20. A képviselő-testület ülése előkészítésének feladatai

Az ülés összehívásának szükségessége
A képviselő-testület alakuló, előre tervezett és rendkívüli ülést tarthat.
Az előre tervezett ülés összehívására az SZMSZ-ben meghatározott számban – de évente legalább hatszor – a munkatervben (üléstervben) meghatározott időpontban kerülhet sor. Egy adott év konkrét ülésszámát alapvetően az önkormányzati feladatok döntési szükségletei határozzák meg.
Az egyes képviselő-testületek a legkülönbözőbb időközönként üléseznek. A kisebb létszámúak általában többször (két-háromhetente), míg a nagyobb létszámúak kevesebb (három-négyhetente) ülést tartanak.
A leggyakoribbak a pénteki (szombati) ülések, melyeket a reggeli (1/2 9 – 9) vagy a kora délutáni (13 – 14) órákban kezdenek. Az ülés berekesztésére csak a késő esti órákban nyílik lehetőség.
A rendkívüli ülés olyan előre nem tervezett ülés, amelynek összehívását az Ötv-ben, illetve az SZMSZ-ben meghatározott, de előre nem tervezhető feltételek beállta teszi szükségessé.
•    A képviselő-testült ülését össze kell hívni pl. a települési képviselők egynegyedének vagy a képviselő-testület bizottságának indítványára. Az indítványt minden esetben a polgármesternek kell előterjeszteni, megjelölve benne a rendkívüli ülés indokát és napirendjét.
•    Össze kell hívni az ülést, ha azt a törvény meghatározott feladat megtárgyalása miatt előírja.
•    Össze kell hívni az ülést a testület külön határozata szerint.
•    A polgármester akkor is összehívhatja a képviselő-testület ülését, ha azt szükségesnek tartja, illetve sürgősen dönteni kell a testület hatáskörébe tarozó ügyben.
A testületi ülés javasolt napirendjének összeállítása
Az előre tervezett – rendes – ülés napirendjére a javaslatot a polgármester a munkaterv (ülésterv) alapján állítja össze és terjeszti a testület ülése elé. A napirendi javaslatra nézve az SZMSZ is tartalmazhat útmutatást
A javaslatban szerepeltetni kell:
•    A munkatervben rögzített, valamint az időközben hatályba lépett törvények által tárgyalni rendelt témákat
•    Azokat a javaslatokat, önálló indítványokat és interpellációkat, melyeket az ülést megelőzően az arra jogosítottak írásban előterjesztettek
A munkatervbe felvett, valamint a törvény által előírt témát a napirendi javaslatból nem lehet kihagyni. A döntést módosítani, az adott téma tárgyalásától eltekinteni, azt az ülés napirendjéről levenni csak a testületnek van joga.
A rendkívüli ülés napirendjét az indítványban előterjesztett témák, az ülés összehívását szükségessé tevő okok, továbbá a polgármester határozzák meg. A legtöbb SZMSZ értelmében, ilyen esetekben a rendkívüli ülés összehívását szükségessé tevő, nevesített témákon felül más tárgyalandó témát a napirendi javaslatba felvenni nem lehet.
A közmeghallgatásos testületi ülés napirendjét csak akkor lehet a munkatervben tervezni, ha a testület a közmeghallgatást egy előre meghatározott, a munkaterv készítésekor már ismert konkrét témában (pl. településfejlesztési kérdések) hirdeti meg. Ez esetben viszont az ülésre más napirendet nem célszerű tervezni.
Az előterjesztések elkészítése
Az előterjesztők köre
A legtöbb előterjesztés elkészítői a bizottságok. Így általában ők tesznek legtöbbször javaslatot egy-egy téma napirendi javaslatba történő felvételére, tárgyalására is. A bizottságok jogkörükben beszámolót, javaslatot, tájékoztatót stb. készítenek és terjesztenek elő, valamint jogszabá rendelet)ly ( alkotását is kezdeményezhetik. A bizottsági előterjesztések témái szinte felölelik az önkormányzati hatáskörbe tartozó helyi ügyek teljes körét. A bizottságok nemcsak előterjesztők lehetnek, hiszen véleményük nélkül tárgyalásra előterjesztést más szerve nem nyújthat be. Feladatkörében a tanácsnokot is megilletheti az előterjesztés joga.
A polgármester előterjesztői minőségét a jogszabályban (SZMSZ-ben), a munkatervben meghatározott téma határozza meg.
A hivatallal összefüggő ügyekben főszabályként a jegyző az előterjesztő.
Külső szervek csak feladatkörükkel összefüggésben lehetnek önálló előterjesztők a testület ülésén.
