22. A képviselő-testület ülését követő feladatok

A jegyzőkönyv elkészítése:
Az Ötv. értelmében a képviselő-testület üléséről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyről a jegyző köteles gondoskodni. A jegyzőkönyv kötelező tartalmi elemeit a törvény, az egyéb – helyi szokásoknak megfelelő – igényeket pedig az adott testület SZMSZ-e határozza meg.
Az Ötv. által megkövetelt minimum:
•    a megjelent képviselők és meghívottak nevének, és a tárgyalt napirendi pontok felsorolása;
•    a tanácskozás lényegének, a szavazás eredményének, valamint a hozott döntések rögzítése.
•    A jegyzőkönyvet a polgármester és a jegyző írják alá.
A jegyzőkönyv
A jegyzőkönyv általános sémája a következő:
•    „jegyzőkönyv” megnevezése;
•    az ülés helyének, idejének és kezdése időpontjának megjelölése;
•    az ülésen megjelent képviselők és meghívottak név szerinti felsorolása ( képviselők abc sorrendben, meghívottak napirendi pontonként);
•    a távolmaradásokat előre bejelentett, illetve a bejelentés nélkül távol maradt képviselők neve;
•    az ülésvezető neve (funkciója);
•    a határozatképesség kinyilvánítása (és ennek számszerűsége);
•    az ülés megnyitása;
•    a jegyzőkönyv-hitelesítők kijelölése név szerint;
•    az elnökség megválasztása, személyi összetétel név szerinti felsorolásban;
•    az ülés tárgysorozatának elfogadása;
•    a napirend előtti feladatok;
•    a napirend előtti felszólalások és azok lényege;
•    napirendi pontonként a napirend címe;
•    az előterjesztett módosító indítványok;
•    az előadó zárszava;
•    a vita összefoglalója;
•    a meghozott határozatok szó szerinti szövege;
•    a szavazás eredménye;
•    a felvilágosítást kérő és az interpelláló képviselő neve; a felvilágosítás-kérés, az interpelláció tárgya, a válaszadó neve; a felvilágosítást kérő, interpelláló képviselő nyilatkozata és a képviselő-testület döntése a válasz elfogadásáról;
•    az ülésen történt fontosabb események;
•    az ülésvezető rendfenntartással összefüggő intézkedései;
•    az ülés berekesztésének ideje;
•    az aláírások és a pecsétek.
A jegyzőkönyv mellékletei
Az elkészült jegyzőkönyvhöz mellékletként csatolni kell:
•    a jelenléti ívet (a távolmaradás okáról szóló és benyújtott dokumentumokkal együtt)
•    az írásos meghívót,
•    az írásos előterjesztéseket határozati javaslatok, rendelettervezetek)
•    a jegyzőkönyvbe nem foglalt önkormányzati rendelet hiteles példányát,
•    a képviselői önálló indítványokat,
•    az írásban megküldött felvilágosítás-kérést és az interpellációkat,
•    a képviselő írásban is benyújtott hozzászólását,
•    a név szerinti szavazásról készített névsor egyik példányát,
•    a titkos szavazásról felvett jegyzőkönyvet stb.
A jegyzőkönyvet a polgármester és a jegyző írja alá, és azt a felkért hitelesítők is ellátják kézjegyükkel. A jegyzőkönyvet, az ülést követő 15 napon belül meg kell küldeni az illetékes közigazgatási hivatal vezetőjének.
A jegyzőkönyvet és a képviselő-testületi ülés előterjesztéseit olyan helyen kell őrizni, hogy azokba a választópolgárok betekinthessenek. (a zárt ülés jegyzőkönyvét és írásos előterjesztéseit kivéve)
A zárt ülés dokumentumai
A zárt ülésről készített jegyzőkönyvet és annak mellékleteit a képviselő-testület külön iratként kezeli. Az egyes iratokban foglalt adatok nyilvánossága abból a szempontból korlátozható, hogy tartalmuk állami vagy szolgálati titok, illetve a személyes adatok védelméhez való jog épségének megőrzése szempontjából lényeges információk-e vagy sem.
A zárt ülés dokumentumaiba-titoktartási kötelezettség mellett- a polgármester, a képviselők, a jegyző, a kisebbségi szószóló, további jogszabályi rendelkezés alapján az arra feljogosított személyek tekinthetnek be.
