A munkaszervezés annak meghatározása, hogy a dolgozók mit és hogyan csináljanak. A munkaszervezés eredménye a munkaköri leírás, a technológiai utasítás, a munkahely elrendezése, az emberek, áruk, információk mozgása.
A vezetőnek értenie kell az egyedi munka megszervezéséhez. Ez egyrészt azt jelenti, hogy beosztottjainak javaslatot kell adnia arra vonatkozóan, miként szervezzék meg tökéletesen munkájukat, másrészt a vezetőnek saját munkája terén is vannak szervezési feladatai.
A munka kollektív megszervezése a munkatársak munkájának összehangolása.
Ehhez:
- a vezetőnek a tevékenységet olyan részfeladatokra kell osztania, amelyeket egyes személyek vagy csoportok végeznek el
- ki kell válogatni az embereket, biztosítani kell az eszközöket, berendezéseket, valamint ki kell alakítani a csoportokat a feladat elvégzéséhet
- biztosítani kell a tevékenységek kezdési és befejezési idejének, a munkatempók programozását
A munkaszervezéshez a munkakörelemzés szolgáltat információt. A munkakörelemzés alkalmazásával a vezetés képet kaphat arról, hogy az egyes munkakörökhöz milyen tevékenységek tartoznak, az adott feladat hol és hogyan helyezkedik el a szervezésen belül, s összevetheti az egyes munkákat a vállalaton belüli hasonló munkaterületekkel.
A munkakörelemzés
A munkakörelemzés történhet megfigyeléssel, beszélgetéssel vagy kérdőív segítségével.
Megfigyelésen a munkavállalók munkavégzés közben történő megfigyelését értjük. Ez a módszer részleteket tár fel az elemző előtt a különböző feladatok időzítéséről, gyakoriságáról és összetettségéről, továbbá információt nyújt a munka menetről, hatékonyságáról. a munkafeltételekről, a használt eszközökről és berendezésekről, valamint felbecsüli a munkakör fizikai összetevőit.
A megfigyelés egyik módja a mintavételes munkanapfelvétel. Ez különösen az ismétlődő feladatokkal járó munkakörök esetében előnyös.
Megfigyelés helyett gyakran elbeszélgetnek a munkavállalókkal. Az elbeszélgetés történhet egyenként vagy csoportban.
A kérdőív talán a legelterjedtebb munkakörelemző módszer. Gyorsabb könnyebb elvégezni, mint az interjút.
A munkakörelemzés leggyakoribb végeredménye az írott formában megjelenő munkaköri leírás, amely információt tartalmaz a közvetlen vezető és az alkalmazott számára.
A munkaköri leírásnak nincs általánosan elfogadott formátuma, a legtöbb mégis ugyanazokat az alapvető elemeket tartalmazza.