Az előterjesztések összeállítása és előkészítése
Az előterjesztés összeállítása és elkészítése az előterjesztő kötelessége. Az elkészített tervezet legépelése és sokszorosítása viszont már a hivatal feladata. Neki kell gondoskodnia az előterjesztések összegyűjtéséről és postázásáról is. A hivatal általában csak olyan írásos anyagot postázhat, amelyet a jegyző jogilag véleményezett. A jegyző véleményét az adott előterjesztésre vezeti rá, vagy azt az adott anyaghoz írásban csatolja. Negatív véleménye az adott előterjesztés kézbesítését nem akadályozhatja meg, arra csak a polgármester adhat utasítást.
Az előterjesztésekkel szemben támasztott követelmények
A képviselő-testületek általában írásos előterjesztéseket vitatnak meg. Valamennyi, az előterjesztésre irányadó, általános szabályokat nem lehet előre meghatározni. Ennek ellenére a legfontosabb tartalmi és formai követelmények rögzíthetők. Ezt a legtöbb SZMSZ tartalmazza is. Több önkormányzat azt a módszert követi, hogy az egyes témákkal szemben támasztott –konkrét, tartalmi- követelményeket a képviselő-testület a munkaterv elfogadásakor fogalmazza meg.
Az írásos előterjesztés általában két fő részből áll:
•    az előterjesztő részből (bevezetés és tárgyalás)
•    a határozati javaslatból.
Az előterjesztés két tartalmi részének az a feladata, hogy egymással szerves egységet alkotva, egymásból következve egymást indokolják.
Az előterjesztő rész tartalmazza:
•    A téma pontos meghatározását.
•    Annak jelzését, hogy az adott témakör korábban szerepelt-e már a képviselő-testület ülésén, s ha igen, akkor e körben ilyen döntés született és milyen volt az elfogadott döntés végrehajtásának hatásfoka.
•    Szükséges a tárgyalandó téma értékelő bemutatása. A felvázolt helyzeten túl, szükség van az egyes döntési alternatívák rövid bemutatására.
•    Kívánatos, hogy az előterjesztés több, lehetséges tényt, összefüggést, avagy érvet sorakoztasson fel az egyes döntési alternatívák mellett vagy ellen.
•    Célszerű kitérni az egyes kisebbségi álláspontokra is.
A határozati javaslat tartalmazza:
•    Az előterjesztő által javasolt döntési alternatívákat,
•    a megvalósításhoz szükséges anyagi eszközök megnevezését, és előteremtésük forrásait,
•    a képviselő-testület felé javasolt döntéstervezet világos megfogalmazását,
•    a végrehajtásért felelős személy vagy szerv megnevezését,
•    a döntés végrehajtási határidejének rögzítését.
Összefoglalva tehát, az írásos előterjesztésnek tartalmaznia kell:
•    a vonatkozó jogszabályi keretet (hátteret);
•    a tárgyalandó témában hozott korábbi testületi döntéseket és végrehajtásuk eredményét;
•    az adott téma alapos, tárgyilagos és tényszerű bemutatását;
•    más szervek esetleges eltérő véleményét, javaslatát;
•    a kisebbségi véleményeket;
•    a jegyző törvényességi észrevételét;
•    a döntési alternatívákat, azok várható hatásait, következményeit;
•    a határozati javaslatokat, szó szerinti megfogalmazásban
•    az egyes döntési alternatívák végrehajtásához szükséges anyagi forrásoknak, a felelős személyeknek és a határidőknek a megjelölését;
•    a szükséges aláírásokat és pecséteket, az előterjesztés készítésének dátumát.
A meghívandók köre
Az SZMSZ-ek határozzák meg a meghívandók körét, különbséget téve az ülés egész időtartamára és csak az egyes napirendi pontok tárgyalására szóló meghívás között.
A legtöbb SZMSZ értelmében a meghívotti státussal együtt jár a tanácskozási jog, de van olyan SZMSZ is mely ez alól kivételt tesz. (→különbség tanácskozási jogú és nem tanácskozási jogú meghívott között)
A képviselő-testület ülésére rendszerint kötelező jelleggel meg kell hívni:
•    a képviselőket,
•    a bizottságok nem képviselő tagjait,
•    a jegyzőt,
•    az illetékes rendőrkapitányt,
•    a település országgyűlési képviselőit,
•    a napirendi pontok előadóit,
•    az SZMSZ-ben nevesített civil szervezetek vezetőit,
•    akiket a polgármester, a bizottságok elnökei és a jegyző indokoltnak tart.
Ha a képviselő-testület olyan napirendi pontot tárgyal, amely érinti az önkormányzat által létrehozott társulást, akkor az ülésre, az adott napirendi pont tárgyalására meg kell hívni:
•    a társult önkormányzat polgármesterét,
•    a társulás képviselőit.
Az ülés összehívása: a meghívók és az előterjesztések kiküldése
Az Ötv. értelmében a képviselő-testület ülését a polgármester – akadályoztatása esetén – az alpolgármester, illetve mindkettőjük tartós távollétében az SZMSZ rendelkezései az irányadók a képviselő-testület ülésének összehívása és vezetése tekintetében.
