedzseri érveléssel szemben támasztott követelmények:
- az érvek legyenek hihetőek, józanok
- objektív alapon álljanak
- legyenek igazak, indokoltak
A hamis, de meggyőzően előadott érvek csak ideig-óráig lehetnek eredményesek. A vállalkozási szférában elég gyakori, hogy a kommunikációs folyamatban a tárgyaló felek egyike sem érvényesítheti maradéktalanul a saját szempontját.
Szükségszerű a kompromisszumkeresés, azaz egy olyan közbülső helyzet kialakítása, ahol mindkét fél többé-kevésbé kielégítheti szükségleteit.
A kompromisszumkötés előnyei:
- a kapcsolatok fenntarthatók
- a felek meghallgatják egymás érveit
- lehetőség nyílik a megegyezésre
- mindkét fél szükségszerűen nyerhet vagy szoros mérékben veszíthet az ügyleten
- van egy közös pont, ahol rögzíthető a nyereség-veszteség kölcsönösen elfogadott mértéke
- a másik fél érvrendszerének ismeretében esély van egy még jobb megoldásra