Információtartalom vázlata
- Milyen szempontok alapján alakítaná ki az üzleti tárgyaláson való megjelenést?
- Hogyan tájékozódna az üzleti partnerről?
- Milyen kérdésekről tájékozódna, hogy főnöke a külföldi partner országának viselkedési szabályait betartva jelenhessen meg a megbeszélésen?
Hivatalos utak szervezése
Előkészületek
A vezető alkalmazottjának programszervezési feladatokat is el kell látnia időközönként. Ilyen tennivalók akadnak pl. a főnök elutazásával kapcsolatosan, és akkor is, ha a vezetőnek hosszabb-rövidebb ideig vendégei vannak.
Ha a vezető külföldi utazás előtt áll, akkor elő kell készíteni az útját. Attól függően, hogy milyen járművel utazik, gondoskodni kell vonat-, repülő-, esetleg hajójegyről. Ha pedig személygépkocsival utazik a vezető, és a gépkocsit nem maga vezeti, akkor a gépkocsi vezetőjével idejében meg kell beszélni az indulás időpontját, úti célját, a program időtartamát, és esetleg még más részletet is tisztázni kell. Pl. ha a célállomáson kívül – ahol a program hosszabb ideig tart – közben még máshová (más helységbe) is el kell vinnie a vezetőt, akkor ezt előre közölni kell a gépkocsivezetővel, hogy felkészülhessen (az útvonalakat átnézze, térképet szerezzen be stb.)
Ha pedig más közlekedési eszközzel utazik a vezető, akkor a beosztottnak abban kell közreműködnie, hogy a legjobb megoldást válasszák ki az utazáshoz. Ehhez át kell néznie az úthoz szükséges információt nyújtó menetrendet, és ki kell gyűjtenie azokat a lehetőségeket, amelyekből a vezető kiválaszthatja a számára legmegfelelőbbet.
Egy-egy út előkészítéséhez hozzátartozik a menetrend átnézése, a menetjegy, helyjegy megvásárlása, a szállásfoglalás, az utazáshoz kapcsolódó, az üzleti tárgyaláshoz szükséges iratok, esetleg a vezető által tartandó előadás kéziratának előkészítése. Külföldi útnál az azzal összefüggő okmányok előkészítése, ajándékról való gondoskodás stb.
Az úti okmányok összegyűjtése és azoknak jól kezelhető rendezése nagy segítség utazás előtt. Ideális esetben a vezető pontosan tájékoztatja közvetlen munkatársát az utazása céljáról, a partnerekről, hosszabb távolléte esetén a tervezett napi programokról, azok helyéről stb. Így a munkatárs teljes felkészültségével tud közreműködni az utazás minél jobb előkészítésében.
Hosszú időtartamú program esetén célszerű elkészíteni azt az utazási tervezetet, amely az elindulástól a megérkezésig tartalmazza a részleteket, azok időpontjait, helységeit. Ennek egyik példánya a vezetőé, a másik az alkalmazotté.
Figyelni kell arra, hogy megfelelő számban vigyen a vezető magával névjegykártyát, hiszen használata elengedhetetlen az üzleti életben. A hivatalos tárgyalások alkalmával a magyar és az illető ország asztali zászlaját kihelyezik a tárgyalóasztalra.
Az utazások különbözőek lehetnek időtartamuk, viszonylatuk, jellegük szerint, és nagyvállalatoknál, intézményeknél külön munkacsoport vagy személy foglalkozik az utazásokkal, az ezekhez kapcsolódó adminisztrációval, a dokumentumok elkészíttetésével.
A hivatalos utazásokkal összefüggő kiadásokra meghatározott pénzösszeget felvehet az utazó a házipénztárból, majd az utazás befejezése után annak felhasználásáról el kell számolnia. Szükség van a bizonylatokra, szállodai számlára, menetjegyre, az egyéb kiadások igazolásaira.
Tájékozódás a külföldi partnerről
A sikeres hivatalos tárgyalások érdekében háttér információkat kell beszerezni, így lehet felkészülni pontosan a tárgyalófeleknek a tárgyalásokra. Tudakozódni kell többek között az iránt, hogy a külföldi partnernek van-e valamilyen különleges érdeklődési köre, s ennek megfelelően lehet ajándékot kiválasztani.
Felkészülés külföldi tartózkodásra
Külföldön többféle minőségben tartózkodhatunk: tartós külszolgálatban, alkalmi kiküldetésben, magánemberként. Magatartásunkra, viselkedésünkre mindig az általánosan elfogadott magatartási normák mérvadóak.
Hivatalos kiküldetésnél a felkészítés az illetékes szakmai osztály, valamint a protokollosztály feladata. Ők biztosítják a szakmai felkészülést, gondoskodnak arról is, hogy a cél ország tekintetében a politikai, gazdasági, üzleti körülményekről, az elvégzendő feladatokról és a partnerekről a kiutazó megfelelő ismeretekkel rendelkezzen. Ismerni kell a helyi sajátosságokat, etikett- és protokollszabályokat. Ha az utazó igényli, tanácsot kell adni a szükséges holmikra, úticsomagra, és az egészségügyi előírásokra, illetve óvintézkedésekre, helyi formalitásokra, adminisztrációs eljárásokra vonatkozóan is.
A megérkezéssel kapcsolatos teendők (szállodai elhelyezés, pénzváltás) elvégzése után a legközelebbi hivatalos időben meg kell keresni a vállalati kereskedelmi kirendeltséget, és tájékoztatni kell feladatunkról, munkánkról, tartózkodásunk körülményeiről.
· Milyen szempontok alapján alakítaná ki az üzleti tárgyaláson való megjelenést?
· Hogyan tájékozódna az üzleti partnerről?
· Milyen kérdésekről tájékozódna, hogy főnöke a külföldi partner országának viselkedési szabályait betartva jelenhessen meg a megbeszélésen?