Szervezetépítés

{autotoc}

Ha több ember rendszeresen, szabályozott módon dolgozik együtt valamilyen jelentős feladat közös megoldásán, akkor szervezetet alkotnak.
A szervezet az emberek meghatározott céllal létrejött csoportja, amelyben az egyének a cél érdekében folyamatosan tevékenykednek. Erre szakosodott vezetők irányításával.
A hatékony szervezet jellemzői:

• a szervezeti formák a szervezeti célokhoz funkciókhoz, körülményekhez igazodnak
• a szervezet rugalmas, tud alkalmazkodni a változó körülményekhez
• a szervezet céljai egyértelműek és ezzel a dolgozók is egyetértenek
• zavartalan a kommunikáció és magas fokú a bizalom
• a szervezeti és az egyéni célok összhangban vannak.

A vezető feladat a szervezet kialakítása és a szervezetfejlesztés, amelyet elsősorban a szervezési funkciójában végez.

A csoportok

A csoportok alakítása és működése

A csoport olyan pszichológiai egység, amely az alábbi jellemzőkkel bír:

• kettőnél több személyből áll
• akiknek van közös céljuk
• közöttük viszonylag stabil kapcsolatok jöttek létre, amelyekben az egységek függenek egymástól
• a tagok egymással kommunikálnak, interakcióban vannak

Az egyén szempontjából a csoporttagság fontos kritériuma, hogy tagjának észlelje magát.

A csoport felosztása

A csoportokat létszámuk, illetve megalakulásának körülményeit tekintve különböztetjük meg.
A csoport létszáma szerint kis csoportok, illetve nagy csoportok léteznek.
Kis csoportnak a legalább három és legfeljebb tizenöt fős csoportokat nevezzük. A kétfős szerveződésnek a legfontosabb jellemzője, hogy nincs az eltérő véleményeket eldönteni segítő harmadik fél. Ugyanakkor e csoportnak az óvatos véleményalkotás, a nyílt konfliktus kerülése jellemzi.
A nagyobb csoportok létrehozása azért nem célszer, mert egyfelől túlságosan megnő a csoport működéséhez szükséges interakciók száma, másrészt néhány csoporttag valószínűleg elvész a csoportban, véleménye nem jelenik meg, nem jut szóhoz. A csoport méretének növekedésével általában csökken a tevékeny részvétel lehetősége és a csoport-összetartozás értése.
A csoportméret magválasztására nehéz általános receptet ajánlani. A leggyakrabban ajánlott csoportméret az öt-hét fő, itt már jelentkeznek a csoporttól várható előnyök és még viszonylag kicsik a nagyobb létszám okozta hátrányok. A kilencfős csoportok teljesítőképességét is még jónak tartják.
A csoportméret tervezésénél célszerű figyelembe venni azt is, hogy a csoport feladata problémamegoldás vagy feladat-végehajtás. 
A szolgáltató szektoron beül a gazdálkodó szervezetekre ma döntően a kis csoportok a jellemzőek.
A csoport megalakulásának körülményei szerint formális és informális csoport létezik.
A formális csoport mindig valamilyen szempont alapján mesterségesen kialakított csoportra utal, míg az informális csoportba a tagok valamilyen önkéntes érzelmi motiváció alapján kerülnek be. A formális csoportok jelenléte a gazdálkodó szervezetekben természetes, de az informális csoportoknak is helyük van.
Ugyanis:

• társas vagy kötődési igényeket elégítenek ki
• segítik az énkép kialakítását, amennyiben a legtöbb ember számára könnyebb önmagát máshoz való viszonyban meghatározni
• a saját célok végrehajtásához segítséget, támogatást nyújtanak

A csoporthoz tartozás motivációi

A csoporthoz tartozást több tényező is motiválhatja.
Ezek a következők:

• a csoport kielégíthet bizonyos emberi szükségleteket
• egyes csoportok segíthetnek elérni bizonyos célokat
• a csoport bizonyos tudást, információt adhat át
• a csoporttagság hozzásegíthet a pozitív szociális identitáshoz.

