A vállalkozásoknak a 2000. évi számviteli törvény előírásai szerint rendelkezniük kell ún. pénzkezelési szabályzattal. A pénzügyi tárgyú törvények módosításáról szóló 2006. évi törvény előírja ezeknek a szabályzatoknak a korszerűsítését, pontosítását.
Ennek megfelelően a vállalkozásnak a pénzkezelési szabályzatukban rendelkezniük kell például:
- a pénzforgalom lebonyolítási rendjéről
- a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeiről
- a pénzkezelés felelősségi szabályairól
- a napi készpénz záró állomány maximális mértékéről
- a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárásról, az ellenőrzés gyakoriságáról
- a pénzszállításról
- a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjéről stb.
Természetesen a felsorolás nem teljes, de a legfontosabb ellenőrzési kérdéseket feltétlenül jelzi.
A pénzkezelési szabályokat és azok betartását az APEH ellenőrzi.
A pénzkezeléssel kapcsolatos ellenőrzés egyik legfontosabb területe a bizonylati rend és a bizonylati fegyelem megfelelősége. A számviteli törvény vonatkozó előírása alapján valamennyi pénz- és értékmozgást bizonylattal alátámasztva és késedelem nélkül a könyvekben rögzíteni kell.
A pénztárban készpénzbevétel lehet a bankszámláról felvett összeg, az elszámolásra kiadott és visszafizetett készpénz, illetve a készpénzes értékesítésből származó bevétel, valamint további befizetések. Ezeket a vállalkozásnak szigorú számadású bizonylattal kell dokumentálnia, felvezetve azokat az időszakos pénztárjelentésbe.
A pénztárból történő kifizetés esetén a pénztárkiadási bizonylat kiállításának alapja a kapott készpénzes számla, a bankszámlára történő készpénbefizetés bizonylata, illetve egyéb készpénzkiadási belső bizonylat, melyeket szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. Igy kiadási pénztárbizonylat kiállítására nincs minden esetben szükség.
Amennyiben a vállalkozás a pénztári pénzmozgásokat kötelező jelleggel bevételi és kiadási pénztárbizonylat alkalmazásával bonyolítja le, akkor ennek tényét a pénzkezelési szabályzatban rögzíteni kell.
A pénzforgalomról vezetett nyilvántartást naponta vagy hetente, de legalább havonta le kell zárni.
Ellenőrizni kell a számszaki egyenleget. A pénztári nyilvántartás szerinti záró pénzkészletet össze kell hasonlítani a ténylegesen meglévő pénzkészlettel. Az esetleges eltérést természetesen vizsgálni kell.
A szabályzatkészítési kötelezettség független a vállalkozás nagyságától. A szabályokat úgy kell kialakítani, hogy a vállalkozásnál pénzzel való gazdálkodás és a pénzkezelés szervezett keretek között, naprakészen ellenőrizhető módon valósuljon meg.
A pénzkezelés szempontjából meghatározó szerepe van a készpénzállomány-változások megfelelő dokumentálásának, nyilvántartásának. A pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, illetve bankszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-ig a könyvekben rögzíteni kell.
A pénzforgalomról naprakész nyilvántartást kell vezetni. Ennek célszerű megoldását a vállalkozónak kell kialakítania.
A szabályzatban rögzíteni kell a biztonságos készpénzőrzés és szállítás szabályait is.
A készpénzforgalom szempontjából lényeges feladat az elszámolásra kiadott készpénzzel történő elszámolás szabályozása és annak ellenőrzése.