{autotoc}
Az ellenőr jogai
- bármely iratba betekinthet
- dokumentációt elkészítheti, lemásolhatja
- kérdéseket tehet fel
- mindenhova beléphet
- szakértő kijelölését kérheti
- intézkedhet súlyos hiányosságoknál
- felfüggesztheti az ellenőrzést
Az ellenőr kötelességei
- bejelentkezés min 3 nappal előbb
- igazolványt, megbízólevet át kell adnia
- valamennyi lényeges tényt alátámasztani
- okokat megvizsgálni, felelőst megnevezni
- elismervényt adni az átvett dokumentumokról
- megállapításokat írásba foglalni
- előírásokat, jogszabályokat betartani
- megismertetni az érintettekkel
- titkokat megőrizni
- összeférhetetlenséget jelenteni
- objektívnek lenni
Ellenőrzöttek jogai
- vizsgálat jogszerűségéről meggyőződni
- vizsgálati program megismerése
- jelentés megismerése
- észrevételeket tenni
- esetleges titkokat megőrizni
Ellenőrzöttek kötelezettségei
- megteremteni a szükséges munkafeltételeket
- betekintést biztosítani iratokba
- másolatot készíteni
- teljességi nyilatkozatot adni
- intézkedni, magyarázatot adni
Az ellenőrzéssel járó felelősség
A felelősség megoszlik a vonalbeli vezetők és a szakosodott ellenőrök között. A vonalbeli vezetők felelőssége: bizonyos értelemben minden vezető felelős az ellenőrzésért, mindannyian segítik megtervezni az ellenőrzési rendszert, felelősek annak kiépítéséért és működtetéséért.
A részlegen belüli ellenőrök, akik munkájukkal segítik a vonalbeli vezetők ellenőrzési tevékenységét, összehangolják a szervezeten belüli átfogó ellenőrzési rendszert, összegyűjtik a releváns információkat és azokat minden vezetővel megosztják.
A jogszabályok vagy belső szabályzatok megsértéséből eredő károkozás esetén lehet készakarva vagy mulasztásból.
Jegyzőkönyvbe kell foglalni és tartalmaznia kell:
- Felelős nevét
- Mulasztást
- Írásbeli magyarázatot mulasztás oka, elismeri-e
- Következménye, összege
Felelősség formái:
- büntetőjogi BTK-ba ütközik
- szabálysértési
- polgárjogi
- munkaügyi
Az ellenőrzés követelményeinek jogforrása
Az ellenőrzési szervezetek hatás- és feladatkörét, az eljárási kérdéseket jogszabályok és azok keretei között belső szabályzatok, útmutatók határolják körül.
Hazai ellenőrzési szabványok
A belső szabályozás részeként az ellenőrzési kötelezettséget, az ellenőri szervezet jogállását, feladatait, eljárási szabályait, a vezetői és munkafolyamatba épített ellenőrzés ellátásának rendjét a szervezeti és működési szabályzatban kell előírni, a részletes szabályokat a belső ellenőrzési szabályzat, valamint a munkaköri leírások tartalmazzák.
Az ellenőrzéssel kapcsolatos teendők részletes meghatározása történhet külön ellenőrzési szabályzatban is. A szervek útmutatóban, kézikönyvben is összegzik az ellenőrzési tevékenységükre vonatkozó előírásokat, eljárási szabályokat. Az európai csatlakozás felkészítő szakaszában megindult az ellenőrzési feladatok nemzetközivé válásának előkészítő folyamata. A nemzetközi ellenőrzési szabványok az egyes országok számára csak ajánlást jelentenek, azt a célt szolgálják, hogy az alkalmazandó nemzeti szabványok, eljárások, iránymutatások kidolgozásához, használatához keretet nyújtsanak.
- Jogszabályok
- Alkotmány
- Törvények
- Kormányrendeletek
- Miniszteri rendelet
- Önkormányzati rendeletek
- Az állami irányítás egyéb jogi eszközei
- Országgyűlési határozatok
- Kormányhatározatok
- Miniszteri utasítások
- Belső szabályzatok
- Szervezeti és működési szabályzat
- Ügyrend
- Ellenőrzési szabályzatok
- Munkaköri leírások
- Egyéb belső szabályzatok
- Útmutatók
- Útmutatók
- Kézikönyvek
Az ellenőrzéssel szembeni ellenállás
Az ellenőrzéssel szembeni ellenállásnak négy oka van:
- Túl szigorú vagy túl gyakori ellenőrzés: az alkalmazottaknak szükségük van bizonyos fokú autonómiára, szabadságra.
- Nem megfelelő fókuszálás: az ellenőrzés nagyon szűkre szabott, vagy nem biztosít szükséges egyensúlyt a különböző eredmények között.
- Az eredménytelenséget jutalmazzák: a szervezetekre jellemző, hogy év végén a megmaradt pénzüket gyorsan elköltik, hogy a következő évi költségvetésnél ne vonják meg, pedig kevesebb pénzből is el tudnák látni feladatukat.
- Az ellenőrzéssel járó felelősségre vonhatóság: a vezető előre megállapíthatja az egyes szervezeti egységek és sok esetben egyes vezetők teljesítményét.
Az ellenállás leküzdése: Az egyik módszer az ellenőrzési rendszerek jó megtervezése. A második az alkalmazottak részvétele az ellenőrzésben. A harmadik az MBO alkalmazása (a vezetők és a beosztottak közötti együttműködésen alapuló célkitűzés). Jól irányzott MBO rendszerben az alkalmazottak tudják, hogy mit várnak el tőlük, mi a cél, és milyen elismerést kaphatnak a teljesítésért. Végül az ellenőrzési rendszer alkalmazása során gondoskodni kell időszakos felülvizsgálatról és mérlegelésekről, az eltérések helyrehozásának mechanizmusáról.