A csoport fejlődésének fázisai

A csoport fejlődése során az alábbi fázisokon megy keresztül
Alakulás – ebben a fázisban a résztvevők főként megfigyelik egymást, és megkezdődik az „énbemutatások” sorozata
Viharzás – ebben a szakaszban egyre élesebbé válnak az egyéni különbségek, a viselkedéssel, értékekkel kapcsolatos nézeteltérések. A csoporttagok között megindul a versengés a csoportban elfoglalt helyekért, szerepekért. Ezt a fázist a viták, az egyéni értékeket túlhangsúlyozó viselkedés és a nagyszámú kommunikációs aktus jellemzi.
Normaalakulás – ebben  fázisban a normák, szabályok és szerepek kialakulása révén az előző időszak konfliktusai megoldódnak. Ekkor már látszik, kik az informális vezetők, milyen alcsoportok, kapcsolatok vannak a tagok között. Világosan kitűnik, melyek azok a viselkedések, amelyeket mindenki elfogad, és melyek azok, amelyeket elutasít.
Működés – ebben a szakaszban a csoport képes együttműködni, tud feladatokat megoldani, kialakul az összetartó erő, a kohézió, amely segít elkülöníteni a csoportot más csoportoktól.

A csoportok jellemzői

A kialakult csoport egyik legfontosabb jellemzője a csoportnormák. A normák írott vagy íratlan szabályok, amelyeket a csoport alakít ki. 
A normák többféle módon is kialakulhatnak, például:

• a  vezető határozza meg, mintegy kinyilatkoztatja
• a csoport előtörténete, hagyományok határozzák meg
• a tagok elfogadják a korábbi csoportjaikban megtanult normákat

Szerepek

A tagok különböző szerepet visznek. A csoportban az egyének más-más minőségben vesznek részt. A különböző személyek által elfogadott státuszt nevezzük szerepnek. 
Ez lehet:

• feladatorientált szerep – amelyeket a csoport előtt álló feladat jelöl ki az egyén számára
• kapcsolatorientált szerep – melyeket a személyek vagy önként vállalják, vagy a csoport osztja ki rájuk.

A szerepvállalás nagyon gyakori. A szociális szerepek legtöbb konfliktust hordozó változatta éppen a vezetői szerep. A vezető olyan személy, aki képes hatást gyakorolni egyes emberekre, meghatározni normákat, szabályokat, képes dönteni, modellt nyújtani és bátorítani másokat. 
Minden közös munka megköveteli a munkában részt vevők összefogását. Minden közös tevékenységnél vezetőre, vezetőre van szükség, mert enélkül az egyének és a csoportok cselekvései nem rendeződnek harmonikus összhangba.

A kohézió

A csoportot jellemző harmadik tényező a kohézió, a csoport összetartó ereje. Az erős kohézióval rendelkező csoport tagjai kedvelik egymást, fontos számukra, hogy a csoport elérje céljait, a csoport összetartozás érzése jellemzi.
A belső összetartozást következő tényezők befolyásolják:

• a tagok a csoportba tartozásért tett erőfeszítései
• a külső fenyegetettség
• a csoport nagysága

A csoporttagság megalakulásával értelemszerűen megjelenik a más csoportoktól való elkülönülés. A mindennapi gyakorlatban a csoportok is kapcsolatba kerülnek egymással.

A szervezetek eltérő érdekeket, értékeket, normákat hordozó csoportokból állnak. A gazdálkodó szervezetek sikerei, és bukásai legtöbbször szoros kapcsolatban állnak azzal, hogy milyenek a szervezeti egységek, a dolgozók munkakapcsolatai, hogy az egyéni, a csoport-, illetve a szervezeti célok mennyire hozhatók összhangba.

