Információtartalom vázlata

  • A névjegykártya funkciója, szerepe a kapcsolattartásban
  • A névjegykártya fajtái
  • A névjegykártya tartalmi, nyelvi, formai követelményei
  • A névjegykártya használatának udvariassági szabályai tárolásának, rendszerezésének lehetőségei
  • A névjegykártya nyelvi megformálása.

A névjegy jellemzői – Olaszország 16. sz.

  • A névjegy a hivatalos érintkezés gyakorlati segédeszköze.
  • Tulajdonosáról tartalmazza a legfontosabb információkat.
  • Nagysága, formája, színe, anyaga változó.
  • A magánnévjegyeknél meghatározó a szolidság és az egyéni ízlés, a hivatalos névjegyeknél szerepet kaphatnak a foglalkozásra jellemző formai megnyilvánulások.
  • Üzleti kapcsolatokban gyakori a cég emblémáját feltüntető névjegy.
  • Személyes találkozásnál a névjegycsere segíti a bemutatkozás pontosságát és a további kapcsolattartást.
  • A névjegy jellemzi tulajdonosának ízlését.
  • Évek óta elterjedtek a (ma már színes) fényképeket is tartalmazó névjegyek.

A névjegykártya fajtái: A névjegykártya tartalmi, nyelvi, formai követelményei:

  • hivatalos névjegy
  • magán névjegy
  • közös névjegy

A hivatalos névjegy

  • a klasszikus névjegykártya fehér, sima nyomású betűkkel, mérete 9,5x5,5 cm vagy 13x8,5 cm, melyre rövid üzenetet is lehet írni.
  • családi és utónév a névjegy közepére kerül.
  • a név alatt szerepel a rang, a foglalkozás, a beosztás, a tudományos cím, a végzettség.
  • a cím, telefonszám, és faxszám a jobb alsó sarokba kerül.
  • kétnyelvű névjegy egyik oldala magyar, a másik oldala az idegen nyelvű információkat tartalmazza.
  • az idegen nyelvű névjegykártya a rangot, beosztást, a munkahely nevét lefordíthatjuk (természetesen a címet nem).
  • a magyar nyelvű névjegykártyán szerepelhet az asszonynév
  • az idegen nyelvű változatban előre írjuk a keresztnevet, utána a vezetéknevet.
  • nemünkre vonatkozó rövidítést (M, Mme, Herr, Frau), ne alkalmazzunk.
  • a hivatalos és magáncélra egyaránt használatos névjegyen a bal alsó sarokba írják a munkahely nevét és címét, telefonját, faxát, e-mailjét, a jobb alsó sarokba „lakás” megjelölés alá a lakcímet.
  • a tudományos rangok saját országuk rövidítése dr: doktor, ifj: ifjabb, id: idősebb stb.

A magánnévjegyeknek többféle változatuk is lehet

  • csak a családi és utónevet tünteti fel
  • a névjegyen szerepel a családi és utónév, a tudományos fokozat (munkahely és a hivatalos rang nem) cím és telefonszám nélkül
  • a névjegy a családi és utónév (esetleg tudományos fokozat vagy végzettség) mellett fel-tünteti a címet és egyéni elhatározás szerint az otthoni telefonszám
  • a családi névjegy – férj, feleség, gyerekek nevével, címével, telefonszámával - kizárólag magánkapcsolatok meghittebb alkalmakkor használatos
  • Közös névjegy, kombinált (magán és hivatali adatok), diplomáciai (csak a név, házaspár esetén a kér név között „és”)
  • Hölgyek névjegye: Kombinált névjegy, Diplomáciai névjegy, Többfunkciós névjegy.

A névjegykártya használatának udvariassági szabályai, tárolásának, rendszerezésének lehetőségei

A névjegy személyes átadása: ismerkedés, bemutatkozás, bemutatás megerősítése, pontosítása, illetve a kapcsolattartás folytatása céljából. Ezt illendő rögtön elolvasni és saját névjeggyel viszonozni. Az alacsonyabb rangúnak adnak.

A névjegy leadása

  • a leadott névjegyek száma a protokoll előírása szerint személyes látogatás esetén:
  • nőtlen (vagy külföldön felesége nélkül tartózkodó) férfi, nőtlen férfinak egy névjegyet ad le.
  • házaspárnak két névjegy és ezt csak a férj viszonozza.
  • a házaspár, házaspárnak két névjegyet ad le, vagy egy közös névjegyet adnak s ehhez a férfi csatolja a sajátját is.
  • ha a nő saját rangján/beosztása alapján ad le névjegyet, ugyanezek a szabályok.

A névjegyküldés

  • Személyes leadásra utal a ceruzával írott betűjel – a leadás indítékára utal – p.f.c.
  • Előre be nem jelentett hivatalos látogatás esetén – névjegy alapján dönt, hogy akarja-e fogadni, ha nem hagyjuk ott a titkárnőnél.  
  • a névjegy küldés csak a protokolláris előírások szempontjából felel meg, személyes látogatással nem egyenlő a személyes ismeretséggel.
  • a névjegy postán való küldése udvariatlanság
  • egyes országokban a névjegyküldés nem pótolja a személyes látogatást.
  • az alkalomhoz kötődő és megválaszolandó névjegyeket lehetőleg 24 órán belül viszonozni kell, a bemutatkozó célzatúakat néhány napon belül.
  • ha több személynek egy borítékban küldünk névjegyet, a névjegy tetejére felírjuk a címzett nevét.
  • több személy ugyanannak a személynek egy borítékba (pl. újévi üdvözlőkártyával) is küldhet!
  • a névjegy kézírással üzenetet írni, képeslap, levél helyett használni.
  • a névjegy kézírással javítani nem elegáns, ha változott egy adat (rang, telefonszám) új névjegyet kell kérni.

A névjegyküldés fontosabb esetei

  • bemutatás, a bemutató a megfelelő rövidítését saját névjegyére írja, és csatolja a bemutatandó személy névjegyét.
  • a bemutatkozás saját névjegyküldése és megismerkedést kezdeményező rövidítés.
  • virágküldés a háziasszonynak a fogadás előtt/után
  • a.c. – üdvözlettel – virághoz vagy ajándékhoz
  • p.c. – részvétnyilvánítás
  • p.f. – gratuláció
  • p.f.c. – személyes csere
  • p.p. – bemutatáskor, a mellékeltre nem ír semmit – együtt borítékba.
  • Ezekre illik válaszolni, a többit elég az újratalálkozáskor személyesen megköszönni.