12.a Felettese értekezletet hív össze, amelyen ismertetné a cég jelenlegi helyzetét, és a következő év legfontosabb feladatait vitatná meg az alkalmazottakkal. Ön azt a feladatot kapja, hogy készítse elő az értekezlethez szükséges tájékoztató anyagokat, i

Információtartalom vázlata

• Az értekezlet előkészítéséhez milyen tájékoztató adatok kiválasztását tartaná fontosnak?
• Milyen hivatalos levelezési formában rögzítené az értekezleten elhangzottakat? A választott ügyirat milyen adatokat tartalmazzon?

A cég egyes osztályaitól adatközlő táblázatokat kérnék, melyben egy évre visszamenőleg meglennének a termelési adatok, grafikonok segítségével lehetne látni a volumen emelkedését ill. csökkenését. Az  egyes osztályoktól összegyűjteném ezeket a táblázatokat, s felettesemnek az értekezlet előtt elektronikus formában, vagy nyomtatott formában rendelkezésére bocsátanám.

Az értekezleten elhangzottakat jegyzőkönyvben rögzíteném. A jegyzőkönyv készítésekor az érdekeltek egy helyütt és együttesen alakítják ki véleményüket és akaratukat valamely döntés meghozatalakor, figyelembe véve és feltüntetve az ellenvéleményeket is. A jkv. Nem egyoldalú, hanem közösen kialakított álláspont eredménye, írásos rögzítése.

A jkv. Gyűléseken, üléseken, tanácskozásokon, tárgyalásokon elhangzott kijelentések, viták, események, határozatok írásbeli rögzítése meghatározott formában.  Elkészülte után – amennyiben terjedelme engedi – felolvassák a résztvevők előtt és ennek megtörténtét bizonyításul 2 megbízott személlyel aláíratják (hitelesítik).

Az értekezletekről rövidített jegyzőkönyvet készítünk, ugyanis a felszólalóknak a tárgyhoz fűzött támogató vagy elmarasztaló véleménye, indítványa, javaslatuknak lényege is elegendő a lejegyzésre.

Ha az értekezlet vezetője, elnöke tömörített szövegű jkv-et kér tőlünk, akkor a lényegesnek tartott mondanivalót gépeljük le nyelvi hibák nélkül, de a felszólalók egyéni stílusának megtartásával.

A kivonatos jkv-ben is a lényeges mondanivalót rögzítjük, de a tömörítettől eltérően a felszólalásokat átfogalmazzuk. A felszólalók az igéket általában E/1. személyben használják, ha a maguk nevében beszélnek és többes számban, ha hivatalos megbízójuk véleményét közvetítik az értekezleten.

Részei:

• I.    A fejrész (bevezetés)
  
  1. A felvétel helye, ideje
  2. A szervezet neve, címe.
  3. A jelenlevők
  4. Tárgymegjelölés
• II.    A főrész (tárgyalás)
  
  1. Előadás, vitaindító, beszámoló, ismertető, tájékoztató
  2. Felszólalások, hozzászólások, javaslatok (indítványok)
• III. A zárórész (befejezés)
  
  1. Határozat(ok)
  2. Utalás a keltezésre (K. m. f. = kelt mint fent)
  3. Aláírások (hitelestés)