A társasági törvény szervezetekre vonatkozó előírásai

A vállalkozások tevékenysége szervezett keretek között megy végbe.
A vállalkozások szervezete általában két jól elkülöníthető egységből tevődik össze: a tulajdonosi és végrehajtói vagy munkaszervezeti egységből. A tulajdonos minden vállalkozásnak meghatározó szereplője. Ő rendelkezik a tőkével és a tőke köré csoportosuló erőforrásokkal, ő határozza meg az alapvető célokat, tőle függ a vállalkozások fejlesztése, átalakítása netán megszűnése.

A vállalkozások egy részében a tulajdonosok csak a tőkével rendelkeznek, de a vállalkozás működtetésében nem vesznek részt. Más esetekben a tulajdonosok egyben vállalkozók is.
A vállalkozó tulajdonos maga működteti tőkéjét, vállalkozását egyedül vagy tulajdonostársaival együtt vezeti. A tulajdonosi szervezet a társasági törvényben meghatározott szabályok szerint a kft.-nél a taggyűlés a részvénytársaságoknál a közgyűlés.

A vállalkozások speciális státuszú alkalmazottai a vezetők. Összességében ugyanazokat a tőkeműködtető feladatokat látják el. Mint a vállalkozó tulajdonos. A menedzsment a tulajdonosok tőkéjét működteti és a tulajdonosok vállalkozási feladatait veszik át. A menedzsmentnek ez a kétarcúsága, tehát hogy alkalmazott is és a tulajdonostól átruházott funkciókat is ellát, a menedzsment egyes tagjainak nagyon eltérő döntési hatáskört kölcsönözhet. 
A vállalkozások harmadik szereplője az alkalmazott. Az alkalmazott helyzete szerepe egyértelmű. Munkaviszonyban áll a céggel, jövedelmét munkája révén éri el.

A vállalkozások szervezeti formái

A vállalkozás szervezeti modelljének megrajzolását a szervezet legkisebb alkotórészeiből és működése jellemző eseményeiből kiindulva közelítjük meg.
A vállalkozások szervezetén belül végtelen számú művelet között különböző kapcsolat mutatható ki. Az egymáshoz tartozó műveletek munkaszakaszokat alkotnak, a munkaszakaszok a közöttük lévő tartalmi kapcsolatok alapján munkafolyamatokká válnak. A műveletek munkafolyamatok szerinti csoportosításával a szervezet működés áttekinthetőbbé válik. 
Működéséhez a következő munkafolyamatok egységes rendszere szükséges:

• A vezetés, amely az egész vállalkozás tevékenységét átfogja, gondoskodik a munkafolyamatok megszervezéséről, biztosítja azok összhangját
• Az informálódás,a közgazdasági szabályozórendszerről, a működés feltételről, az előző időszak munkájáról
• A tervezés, azaz a vállalkozáspolitika, a működési stratégia kialakítása
• A személyi és tárgyi feltételek biztosítása
• Az áruforgalom, amely a beszerzést, a raktározást, és az értékesítést foglalja magába
• Elszámolás, amely az eredmények rögzítését, az eszközökkel való elszámolást jelenti
• Informálás a vállalkozás tevékenysége során keletkező információk rendszerbe foglalását és közlését tartalmazza

A munkolyamatok kombinációja jelenti a szervezet struktúráját. A legjellemzőbb szervezeti formák a következők:

1. lineáris (vonalas) szervezeti forma
2. funkcionális szervezeti forma
3. törzskari szervezeti forma
4. divizionális szervezeti forma
5. mátrix szervezeti forma

A lineáris szervezeti forma

Egyszerű jól áttekinthető egyértelmű, alá- és fölérendeltségi viszonyok jellemzik. Minden beosztottnak egy főnöke van, tőle kaphat utasítását, illetve neki tartozik beszámolási kötelezettséggel. A menedzsment rangsora egyértelműen tisztázott.
A lineáris szervezeti formának vannak hátrányai is:

• a felettes egységeket jelentősen igénybe veheti a koordinációs feladatok ellátását
• nagy mélységű tagozódás esetén hosszú és körülményes utasítási és információs utak alakulnak ki
• személyes függőség jöhet létre a felettesek és beosztottak között

A feladatok mennyiségének változása esetén a szervezet szélességében és mélységében is tovább tagolható.
A lineáris szervezet általában a kevésbé összetett vállalkozások esetében alkalmazható.

