31. A polgármesteri hivatal, a körjegyzőség, a megyei közgyűlés hivatala jogállása; tevékenysége

A polgármesteri hivatal
Egységes hivatal
A képviselő-testület egységes hivatalt hoz létre – polgármesteri hivatal elnevezéssel – az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. A polgármesteri hivatal ellátja a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló törvényben meghatározott feladatokat A körjegyzőséghez tartozó községekben a polgármesteri hivatal feladatkörét a körjegyzőség látja el, kivétel:ha a körjegyzőség székhelye nagyközség vagy város, ebben az esetben a körjegyzői feladatokat a nagyközségi, városi jegyző a polgármesteri hivatal bevonásával látja el.Ötv.38.§(1)
A hivatal készíti elő az önkormányzati ügyeket, végrehajtja az önkormányzati döntéseket, s végzi a testületek működésével kapcsolatos adminisztratív teendőket, ellátja a jegyző, a polgármester jogszabályban előírt államigazgatási feladatait.
Az egységes hivatal azonban nem jelenti azt, hogy ne lenne belső tagozódása. A hivatal belső tagolása tekintetében figyelmet érdemlő álláspontot fejtett ki az Alkotmánybíróság. Az Alkotmány 44/A. § (1) bekezdés e) pontja meghatározza a képviselő-testület azon jogát, hogy törvény keretei között önállóan alakítja ki szervezetét és működési rendjét. A polgármesteri hivatal belső tagozódásáról a képviselő-testület szabadon dönthet. A képviselő-testület a belső szervezeti egységek nevéről is szabadon dönthet, a szervezeti egység elnevezésének (főosztály, csoport, iroda stb,) célszerű utalni annak funkciójára.
A hivatal belső tagozódása
A polgármesteri hivatalok tagozódásának kialakításánál meghatározó a település jellege, nagysága, a feladatok nagyságrendje.
A tagozódás alapvetően kétféleképpen oldható meg:
A tevékenységek jellege alapján, pl.:
=     humán szolgáltatások (oktatás, egészségügy stb.);
=        településfejlesztés, üzemeltetés, infrastruktúra;
=        önkormányzati gazdálkodás;
=        igazgatási, hatósági tevékenység.
 
Összefüggő ágazatok szerint, pl.:
=        közművelődés,
=     oktatás,
=     sport,
=        egészségügyi-szociális alapellátás.
 
A szakigazgatási struktúra kialakításánál döntően az alábbi kérdéseket célszerű megvizsgálni:
•    a település nagysága és szerepköre;
•    a népesség száma és összetétele (pl.: kor és nemek szerinti összetétel);
•    a település ellátottsága, adottsági mutatói;
•    a rendelkezésre álló pénzeszközök;
•    a rendelkezésre álló technikai eszközök köre és összetétele
•    a civil szerveződések aktivitása
 
A hivatal irányítása, vezetése
A polgármesteri hivatalban vezetőként és érdemi ügyintézőként csak olyan személy dolgozhat, aki a munkaviszonya betöltéséhez megkívánt képesítési feltételekkel rendelkezik. Ezeket a feltételeket a Ktv. tételesen meghatározza. Jogaikat, kötelességeiket azonban a helyi képviselő-testületek részletezhetik az SZMSZ-ben. Ilyen előírások lehetnek pl.: a képviselő-testület „rugalmas” munkaidőt vezet be, anyagi erőforrásaitól függően a hivatal dolgozóinak különböző kedvezményeket, juttatásokat adhat. Utalhatnak arra, hogy – felsőbb jogszabályi rendelkezések alapján – a hivatali szervezet dolgozóját a tudomására jutott állami, szolgálati és üzleti (magán-) titok tekintetében titoktartási kötelezettség terheli, amely kiterjed az ügyfél személyiségi jogainak a védelmére is. Ez a titoktartási kötelezettség gyakorlatilag a közhivatal betöltése után is fennáll.
(A hivatal optimális létszáma: min. 5 fő)
A hatályos szabályozás szerint a polgármester irányítja, a jegyző pedig vezeti a hivatalt.
A jegyző köteles végrehajtani a polgármester utasításait, amelyeket célszerűségi szempontból nem bírálhat felül, jogszabálysértés esetén pedig jelzési kötelessége, illetve joga van. A polgármester rendelkezései természetesen nem lehetnek ellentétben a jogszabályokkal, valamint a képviselő-testület döntéseivel.
