Információtartalom vázlata
- Milyen szempontok alapján határozná meg a meghívó tartalmát?
- Hogyan alakítaná ki a meghívó külső formáját?
A meghívás módjai
A meghívás előfeltétele mindenféle társasági összejövetelen vagy hivatalos társadalmi alkalmakon való részvételnek. A meghívás történhet:
- szóban: személyesen vagy telefonon
- írásban: levélben vagy meghívóval
A meghívó fogalma, tartalma
A meghívó a hivatalos, protokolláris meghívás szélesebb körben használt, általánosan elfogadott eszköze. Tartalmaznia kell a meghívással kapcsolatos minden szükséges információt:
- a meghívó nevét és hivatalos rangját,
- a meghívás tényét,
- a meghívott nevét (esetleg rangját),
- a meghívás alkalmát, indítékát,
- a rendezvény jellegét,
- a meghívás helyét és időpontját,
- a részvétel visszajelzését vagy a lemondást lehetővé tévő utalásokat,
- az öltözetre vonatkozó esetleges kívánalmakat,
- egyéb hasznos információkat.
A meghívó elkészítésének tudnivalói
A meghívott neve teljesen kiírandó. A név helyett az „Önt” kerülendő, mert személytelen és így figyelmetlen forma, de nagy létszámú fogadáson előfordulhat.
A meghívott neve után kiírható a rang, beosztás, de nem kötelező; ha kiírják, fokozott figyelmességnek számít.
A klasszikus hagyományok szerint a meghívás időpontjának megjelölésekor az évszámot nem kell feltüntetni, ma azonban már sok meghívón szerepel. A hónapot mindig névvel, sohasem számmal írják.
A részvétel visszajelzése, azaz a meghívás elfogadásának közlése kívánatos, ültetéses alkalmaknál kötelező. Ha a meghívott a meghívással nem tud élni, azt le kell mondani.
Az öltözetre vonatkozó előírásokat ma általában kerülik, még rendkívüli alkalmakkor is csak ritkán fordul elő a meghívón.
Egyes rendezvényeken a meghívó nemcsak udvariassági formula, hanem szó szerint a részvételi jogot jelenti, ezért belépéskor fel kell mutatni.
A meghívó formája, anyaga
A meghívó formája nemzetközileg egységes: téglalap alakú, mérete kb. azonos a levelezőlapéval, vagy hosszított formátumú. Megkülönböztetünk egy- vagy kétlapos meghívót.
A meghívó anyaga egyszerű sima, matt vagy fényes, jó minőségű kartonpapír.
A meghívó elküldése
A meghívó elküldése a társasági életben 2-3 héttel a meghívás időpontja előtt szokásos, a meghívót postán küldik. A hivatalos életben ez a határidő gyakran sokkal rövidebb. A meghívókra legkésőbb 1-2 napon belül válaszolni kell.
Bizonytalanság esetén ajánlatos a lemondás.
Egy jó tanács a meghívásokkal kapcsolatban: a látogatást követő nap személyesen, telefonon vagy írásban illik a vendéglátást megköszönni.
Példa egy meghívó szövegére:
A Hungarotoys Magyar Külkereskedelmi Vállalat ügyvezető igazgatója, Ungvári Kis Pál tisztelettel meghívja Kis István urat, a UTI. Co. kelet-európai képviselőjét a Halászcsárda Étteremben (Budapest, V., Gyík u. 1.) június 24-én 12.30 órakor az UTI. Co. szakértői küldöttsége tiszteletére adandó ebédre.