A funkciónális szervezeti forma

A funkcionális szervezeti felépítésben az elsődleges munkamegosztási funkciók szerint történik. A stratégiai és operatív döntési jogkörök a csúcsmenedzsmentben összpontosulnak. A csúcsmenedzsmentben kialakul egy alapvető szakmai munkamegosztás, és a hangsúly a hatalom gyakorlásáról a szakmai hozzáértés fokozására tevődik át. A munkát végrehajtó alsóbb szintű menedzsment  az utasításokat több vezetőtől is kaphatják.
A szervezet lényegében fennáll a lineáris szervezet, amely a függelmi kapcsolatokat jeleníti meg, ugyanakkor a szakmai kapcsolatnak megfelelően a funkcionális kapcsolatok is kiépülnek. 
A funkcionális szervezeti forma hátrányai a következők:

• a kompetencia és a felelősség elhatárolása problematikus
• a hibákért való felelősséget nehezebb megállapítani
• a szakmai alapon létrejövő konfliktusok személyeskedéssé válhatnak

A törzskari szervezeti forma

A törzskari szervezeti forma kialakításának célja a vezető túlterheltségének csökkentése, a szakma színvonalának növelése. Fő jellemzője, hogy a szervezet kiegészül egy törzsegységgel, amely a különböző szakterületek szakértőit foglalja magába. 
A törzskari szervezeti formát gyakran alkalmazzák napjainkban elterjedt szervezeti formákban, mely a hatékonyabb vezetési tevékenység érdekében a funkcionális szervezeti forma előnyeire épül.

A divizionális szervezeti forma

A divizionális szervezeteknél az elsődleges munkamegosztás tárgyi elvű, azaz a szervezetek termékek vagy vevők vagy földrajzi értelemben vett piaci régiók szerint tagolják, illetve alakítanak ki szervezeti egységet. Ebben a szervezeti formában működnek az országos hálózattal rendelkező szállodai vállalkozások. A vállalkozási szintű feladatok és célok érvényesítése érdekében az irányítási, koordinációs és ellenőrzési tevékenységet központi egységek látják el.

A mátrix szervezeti forma

A mátrix szervezet is egy lehetséges szervezeti forma, amelyben a funkcionális és tárgyi elvű munkamegosztás egyszerre jelenik meg. A funkcionális vezetők szakterületek irányítása során továbbra is a vállalat valamennyi tevékenységét átfogják, a tárgyi elvű munkamegosztás alapján kialakított szervezeti egységek vezetői pedig saját területükkel kapcsolatos kérdésekkel foglalkoznak.
A mátrix szervezeti forma előnye, hogy rugalmas egy programért egy ember felelős, az embereket képes motiválni, valamint fejlesztésorientált. Hátránya viszont, hogy a döntéshozatal lassú, a vezetésen belül a program- és funkcióigazgatók között konfliktusok lehetnek, illetve a felelősségek elmosódhatnak.

