Információtartalom vázlata
- Milyen hivatalos levelezési formában rögzítené a feljegyzést? A választott ügyirat milyen adatokat tartalmazzon?
- Milyen rendezési módjai lehetnek a feltárt hiányosságoknak?
A leltározás az a tevékenység, amelynek során a vállalkozó, a tulajdonában lévő használatába adott eszközök, és forrásaik valóságban meglévő mennyiségét megszámlálással, méréssel, megállapítja. A leltározáshoz tartozik a nyilvántartás szerinti állomány és a tényleges állomány közötti különbözet (ha van) megállapítása és elszámolása.
A leltározás szervezett végrehajtásához a vállalkozások évente leltározási ütemtervet készítenek.
A leltáreltérés lehet leltárhiány és leltártöbblet.
Leltárhiány esetén a rendezési módok lehetnek:
- a felelős személy, vagy csoport kártérítési felelősséggel tartozik,
- veszteségleírással, ha elemi kár, illetőleg elháríthatatlan okok miatt következik be a leltáreltérés.
A feladatteljesítésről, annak eredményéről tájékoztatjuk a vezetőket, illetőleg munkatársunkat a belső használatra készített feljegyzéssel, jelentéssel.
Feljegyzés
A feljegyzés belső használatra készülő ügyirat. Célja lehet egy feladat teljesítéséről szóló tájékoztatás, javaslatkérés, figyelmeztetés. Tényekről, határidőkről, tennivalókról is tájékoztathat, de készítője azért is írhat feljegyzést, mert valamely ügyben a döntés meghaladja a hatáskörét, kéri felettese közreműködését, döntését. Írhatja beosztott vezetőnek, és vezető beosztottnak. Formája nem kötött.
Jelentés
A jelentés olyan irat, amelyet általában beosztottak készítenek főnökeinek, többnyire tájékoztatás céljából. A társadalmi, a gazdasági és a hivatali életben gyakran készített nélkülözhetetlen ügyirat. Mivel a szervezetek tevékenységi köre igen széles körű, belátható, hogy a jelentés tartalmilag hasonlóképpen sokféle lehet. A jelentéssel informálunk (tájékoztatunk), felvilágosítunk. Meghatározott kérésre (utasításra), vagy rendszeres munkaköri feladatként készítjük el.
A jelentések céljuk, témájuk és rendszerességük alapján rendszerezhetők:
- rendszeres jelentés (napi, heti, havi, negyedévi, félévi, évi)
- különleges jelentések (meghatározott témára, témakörre vonatkozóan)
A jelentés javasolt felépítése:
A jelentések fogalmazásakor javasolt tartani a hármas tagozódást. A cím magában foglalja a jelentés címzettjét és a tárgyat.
1. Bevezetés
Utalás a jelentés céljára, az adatgyűjtés (információ) főbb forrásaira és módjára. törekedjünk az érdeklődés felkeltésére.
2.Tárgyalás
A jelentés érdemi része, a tárgy, a mondanivaló kifejtése logikus taglalásban. A jelentés részeit egymással való összefüggéseikben rendszerezve tárjuk fel. Használhatunk táblázatokat, grafikonokat a tények bemutatására, igazolására.
3.Befejezés
Összegezzük az elmondottakat, következtetésekkel, és javaslatokkal. Keltezéssel és aláírással zárjuk.