A vezetők ellenőrzési feladatai között és a tevékenységek folyamatába építve állandó és ismétlődő feladat a házipénztár és a pénztárak rendszeres vizsgálata.
A pénztárellenőrzés általános célja annak megállapítása, hogy
- megegyezik-e a készpénzállomány a pénztárjelentés, illetve a pénztárszámla egyenlegével
- szabályozott-e a pénztárak működésének, pénzforgalmának a rendje
- a bevételek szabályszerűek-e, a befizetések megfeleő időben és hiánytalanul befolynak-e a pénztárba
- szabályszerűek-e és jogosak-e a kifizetések
- megtartják-e a pénz kezelésére, nyilvántartására és a pénztári műveletek bizonylatolására vonatkozó előírásokat
- biztosított-e a pénz megfelelő védelme
Az ellenőrzést az alábbi három fő feladatkörre indokolt megbontani
1. Rovancsolás
Feladata:
- a tényleges készpénz (forint, valuták) és egyéb értékállomány számbavétele
- az előbbi tényhelyzet egybevetése a kapcsolatos nyilvántartással
- eltérés esetén kiinduló alapot biztosítani a rendellenességek kivizsgálásához
A rovancsolást váratlanul kell elvégezni, lehetőleg közvetlenül a pénztárzárlat után vagy nyitáskor. Ha a gazdálkodó szervezetnek több pénztára is van, akkor az ellenőrzést a meglepesszerűség biztosítása érdekében az összes pénztárban egyszerre célszerű végezni. A rovancsolásról közös jegyzőkönyvet veszünk fel.
2. Pénztárellenőri feladatok vizsgálata
Ellenőrizni kell, hogy az előzetes kifizetés előtti pénztár ellenőrzést végzőnek a vezető a szakmailag megfelelően képzett munkavállalót jelölt-e ki. Meg kell vizsgálnia az alapbizonylatot abból a szempontból, hogy az a hatályos jogszabályokban és szabályzatokban előírt feltételeknek megfelel-e, a bizonylatot a kijelölt szervezeti egység állította-e ki, a szükséges mellékleteket csatolták-e. Ellenőrizni kell, hogy a bizonylatok tartalmazzák-e a szolgáltatás, a szállítás, a munka teljesítésének igazolását, továbbá az alapbizonylaton végzett számítások helyességét. Vizsgálni kell, hogy a pénztárbizonylat adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival. Az utólagos ellenőrzést a pénztári ellenőr végzi. Feladata a pénztárjelentések helyességének és a kimutatott készpénzkészlet meglétének ellenőrzése. Vizsgálata során ellenőrizni kell, hogy a pénztári nyilvántartásba felvett tételek pénztári bizonylatai és pénztári alapokmányai megvannak-e és megegyeznek-e, továbbá, hogy az elszámolásra kiadott pénzösszegekkel elszámoltak-e. A pénzkészlet meglétének ellenőrzése a pénztárban lévő készpénz meglétére is kiterjed. Az utólagos ellenőrzést a napi pénztárzárlat után kell elvégezni.
3. Ismétlődő ellenőrzések végrehajtása
Az ismétlődő pénztárellenőrzést rendszeresen és váratlanul érdemes végrehajtani.
Az ellenőrzést a pénzkezelési szabályzat és a szervezeti és működési szabályzat vonatkozó részének megvizsgálásával kell kezdeni, hogy megfelelően szabályozták-e a pénzkezelés rendjét, helyesen határolták-e el a feladatokat és a felelősségeket, továbbá kellően figyelembe vették-e a vállalkozás adottságait.
A pénztárakban a bevételek alapvetően a vevők és a dolgozók befizetéseiből, továbbá a bankszámláról felvett összegekből származhatnak. Ennek során vizsgálni kell, hogy a pénztáros megfelelő időben bevételezett-e minden készpénzbefizetést és a bevételezések szabályszerűek-e.
A házipénztári kifizetések ellenőrzésének célja annak megállapítása, hogy a házipénztári kifizetések során megtartják-e a kiadási bizonylatok tartalmi és formai előírásait, a pénzforgalom általános szabályait.
Fontos feladat a pénzkezelés bizonylatainak ellenőrzése. Ennek kapcsán vizsgálandó, hogy a vállalkozás pénztárosa minden pénztári befizetését és kifizetését a teljesítést követően azonnal, felmerülési sorrendben a pénztári nyilvántartásban feljegyzett-e.
Mindezeken túlmenően ellenőrizni kell a készpén kezelését, őrzését. A vizsgálat célja annak megállapítása, hogy kellő bizonyosságot nyújtó módon történik-e a pénz szállítása, kezelése és őrzése.