A tevékenység belső szabályozottsága

A tevékenység belső szabályozottsága a hatáskörök megosztását és szabályozását a vállalkozásvezetés és az alárendelt szintek között  a döntési és utasítási jogkörök kialakításást, a felelősség meghatározását jelenti. A belső szabályozottság szempontjából megkülönböztetünk egyvonalas és többvonalas szervezetet.
Az egyvonalas szervezetek esetében az alárendelt szervezetek csak egy felsőbb egységtől kapnak utasítást. Ilyen a lineáris és lényegében a divizionális szervezet is. A hatáskörmegosztását a szolgálati útnak megfelelően alakítják ki. A felső szintű vezető hatalmi eszközökkel koordinál, irányító tevékenysége sokféle probléma miatt rendkívül összetetté válhat. A vezetés a döntési jogkört centralizáltan gyakorolja.
A többvonalas szervezetekben az alárendelt egységeket több felsőbb szervezeti egység is utasíthatja. Ide sorolható a funkcionális és a mátrix szervezet. Ezekben fontos a koordináció, a hatáskörök szabályozása, mivel egy beosztottat egyidejűleg többen is irányíthatnak.

A szervezet működését és vezetését befolyásoló külső tényezők

• piac
• a tudományos-technikai környezet
• a szervezetköri kapcsolatrendszer

A piac

A gazdálkodó szervezetek legfontosabb külső környezeti tényezője a piac. Ha a vállalkozás olyan piaci környezetben tevékenykedik, amelyben a beszerzési és értékesítési lehetőségek gyorsan változnak az organikus jellegű szervezet kialakítására van szükség, ahol előtérbe kerül az ember a mint szervezet legfontosabb erőforrása, a maga cselekvési hajlamával, innovációs készségével.
A stabil piaci környezetben működő vállalkozások tartósan ugyanazon termékeket vásárolják és értékesítik a piaci partnerek és feltételek tartósan változatlanok, a következmények jól áttekinthetők, viszonylag stabil tervek készíthetők, a struktúrák jól szabályozhatók.
Ilyen feltételek mellet a mechanikus szervezettípus alkalmazható eredményesen, ahol:

• a feladatok specializáltak, leírásuk pontos
• a szabályok, és eljárások szigorúan formalizáltak
• a hierarchia a tagok és irányítók között merev
• a döntéshozatal erőteljesen centralizált
• a vezetők szorosan irányítják és ellenőrzik az alárendelt magatartást.

A piac korlátozó hatása is fontos jellemzője a piaci környezetnek.

A tudományos-technikai környezet

Külső környezeti tényező a vállalkozás tudományos-technikai környezete, azaz a tudományos eredmények megjelenése a gyakorlati munkában. A gazdálkodó szervezetek számára nélkülözhetetlen a fejlődés eredményeivel való lépéstartás, a legújabb tudományos ismeretek 
felhasználása.
Az alacsonyabb technikai fejlettségű szervezetek nagyobb mértékben támaszkodnak a tapasztalatokon alapuló vezetői megítélésre, kevésbé formalizált rendszert alkalmaznak, irányításuk kevésbé automatizált.

A szervezetközi kapcsolatrendszer

Külső tényező a vállalkozás szervezetközi kapcsolatrendszere. A szervezetek közvetlen kapcsolatban állnak a környezetben lévő politikai, kormányzati, érdekvédelmi szervezetekkel. E szervezetközi kapcsolatrendszer fontos az erőforrások megszerzése és a vállalkozás elfogadottsága szempontjából. Ugyancsak a szervezetközi kapcsolatrendszerhez tartozik a bankokkal, a szállítókkal, a kooperációs partnerekkel fennálló viszony.

A szervezet működését és vezetését befolyásoló belső tényezők

• a tevékenységi kör megváltozása
• a szervezet feladatainak tartóssága
• a termékek műszaki bonyolultsága
• az új feladatok
• a szervezet tagjai vagy az azokaz meghatározó jellemzők
• a vállalkozás adottságai
• a technológia
• a vállalkozás eredete
• a telepítettség

A tevékenységi kör megváltozása

Ha a szervezet tevékenységi köre változik, piacok szerinti kiterjedsége, sokfélesége nő, a divizionális szervezeti forma alkalmazása hatékony. Alacsony diverzifikáltság esetén általában funkcionális szervezet a megfelelő.

