Információtartalom vázlata

  • Hogyan készítené elő az értekezletet?
  • Milyen szerepe van az ültetésrendnek és az asztalforma megválasztásának a hivatali életben?
  • Milyen szempontok alapján és hogyan alakítaná ki az ülésrendet, és milyen asztalformát választana a munkaértekezletre?

Az értekezlet

A munkahelyi értekezleteket az egyszerűbb események közé soroljuk szervezés tekintetében, mert vannak nagyobb, többrétűbb szervezőmunkát igénylő rendezvények, programok (pl. konferenciák, kongresszusok stb.).

Értekezletet azért tartunk, hogy a résztvevők (általában a munkahely dolgozói) elmondják véleményüket a napirendi témában, hogy információkat kapjanak a vezetőktől, hogy megtalálják a napirenden lévő probléma megoldását. Összehívását általában a vezető kezdeményezi, és többnyire ő vállalja a levezetését is.

Az értekezlettel kapcsolatban tisztázni kell a következőket:

  • kik a résztvevők,
  • hol és mikor tartják,
  • mi a tárgya,
  • ki vezeti le,
  • kb. mennyi ideig tart,
  • ki vezeti a jegyzőkönyvet, illetve ki készíti a feljegyzést,
  • kell-e előzetesen információs anyagot eljuttatni a résztvevőknek (az előző értekezletről készült jegyzőkönyvet, feljegyzést, napirendi programot, egyéb írásos anyagot).

Ezeknek a kérdéseknek a megválaszolása több-kevesebb szervezőmunkával jár, amit a tennivalók mennyiségétől függően rábíznak 1-2 szervezőre.

A szervező feladatai

  1. A szervező tennivalói összefüggenek, mert a résztvevők száma meghatározza azt, hogy mekkora helyiségben tartható az értekezlet. A tárgya összefügg azzal, hogy kb. mennyi időt vesz igénybe, és lehet, hogy az időpontot meghatározza a helyiség kérdése. Abban az esetben ugyanis, ha pl. a létszám miatt nem tartható meg az összejövetel irodai helyiségben, akkor alkalmazkodni kell ahhoz az időponthoz, amelyikben rendelkezésünkre tudják bocsátani az igénybe veendő termet.
  2. Ha a munkahelyen van ilyen célra fenntartott terem (tárgyaló), akkor fel kell venni a kapcsolatot azzal a személlyel, aki ennek a teremnek a beosztásával foglalkozik.
  3. A szervezőnek az értekezlet napján meg kell néznie, hogy a tárgyalóterem ki van-e szellőztetve, megfelelő-e a hőmérséklete, tiszta-e a terem.
  4. Ha az értekezlet vezetőjének szüksége van a beszámolójához valamilyen szemléltetőeszközre, akkor azt is meg kell néznie, hogy a helyén van-e, megfelelően működik-e.
  5. Először tehát azt kell tisztázni, hogy hol és mikor tartható meg az értekezlet. Ezután értesíteni kell a résztvevőket az időpontról, a témáról. Ezt célszerű az összejövetel előtt 5-6 nappal megtenni, különösen akkor, ha olyan írásos anyagot is kapnak a résztvevők, amelyet el kell olvasniuk még az értekezlet előtt.
  6. A résztvevőknek átadott anyag sokszorosításáról és az érdekeltekhez való eljuttatásáról a szervezőnek kell gondoskodnia. Azért célszerű az előző értekezletről készült írásos anyagot megkapniuk a résztvevőknek, mert ez a dokumentum emlékeztet arra, hogy mi hangzott el akkor, milyen határozat született. Általában erre épül a következő értekezlet bevezetője. A határozatok, feladatok teljesítésének mindig vannak kijelölt felelősei, s a teljesítéseket számba kell venni, ezeket az értekezleten ismertetni kell.

Az értekezlet vezetőjének feladatai

  1. Értekezleten akkor vesznek részt szívesen az emberek, ha értelmét látják a megtartásának, ha valóban hozzájárul a jobb munkához, ha érintettnek érzik magukat abban, ami az értekezleten folyik. Sok függ a megbeszélést levezető személy felkészültségétől, attól, hogy mennyire képes irányítani az eszmecserét. Az is nagymértékben függ az értekezletet vezető személytől, hogy egy-egy jó gondolat, ötlet nem sikkad-e el, hogy mindenki elmondhassa gondolatait.
  2. Az értekezlet vezetőjének alapvető feladata a kollektív aktivitás kiváltása. Ezt segíti az ő jó problémafelvetése, a mások kezdeményezései iránti fogékonysága. Növelhetik (vagy csökkenthetik) a résztvevők aktivitását az értekezlet vezetőjének kommunikációs megnyilvánulásai (a nyugalma, figyelme, az egyértelmű megfogalmazása és főként a témában való felkészültsége).

Az asztalforma és az ülésrend kialakítása

Az értekezlet során annak is szerepe van, hogy az asztalnál ülő emberek milyen helyzetben vannak. A különféle ülésrendekben a partnerek eltérő hatékonysággal tudnak közreműködni a többiekkel. Ezért egy üzleti tárgyalás, megbeszélés, értekezlet stb. során érdemes megtervezni az ülésrendet és az asztalformákat. A tárgyalásokon, értekezleteken alkalmazható ülésrendek a következők:

  • Az asztalfős elrendezés előnye, hogy a tárgyalás vezetője mindenkire rálát, a kiemelt hely erősíti pozícióját. Hátránya, hogy a vezető elvesztheti a közvetlen kontaktust a távolabb ülő partnereivel.
  • A bizottságszerű elrendezés hasonló az asztalfős formához. Itt is fennáll annak a veszélye, hogy a tárgyalás vezetője nem tud minden partnerével egyforma kapcsolatot kiépíteni. Ez főleg akkor indokolt, ha az értekezlet vezetője mondandóját vizuális segédeszközökkel (írásvetítő, térképek, dia stb.) is kívánja illusztrálni.
  • A kör alakú asztal mellett a legkellemesebb a tárgyalás. Itt nincs kiemelt hely, így közvetlen és kötetlen hangulatú a kommunikáció. Hátránya: a közvetlenül mellettünk ülőket csak oldalról látjuk; a szemben lévő jóval távolabb van, mint a többiek.
  • Az ovális elrendezés a kör alakú elrendezéshez hasonló.
  • A patkós ülésrend előnye, hogy az előadónak könnyű mozognia, munkatársai jól látják.
  • A bankett ülésrend sokban hasonlít a patkóshoz, ám itt az előadó helyzete jobban középpontban van.
  • A T betűs elrendezés a legrosszabb forma. Azt kívánja kifejezésre juttatni, hogy az asztalfőn ülő „főnöki” helyzetből tárgyal, és nem sokra becsüli a munkatársait.

Az értekezletről készült írásos dokumentumok

Az értekezletről mindig készíteni kell írásos anyagot (jegyzőkönyvet vagy feljegyzést), ezért az ezzel kapcsolatos tennivalót meg kell beszélnie a szervezőnek azzal a munkatárssal, aki megfelelően tudja elvégezni az ilyen jellegű feladatot. Előfordul, hogy a megbízott személy jó gyorsíró, illetve gyakorlata van abban, hogy mit, hogyan jegyezzen fel, és nem okoz neki gondot a feladat megoldása. Az is lehet, hogy az értekezleten elhangzottak rögzítéséhez diktafonról kell gondoskodni, amiről aztán utólag készül jegyzőkönyv vagy feljegyzés (esetleg mindkettő). Ha az értekezleten magnófelvétel rögzíti az elhangzottakat, akkor gondoskodni kell a készülék kezelőjéről is.