A gazdálkodó szervezetek nem végezhetik munkájukat rutinszerűen. Ahhoz, hogy a vállalkozások menedzsmentje a tervben kitűzött célokat elérhesse, a rendelkezésre álló eszközöket, munkaerőt és cselekvéseket össze kell hangolnia.
A szervezés és a vezetés között szoros kapcsolat van, amely abban nyilvánul meg, hogy a szervezés a vezetési folyamat része, vezetési funkció.
A szervezés a vezetési tevékenységen belül folyamatosan jelen van, minden esetben része a vezetésnek, azonban a vezetés ennél több feladatot lát el.
A szervezés a vezetési munkafolyamat fontos része, amelyben a menedzser a kitűzött célok érdekében kialakítja a munkafolyamatokat, szervezeteket, meghatározza és elrendezi az ehhez szükséges munkaerőt és munkaeszközöket. A szervezési munkafolyamat is részfolyamatokra bontható.
Ezek a következők:
- a szervezési cél meghatározása
- helyzetfeltárás
- elemzés, értékelés
- szervezési javaslatok
- szervezési határozat
- végrehajtás
- ellenőrzés
A szervezési cél meghatározása nem a szervezők, hanem a menedzsment feladata. A szervezési célt az üzletpolitikai elképzelésekre, az üzleti tervre vagy éppen eseti elképzelésekre épülően kell meghatározni. A vezetési munkafolyamat tervezési szakaszában a legtöbb esetben megjelenik a helyzetfeltárás, az elemzés, értékelés, és mintegy a szervezési cél meghatározása. A cél lehet új folyamat vagy szervezet létrehozása, vagy már meglévő folyamat, illetve szervezet átszervezése, újjászervezése. A szervezeti célt a gazdálkodó szervezeteknél meg lehet határozni számszerűsített formában vagy jól körülhatárolható, pontos, konkrét szöveges formában. A szervezési javaslat elkészítését a nagyobb vállalkozásoknál erre a feladatra szakosodott szervezők végzik, kisebb vállalkozásoknál maguk a tulajdonosok vagy a vezetők. A szervezési javaslattal szembeni követelmény az, hogy részletezze a szervezés végrehajtásának személyi és tárgyi feltételeit, a szervezési munkafolyamat lényeges vonásait,illetve, hogy mutassa be tömören a szervezés várható eredményét. A szervezési határozat (döntés) meghozatala már minden esetben vezetői feladat.
A szervezés formái
Egy-egy feladat megoldása során nem lehet közömbös, hogy egy meglévő szervezet eddigi működését akarjuk-e hatékonyabbá tenni, az eddigieknél optimálisabb megoldásokat alkalmazni, vagy alapvetően új szervezetet akarunk kialakítani. A szervezés ezek figyelembevételével lehet átszervezés vagy szervezés.
Az átszervezés az a folyamat, amelynek során a menedzsment egy korábban alkalmazott megoldással szemben, annak kritikájaként egy gazdaságosabb megoldást keres. A vállalkozások átszervezésére általában akkor kerül sor, ha vállalkozás eredményei lényegesen és tartósan eltérnek a várt, tervezett értéktől.
Az új szervezés során a menedzsment a szervezés eredményeként új szervezetet hoz létre. Alapvetően új szervezetnek minősül egy új vállalkozás létrehozása, vagy már működő vállalkozás új hálózati egysége szervezeti kereteinek meghatározása.
Az átszervezésnek és az új szervezésnek közös vonása, hogy a menedzsment mindkét esetben a leggazdaságosabb, az optimális megoldást keresi.
A különbséget az jelenti, hogy amíg az új szervezésnél a keresett optimális megoldást és a várható eredményt nem tudja a menedzsment egy korábbi megoldás eredményességéhez viszonyítani, addig az átszervezésnél ilyen akadály nincs.
Mindkét szervezési forma feladatainak vérhajtása során kér fontos szervezéselméleti alapelvet kell szem előtt tartani: a komplexitás és az ésszerűség követelményét.
A komplexitás követelménye, hogy a szervezés előkészítés és végrehajtása során gondosan fel kell mérni és figyelembe kell venni azokat az összefüggéseket, amelyek a szervezés alá vont folyamat vagy szervezet és más folyamatok, illetve szervezetek között fennállnak.
Az ésszerűség alapelvét a szervezői munkában úgy kell érvényesíteni, hogy rangsorolni kell azokat a követelményeket, amelyeket a szervezés eredményeképpen ki kell elégíteni és a legfontosabbnak eleget kell tenni.
Ritka eset, hogy a menedzsment minden szempontot egyszerre tudjon figyelembe venni. Ezért ésszerű a legfontosabb szempont szerint dönteni. A szervezés e két szervezéselméleti alapelven túl más elveket is megfogalmazhat.
A minőségbiztosítás ma igen divatos elve abból indul ki, hogy a fogyasztók egyre nagyobb figyelmet fordítanak a termékek mindségre az áruk mellett. Elvárják, hogy a termékek és szolgáltatások minden árszinten elfogadható minőségek legyenek. Ezt az irányítási folyamatba beépülő minőségbiztosítás garantálja. A minőségbiztosítás elve bizalomkeltés a fogyasztókban és a vállalkozások vezetésében a minőségi követelmények teljesítését illetően.
A szervezés során figyelembe kell venni az ergonómiai tudományok eredményeit, amelyek az ember és a munkafeltételei közötti kapcsolatot elemzik. Figyelembe kell venni mindazokat a tényezőket, amelyek az emberhez, mint a munkát végrehajtóhoz kapcsolódnak.