A hangszalagos rögzítés
A testületi ülésekről készített hang- és képfelvételek selejtezése általában 1-2 év távlatában megtehető. Az ezzel kapcsolatos munkálatokat a jegyző irányítja. Nem selejtezhetők azok a hang- és képfelvételek, amelyek a rögzítéstől számított 5 év után is fontos adatokat tartalmaznak. Az e körbe nem sorolható hang- és képfelvételek törölhetők, illetve ha a hang- és képszalag további rögzítésre már nem alkalmas, akkor megsemmisíthető.
A szükséges jegyzőkönyvi kivonatok elkészítése és megküldése:
A képviselő-testült ügydöntő határozatairól az ülést követően jegyzőkönyvi kivonatot kell készíteni és küldeni a döntésben érdekeltek részére. A döntésben érdekeltnek kell tekinteni a végrehajtásért megnevezett felelőst, a végrehajtásban közreműködőket, a végrehajtással érintetteket.
Nem kell jegyzőkönyvi kivonatot küldeni az ügyfél számára a hatósági ügyben hozott olyan döntésről, amelyről alakszerű határozat készült és azt kell kézbesíteni.
Gondoskodás az önkormányzati rendeletek kihirdetéséről és megküldéséről:
Az önkormányzati rendeletek érvényességi kelléke a kihirdetés. A kihirdetésről a jegyző köteles gondoskodni az SZMSZ-ben előírt módon. Ugyancsak az ülést követő feladatok közé tartozik a kihirdetett rendeletnek az SZMSZ-ben megjelölt szervek, személyek részére történő megküldése is.
A képviselő-testület döntéseinek nyilvántartása:
A nyilvántartások vezetése legtöbb helyen a hivatal feladatát képezi. A testület döntéseiről általában háromféle nyilvántartást szükséges vezetni:
•    a testület hatósági határozatairól,
•    az ügydöntő határozatokról,
•    az önkormányzati rendeletekről.
Általános követelmény, hogy a nyilvántartások áttekinthető módon, egymástól elkülönítetten, évenkénti bontásban és folyamatos sorszámmal ellátva tartalmazzák a képviselő testület döntéseinek legfontosabb ismérveit.
Célszer, ha az adott nyilvántartás az alábbiakat tartalmazza:
•    a döntés száma (sorszám, iktatószám)
•    a döntés meghozatalának ideje (a testületi ülés időpontja),
•    a döntés tárgya (címe, megnevezése, legfontosabb tartalmi elemei),
•    a döntés kihirdetésének (közzétételének, közlésének) ideje,
•    a végrehajtásért felelősök megnevezése,
•    a végrehajtás határideje,
•    a jegyző törvényességi észrevétele a döntés jogszerűsége tekintetében,
•    az érkezett ügyészi intézkedés tárgya, száma, érkezési ideje,
•    az illetékes közigazgatási hivatal vezetőjének határidőt is tartalmazó felhívása,
•    a felhívásra adott (testületi) válasz, állásfoglalás lényege,
•    a (bírósági)felülvizsgálat eredménye.
A képviselő-testület ülésén elhangzott felvilágosítás-kérések, interpellációk, javaslatok, bejelentések stb. intézésének figyelemmel kísérése:
Ezekben a kérdésekben a képviselő-testület valamennyi szervének megvan a maga SZMSZ-ben rögzített saját feladata.
A hivatalos lap szerkesztése
A testületi üléseket követően havonta, kéthavonta, vagy negyedévente jelenik meg.
A legtöbb lapban megtalálható állandó részek a következők:
•    személyi rész,
•    külön fejezetet képeznek az önkormányzati rendeletek,
•    a hozott döntések szó szerinti ismertetése,
•    kivonatos ismertetés az elmúlt időszak testületi üléseiről,
•    a különböző bizottságok működési szabályzata,
•    együttműködési kérdések,
•    a hivatal hírei,
•    egyebek stb.
Az önkormányzati döntések végrehajtásának szervezése és ellenőrzése; a lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról szóló beszámolók, tájékoztatók döntéshozatali előkészítése:
E feladatkör a képviselő-testület valamennyi szervét érinti a polgármester vezetésével.
Lényege:
•    a hozott határozatok végrehajtásának ellenőrzése,
•    a lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról szóló értékelések elkészítése és a testület ülése elé terjesztése