{autotoc}
A vállalkozások vagyonának védelme a kárt okozó hibás döntések megelőzését, az elkövethető visszaélések megakadályozását, az elkövetett esetek megállapítását és okainak feltárását, a szükséges anyagi és erkölcsi felelősség érvényesítését jelenti.
Az ellenőrzés eszközei
- a szabályozottság
- a szervezettség
- megfelelő hozzáértés
- bizonylati rend és fegyelem
- összeférhetetlenség kizárása
- a felelősség pontos leírása
- technikai feltételek biztosítása pl. zárak, biztonsági berendezések, rendszerek
Főbb követelmények és feladatok
- a vállalkozás területeinek, épületeinek zárási technikája képes-e azonnali jelzést adni és azt rögzíteni?
- a helységeket záró kulcsok őrzési módja
- biztosítva van-e az alkalmazott riasztó- és megfigyelőrendszerek folyamatos üzemelése?
- biztosítva van-e a berendezések meghibásodása esetén egy azonnali pótlás?
- próbaellenőrzés
- szervízelés
- pénzőrzési kérdések: pénztárhelyiség, pénzszállítási szabályok, bizonylatolás
A pénz- és értékvédelem ellenőrzési feladatai
Ellenőrizni kell:
- a pénztárhelységet, a pénzösszegek, értékek tárolását,
- a páncél- vagy lemezszekrények biztonságát,
- a kulcsok és azok másodpéldányainak kezelését, őrzését,
- a pénztáros megbízhatóságát,
- a postán történő utalások jogosultságát, ill. a kézbesítés megtörtént-e
- a pénz kezelésével és szállításával megbízott személyek alkalmasságát,
- a pénzszállítmányok bonyolítását, biztonságát,
- a pénztári készletek biztonságos őrzését,
- a pénzforgalom kapcsán a bankszámlák feletti rendelkezési jogot, az aláírásra bejelentett személyeket.
Készletek szállításának és raktározásának ellenőrzése
- szállítmány érkeztetés, mérlegelés, mennyiségi-, minőségi átvét
- raktári védelem
- megfelelő technikai felszereltség
- külszíni szemlék
- környezetvédelmi kérdések
- rendszeres leltározás
- felesleges készletek, vagyontárgyak vizsgálata
A vagyonvédelem egyéb területei
- jelző és megfigyelő rendszerek: monitoring
- számítógépes nylvántartások, hozzáférhetőségi lehetőségek kizárása
- személyes bejutások (kártyák), illetéktelenek kiszűrése
- munkatársak személyes vagyontárgyainak védelme
- csomag, táska ellenőrzés
Az eszközök biztonságának ellenőrzése
Kiemelten kell vizsgálni a készletszállítást és raktározást, hogy biztosítva van-e a készletek megfelelő állagvédelme, tárolása és megőrzése. Vizsgálandó továbbá:
- a teherrakományok érkeztetését szakmai ismerettel rendelkező dolgozók végzik-e
- a mérlegek pontosak-e, a mérés pontosságát folyamatosa ellenőrzik-e
- a készletek mennyiségi és minőségi átvételének technikai és személyi feltételei biztosítják-e a vagyonvédelmet.
A raktározás ellenőrzésének legfőbb eszközei: a szemle, rovancsolás, megbízható nyilvántartási rendszer. A szabadban tárolt anyagoknál vizsgálni kell, hogy kihasználták-e az időjárási hatások elleni megóvási lehetőségeket és biztosították-e a környezetszennyezés megelőzésének feltételeit. Ellenőrizni kell, hogy az állag- és minőségvédelem érdekében szükséges műveleteket rendszeresen végrehajtották-e. A felesleges, elfekvő vagyontárgyak hasznosításával rendszeresen kell foglalkozni. A vagyon védelme szempontjából a térítés nélküli átadásokat, az áron aluli értékesítéseket és a selejtezéseket kell megvizsgálni. A felesleges és használhatatlan vagyontárgyakat selejtezni kell. Vizsgálandó:
- megfelelően állapították-e meg a selejtezési jogköröket a szabályzatban,
- a selejtezési bizottság személyi és szakmai összetétele megfelelő-e
- nincs-e összeférhetetlenség
- a hulladékokat előírásszerűen bizonylatolták-e
- a selejtezett, de nem használható eszközöket értékesítették-e
A szolgáltatások ellenőrzése
Jelentős volument képviselnek az épületek, gépek, berendezések, járművek javításai. A vagyonvédelem szempontjából e tevékenységeknél két fő területre kell az ellenőrzést koncentrálni. Az egyik a beérkező árajánlatok megfelelő felülvizsgálata és elfogadása, a másik az elvégzett munkák mennyiségi és minőségi átvétele és kifizetése. Ellenőrizni kell:
- a feladatot egyértelműen, pontosan rögzítették-e
- versenyeztették-e a munkákat
- az árak megfelelnek-e az elvégzendő munkák nehézségi fokának és egyéb feltételeinek
- a szerződésben, megrendelésben rögzítették-e a műszaki ellenőrzést és a műszaki átvételt
- az ajánlatok közül a legelőnyösebbet választották-e ki
- a döntést az arra illetékes hozta-e meg
- az elvégzett munkákat mennyiségileg és minőségileg át kell venni.
Az átvétel vizsgálati feladatai:
- a munka mennyiségileg megegyezik-e az átvételi okmányban rögzítettel,
- megtörtént-e a javítás során kiemelt alkatrészek, elemek raktári bevételezése,
- bizonylatolták-e a hulladéktelepre kiszállított hulladékokat.
A szolgáltatásokkal kapcsolatos ellenőrzési feladatok:
- szabályozott-e a vállalkozásnál az ügyviteli rend kialakítása
- a tényleges bonyolítás megfelel-e a szabályozott rendnek.
Vizsgálni kell:
- a beérkező karbantartásról, javításról szóló számlák megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek,
- a számlákon nincs-e szabálytalan javítás vagy módosítás,
- dokumentálták-e a szolgáltatás teljesítésének igazolását,
- csatolták-e a minőségi bizonyítványokat,
- biztonságos-e a kifizetett és lekönyvelt számlák őrzése, irattározása.
A vagyonvédelem egyéb területeinek ellenőrzése
Vizsgálandó:
- a vállalkozás alkalmaz-e olyan megfigyelő berendezéseket vagy más jelzőtechnikai megoldásokat, melyekkel a vagyonvédelmet tudják biztosítani,
- a vállalkozás biztosítja-e a számítógéppark hozzáférhetőségének korlátozását,
- a vállalkozási vagyon védelme érdekében szabályozottan működteti-e a külső szolgáltatók közlekedését, munkavégzését,
- korlátozza-e munkatársainak nem a saját szakterületükhöz tartozó munkaterületekre történő bejutását,
- gondoskodik-e a vállalkozás a munkavállalói személyes vagyontárgyainak őrzéséről,
- ellenőrzi-e a vállalkozás a dolgozói által behozott ill kivitt csomagjainak tartalmát,
- rendelkezik-e a vállalkozás megfelelő ellenőrző eszközökkel és karbantartja-e azokat.