A meghívó formája lehet írásos vagy szóbeli.
Az írásos meghívónak tartalmaznia kell:
•    az ülés helyét és idejét,
•    az egyes napirendek tárgyalásának kezdése időpontját,
•    a napirend címének és előadójának megnevezését,
•    a napirend tárgyalására meghívottak nevét, a meghívó keltezését,
•    a polgármester aláírását,
•    az önkormányzat pecsétlenyomatát.
A képviselő-testület rendes ülésének összehívása:
•    a munkatervben megjelölt időpontra és helyre kell összehívni
•    a polgármester a tervezett ülést a munkatervtől eltérő időpontra és helyre is összehívhatja
•    a meghívót 10(15) nappal előbb kell kézbesíteni (saját vagy postai kézbesítő által)
A képviselő-testület rendkívüli ülésének összehívása:
•    a polgármester az indítványban megjelölt helyre és időre is figyelemmel köteles összehívni
•    amennyiben lehetséges itt is alkalmazni kell az általános előírásokat (pl.: írásbeli meghívó, kézbesítés az ülést megelőzően legalább 5 nappal, ennél rövidebb határidő is lehetséges – legalább 24 óra!)
•    nincs szükség a rendkívüli ülés szabályainak alkalmazására, ha ezen időtartamon belül a képviselő-testület rendes ülést tart
•    A képviselő-testület ülését össze kell hívni a települési képviselők egynegyedének vagy a képviselő-testület bizottságának indítványára. Amennyiben ezen kötelezettségének a polgármester 15 napon belül nem tesz eleget, akkor az illetékes közigazgatási hivatal vezetője hívja össze a testület ülését.
•    Ugyancsak kötelező lesz a képviselő-testület ülését összehívni helyi népszavazás kezdeményezése esetén is.
•    Köteles továbbá a polgármester a testület ülését összehívni a munkatervben meghatározott esetekben, a képviselő-testület határozata alapján, valamint törvény által elrendelt ügy tárgyalására, ha a döntés meghozatala a képviselő-testület hatáskörébe tartozik.
Az ülés helye és nyilvánossága
A testület ülését – főszabályként – az önkormányzat székhelyére, a képviselő-testület tanácstermébe kell összehívni. Természetesen a képviselő-testület máshol, kihelyezett ülés keretében is tanácskozhat.
A képviselő-testületi ülések nyilvánossága az önkormányzati demokrácia egyik legfontosabb feltétele. (Az Ötv. Értelmében a helyi önkormányzat érvényre juttatja a népfelség elvét, helyi közügyekben demokratikus úton, széles körű nyilvánosságot teremtve kifejezi és megvalósítja a helyi közakaratot.)
A nyilvánosság elvének megfelelően a képviselő-testület ülésén az állampolgárok megjelenthetnek. A nyilvánosság csak a megjelenés jogát biztosítja, de nem ad jogot a felszólalásra, a vitába való bekapcsolódásra. A hallgatóság az ülésen általában csak a részére kijelölt helyen tartózkodhat, és a tanácskozást nem zavarhatja. Rendzavarás esetén az ülésvezető a rendzavarót kiutasíthatja az ülésteremből.
A képviselő-testület az ülésen megjelent állampolgárnak kérdezési vagy hozzászólási jogot biztosíthat.
A képviselő-testület csak a törvényben tételesen felsorolt esetekben tarthat, illetve rendelhet el zárt ülést.
Az Ötv. értelmében a képviselő-testület zárt ülést tart, ha az érintett nem egyezik bele a nyilvános tárgyalás tartásába:
•    választás, kinevezés, felmentés, vezetői megbízás adása, illetve visszavonása (személyi kérdések)
•    fegyelmi eljárás megindítása, fegyelmi büntetés kiszabása;
•    állásfoglalást igénylő személyi ügy tárgyalásakor.
A képviselő-testület zárt ülést tart:
•    önkormányzati hatósági,
•    összeférhetetlenségi,
•    kitüntetési ügy tárgyalásakor.
•    vagyonnyilatkozattal kapcsolatos kérdés tárgyalásakor
A képviselő-testület zárt ülést rendelhet el:
•    a vagyonával való rendelkezés,
•    az általa kiírt pályázat tárgyalásakor, ha a nyilvános tárgyalás üzleti érdeket sértene.
A zárt ülésre vonatkozó rendelkezések a bizottság ülésére is vonatkoznak.
Az ülés technikai feltételeinek biztosítása
•    az ülésterem tárgyalásra való alkalmassá tétele, illetve az erre való felkészítése;
•    a kiszolgáló helyiségek (ruhatár, büfé stb.) biztosítása;
•    a terem megfelelő fűtéséről, világításáról, hangosításáról, feldíszítéséről stb. való gondoskodás;
•    a tanácskozás hang- és képanyaga rögzítésének biztosítása.
Mindez a hivatal feladatát képezi.