A polgármester szabályozó tevékenysége csak a hivatal belső viszonyainak korlátok közé szorított irányítására terjed ki. Rendelkezési, utasítási joga korlátozott, az nem jelenthet hatáskörelvonást, ha a hatáskör címzettje a jegyző vagy a hivatal ügyintézője.
A polgármester irányítási eszközei lehetnek:
•    munkaértekezletek,
•    vezetői értekezletek, amelyek a munka elosztását és végrehajtásának értékelését szolgálják,
•    teljesítmények értékelése,
•    jutalmak, juttatások adása,
•    fegyelmi eszközök alkalmazása.
A jegyző segíti a polgármestert a hivatalirányító munkájában, de a jogszabály felhatalmazása alapján saját feladat- és hatáskörében önállóan jár el.
(Főjegyző: fővárosban, megyében van; címzetes főjegyző: plusz feladattal nem jár, csak plusz juttatással)
A körjegyzőség
Az 1 000-nél kevesebb lakosú, a megyén belül egymással határos községek az igazgatási feladatok ellátására körjegyzőséget alakítanak és tartanak fenn. 1 000-nél több, de 2 000-nél kevesebb lakosú község is részt vehet körjegyzőségben, körjegyzőség székhelye 2 000-nél több lakosú település is lehet. (Ötv.39.§(1)Az ezernél kevesebb lakosú község képviselő-testülete is létrehozhat önálló hivatalt, ha a képesítési követelményeknek megfelelő jegyzőt nevez ki.
A Belügyminisztérium az említett rendelkezésekhez a következő értelmező jellegű állásfoglalásokat fűzte:
Körjegyzőség alakítása esetén a település a körjegyzőséghez tartozó bármelyik településsel határos lehet, tehát nemcsak a székhelytelepüléssel közvetlenül határos község csatlakozhat hozzá.
A körjegyzőség alakításának nem feltétele az, hogy a csatlakozó települések együttes népességszáma meghaladja vagy elérje az 1 000 főt.
Az Ötv. 39. § (1) bekezdése alapján körjegyzőséget kötelezően az 1 000-nél kevesebb lakosú községek alakítanak, hiszen e községek általában nem képesek önálló hivatalt fenntartani.
A körjegyzőség székhelyében a csatlakozó képviselő-testületek állapodnak meg. Ha azonban ebben nem tudnak megegyezni, akkor ez a körülmény veszélyezteti a körjegyzőség létrehozását, feltéve, hogy nincs olyan korábbi székhelyközség, amely az Ötv. 104. § (3) bekezdése alapján nem tudja elhárítani, hogy körjegyzőség székhelye legyen.
A körjegyzőség a komplex hatósági igazgatási társulások egyik sajátos, speciális vonásokat hordozó alakzatának tekintendő, bár a körjegyzőséget a törvényalkotó szerkezetileg nem az önkormányzatok társulásaival foglalkozó fejezetben helyezte el.
A körjegyzőt a képviselő-testületek együttes ülése nevezi ki, kinevezéséhez a körjegyzőséghez tartozó képviselő-testületek mindegyikének minősített többséggel hozott egybehangzó döntése szükséges. A körjegyzőség munkájával kapcsolatos kérdésekben szükség szerint a képviselő-testületek együttes ülésen határoznak.
A körjegyző ellátja
•    a képviselő-testületek, a bizottságok és a települési képviselők működésével kapcsolatos igazgatási feladatokat,
•    a polgármesterek hatáskörébe tartozó államigazgatási döntések előkészítését és végrehajtását
•    a körjegyző vagy megbízottja köteles mindegyik képviselő-testület ülésén részt venni és ott a szükséges tájékoztatást megadni
•    a körjegyző évente beszámol minden képviselő-testületnek a körjegyzőség munkájáról
•    a körjegyző vagy megbízottja a képviselő-testületek - egyeztetett - szervezeti és működési szabályzatában meghatározott gyakorisággal, hetente legalább egy napon köteles minden községben ügyfélfogadást tartani.
•    a körjegyzőség működésének ellenőrzését, a feladatok egyeztetését az érdekelt községek polgármesterei együttesen végzik.
