A beszerzést befejező közvetlen áruművelet az áru átvétele, ami szintén több részből áll.
- Az áru átvételét megelőző feladatok
- A beérkező áru fogadására megfelelő hely kialakítása, ami valamiképp elkülönül a már boltban lévő áruktól (nem keveredhet össze a hozott áru a már ott lévővel)
- Az áruátvevő személyének kijelölése
- Lehet a boltvezető
- Az adott részleg vezetője
- Olyan tapasztalt, megbízható munkatárs, akit a boltvezető megbíz ezzel a feladattal
- Ha van külön raktáros, akkor az áruátvétel a raktáros feladata
- Mindig meg kell győződni arról, hogy az a szállító jött-e, akit vártak és azt az árut hozta-e, amit megrendeltek.
- Az áru átvételekor alkalmazandó vizsgálatok
- Mennyiségi átvétel: mindig, minden körülmény között el kell végezni, történhet
- Számolással
- Méréssel
- Sok áru esetében szúrópróbaszerű ellenőrzéssel (pl. 50 lezárt dobozból 2-3-at tételesen ellenőrizni)
- Szúrópróbaszerűen több egységes doboznál lemérni a súlyukat, ha nincs eltérés akkor 1-2 dobozt tételesen ellenőrizni
- Minőségi átvétel
- Lehet érzékszervi (látás, hallás, szaglás stb. alapján)
- Gyanú esetén laboratóriumi vizsgálat
- Élelmiszer esetén a szavatossági idők vizsgálatát mindig meg kell tenni (rajta van-e, nem járt-e le stb.)
- Vizsgálni kell az osztályba sorolást, hogy megfelel-e a termék annak a minőségi osztálynak, amibe a termelő besorolta (élelmiszereknél csak 1. és 2. osztály lehet)
- Mennyiségi átvétel: mindig, minden körülmény között el kell végezni, történhet
- Az áruátvétel módjai
- Szállító levélen történő átvétel: a szállítólevél a hozott áru kísérő okmánya, mindig a szállító tölti ki. Tételesen össze kell hasonlítani a szállítólevélen felsorolt árukat és a ténylegesen hozott árukat.
A szállítólevél tartalmazza
- A szállító nevét, azonosító adatait
- A szállítás helyét és idejét
- Tételesen a szállított áru megnevezését, cikkszámát, mennyiségi egységét, egységárát, mennyiségét
- Áfa kulcsot, értékét áfa nélkül és áfa-val
- Az árufelsorolást választék elemenként és minőség szerint is szét kell bontani
A szállítólevelet esetenként számla helyettesíti, ami már a fizetési feltételeket is tartamazza.
- Ha az átvevő mindent rendben talál, az árut átveszi és ezt a szállítólevélen aláírással és bélyegzőjével hitelesíti
- Ha olyan minőségi probléma akad, ami csak később derül ki, a boltvezető 8 napon belül reklamálhat a szállítónál
- A szállítólevél több példányos, egy marad a boltban, egy példányt pedig a gépkocsivezető vagy a kísérő visszaviszi a szállítónak
- Ha nem egyezik a tételes egyeztetés, a boltvezető telefonon egyeztet a szállítóval
- Vak áruátvétel: tulajdonképpen ugyanolyan, mint a szállítóleveles átvétel. Akkor alkalmazzák, amikor nagy mennyiségű áru érkezik, és többen vesznek részt az áruátvételben a bolt részéről.
Mindenki külön-külön felírja az általa átvizsgált és átvett árukat és utána együtt egyeztetnek a szállítólevéllel. - Zsilipes átvétel: ilyenkor a raktár egy részét elkerítik, elkülönítik a bolt többi részétől. Egyik ajtó az utcára vagy udvarra nyílik (amerről a szállító meg tudja közelíteni), ennek a kulcsa a szállítónál van. A másik ajtó a bolt többi része felé nyílik, ennek a kulcsa a boltvezetőnél van.
Ezt alkalmazzák olyankor (pl. ha éjszaka jön a szállító), amikor nincsen átvevő. Ilyenkor a szállító beviszi az elkülönített üres helyiségbe az árut és a szállítólevelet. A boltvezető megérkezik, ellenőrzi és átveszi az árut. Ha valami probléma akad, szintén telefonon tud egyeztetni a szállítóval.
- Szállító levélen történő átvétel: a szállítólevél a hozott áru kísérő okmánya, mindig a szállító tölti ki. Tételesen össze kell hasonlítani a szállítólevélen felsorolt árukat és a ténylegesen hozott árukat.
A pontatlan áruátvétel is leltárhiányt okoz, ezért nagyon pontosan kell elvégezni az áruátvételt (valami kevesebb, rossz minőségű, nem a megfelelő ember az átvevő stb.)