A szervezet feladatainak tartóssága

A tartósan végzendő feladatok stabil szervezet kialakítását teszik lehetővé és szükségessé, ezáltal a szervezeti egységek specializálódnak. Az ideiglenesen végzedő feladatok ellátására általában ideiglenes rendeltetésű szervezeti egységeket hoznak létre.

A termékek műszaki bonyolultsága

Ha az előállított vagy forgalmazott termékek műszaki bonyolultsága változik, ez befolyásolja a fejlesztési, termelési, áruforgalmi folyamatokat, fokozott körülményeket támaszt a szervezettel szemben.

Az új feladatok

Ha új feladatok jelennek meg, változik a szervezet, ugyanis minél kevesebb ismeret áll rendelkezésre a feladat végrehajtási módjára, az alkalmazható eljárásokra vonatkozóan, annél kevesebb szükség van írásbeli szabályozásra.

A szervezet tagjai vagy az azokat meghatározó jellemzők

Ha a szervezet tagjai vagy az azokat meghatározó jellemzők változnak, az az egész szervezetre hatással van. Ilyen jellemzők a vezetők és beosztottak szakmai felkészültsége, autoritása, konfliktustűrő és -feloldó képessége,, kommunkikáció hajlama és képessége, együttműködési készsége, szerepflexibilitása, illetve a menedzserek vezetői ismeretei, tapasztalatai, az általános vezetési szervezeti elvek, valamint a meglévő motivációs és érdekstruktúra.

A vállalkozás adottságai

A szervezeti struktúrát  a vállalkozás adottságai is, így annak mérete meghatározzák. A szervezetvizsgálatok során a nagyságot leggyakrabban a foglalkoztattok létszámával mérik, de kiegészítő információ lehet a lekötött eszköz vagy az árbevétel mértéke is. Minél magyobb egy szevezet, annál nagyobb mértékű a specializáció, s egy-egy szervezeti egység, illetve dolgozók a vállalat feladatainak egyre kisebb részével foglalkozik.

A technológia

A technológia a feladatok megoldása során alkalmazott eszközök, eljárások és ismeretek összessége. Az egyén szintjén a technológia hatása a következőkben érhető tetten:

• minél rutinizáltabb a végrehajtandó feladat, annál kevésbé vonják be a dolgozókat a döntéshozatalba
• a feladatok bonyolultsága a dolgozók önállóságának fokozódásához vezet
• minél bizonytalanabb a technológiai folyamat outputja, annál több az informális kapcsolat és kisebb az írásbeli szabályozottság mértéke

A vállalkozás eredete

A vállalkozás eredetén, múltján a vállalkozás létrejöttének körülményeit, jellemzőit, az azóta eltelt időt és ezen időszak alatt bekövetkezett lényeges eseményeket a termékek és szolgáltatások választékában, a technológiában és tulajdonformában beállott változásokat értjük.

A telepítettség

A telepítettség a telepítési helyzet a telephelyek számával, a telephelyek földrejzi elhelyezkedésével, azok földrajzi távolságával, a város és a falú közötti különbségekkel, infrastruktúrális ellátottsággal jellemezhető. A földrajzi széttagoltság decentralizált döntéshozatal alkalmazását váltja ki Minél szétszórtabban találhatók egy szervezet működési helyei, annál nehezebb központilag figyelemmel kírésni az események alakulását.

A fenti befolyásoló tényezők nem mechanikusan eredményezik a szervezeti struktúra kialakulását, vagy megváltoztatását. A szervezetek választhatnak, dönthetnek abban, hogy milyen módon alkalmzkodjanak a külső és belső feltételekhez vagy azok változásaihoz.
A befolyásoló tényezők és a szervezeti struktúra közé beiktatódik egy célkitűzési tevékenység, amit stratégiának nevezünk.
A fentiekből következően minden olyan eseben, amikor a szervezet külső vagy belső környezete jelentősebben megváltozik, szükség lehet a szervezeti struktúra áttekintésére és szükség szerinti megváltoztatására.