A körjegyzőség működésének hatékonysága jelentős mértékben múlik azon, hogy milyen a kapcsolat, az együttműködés a polgármesterek és a körjegyző között.
A körjegyzőség létszámát, belső szervezeti felépítését, működésének részletes szabályait, valamint a részletes feladat- és hatásköröket a körjegyzőséget alapító együttműködési megállapodásban kell meghatározni.
Ebben rögzítik:
•    a körjegyzőség elnevezését, címét, jogállását;
•    a körjegyzőség létszámát
•    a belső szervezeti felépítését, alapvető feladatait, ezen belül:
= a képviselő-testületek működésével összefüggő teendőket;
= a központi jogszabályokban előírt államigazgatási feladatokat;
•    a körjegyzőség köztisztviselőinek munkarendjét, az ügyfélfogadás rendjét (az ügyfélfogadás rendjét az SZMSZ is rögzítheti, célszerű konkrétan meghatározni, hogy a körjegyzőséghez tartozó egyes községekben a hét melyik napján mettől-meddig tart a körjegyző vagy annak megbízottja ügyfélfogadást);
•    a helyettesítés, kiadmányozás, utalványozás rendjét;
•    a körjegyzőnek a hivatal vezetésével kapcsolatos feladatait (A községi körjegyzőségnél a körjegyző a polgármesterek egyetértésével nevezi ki, menti fel és jutalmazza a hivatal dolgozóit, és gyakorolja a munkáltatói jogokat. A polgármesterek megállapodhatnak az egyetértési jog gyakorlásáról. Ha nem tudnak megállapodni, akkor a képviselő-testületek együttes ülése jelöli ki az egyetértési jogot gyakorló polgármestert (Ötv.36.§(4).;
•    a munkaértekezletek rendjét;
•    a körjegyzőség dolgozóinak munkaköri leírását
•    a körjegyzőség fenntartásával kapcsolatos terhek megosztását (a körjegyzőség fenntartásának költségeihez az érdekelt képviselő-testületek – eltérő megállapodás hiányában - a települések lakosságszámának arányában járulnak hozzá)
A körjegyzőség működésének részletes rendjét az ügyrend rögzíti, amelynek tervezetét – az érintett polgármesterek véleményének kikérésével – a körjegyző készíti el és terjeszti jóváhagyás végett a képviselő-testületek együttes ülésére.
Körjegyzőséghez csatlakozni, abból kiválni a naptári év első napjával lehet. A döntést a kiválásról és a csatlakozásról legalább 6 hónappal korábban kell meghozni. (Ötv. 39.§(3)
A kiváló község más településsel alkothat körjegyzőséget, ellenkező esetben az Ötv. 39. § (2) bekezdése alapján önálló hivatalt kell létrehoznia, valamint a képesítési követelményeknek megfelelő jegyzőt kell kinevezni. A döntés előtt célszerű alaposan mérlegelni a hivatali szervezet és a jegyző kinevezésével járó többletköltségeket. A kis községek érdekeit védi az a szabály, amely szerint a volt községi közös tanács székhelyének a képviselő-testülete nem tagadhatja meg, hogy a település körjegyzőség székhelye legyen (a körjegyzőségi székhelyek ne váljanak ki a körjegyzőségből addig, amig a társult községek a jegyző alkalmazását önállóan megoldani nem tudják.)
A körjegyzőséghez tartozó községeket – ha az érdekeltek nem tudnak megállapodni – a megyei közigazgatási hivatal vezetője jelöli ki. A lakosság érdekeit sértő kijelölés ellen a képviselő-testület a belügyminiszterhez fordulhat. A belügyminiszter döntése ellen jogorvoslatnak nincs helye. (Ötv.105.§.)(ABH2003,57)
A megyei közgyűlés hivatala
A megyei testületek és tisztségviselők munkáját megyei önkormányzati hivatal segíti, melynek feladata a döntések szakmai előkészítése, valamint a döntések végrehajtásának szervezése és ellenőrzés. A hivatal vezetőjét: a megyei főjegyzőt a megyei közgyűlés nevezi ki határozatlan időre. A megyei közgyűlés meghatározza a hivatal belső szervezetét és működésének szabályait, biztosítja a hivatal működésének dologi feltételeit. A megyei önkormányzat szervezetére és működésére a települési önkormányzatokra előírtakat megfelelően alkalmazni kell. (Ötv. 75-76.§)