Az utazási irodák szerződéseinek csoportosítása:

a.) Az iroda működési feltételeit biztosító szerződések
(iroda bérleti szerződése,
munkaszerződések az alkalmazottakkal,
adásvételi szerződések, stb.)

b.) Az iroda működése során kötött szerződések

• az árualap megteremtése érdekében

(közreműködőkkel, szolgáltatókkal)

• az árualap értékesítése érdekében
• közvetítőkkel / ügynökökkel
• utasokkal (ld. 9. fejezet)

Az utazási irodák szerződéskötéseinél a polgári jog szabályai az irányadóak, különös tekintettel a kötelmi jogra.
A szerződés két vagy több jogalanynak egybehangzó akaratnyilatkozata, amely rendszerint kölcsönös és egyenértékű, vagyoni jellegű szolgáltatási kötelezettség létrehozására irányul.

Tekintsük át, hogy az utazásszervezők milyen szerződéseket kötnek az egyes szolgáltatókkal:

a.) A beszerzési szerződések alapvető pontjai

A beszerzési szerződések egyes pontjai a szolgáltatások fajtájától függően jellegzetes tartalommal bírnak, de ezek mellett az alábbi főbb pontok minden szerződés szerves részét alkotják:

- a szerződő partnerek teljes neve és címe.

- a szerződés tárgya, ami lehet szállás, étkezés, program, közlekedés, idegenvezetés stb. Itt részletesen ki kell fejteni a szóban lévő szolgáltatást, mennyiség, minőség és a megvásárlási forma megjelölésével, pl. kontingensszerződés

- a szerződött szolgáltatás ára - több ártípus esetén lehet a szerződés mellékletében is, de ilyenkor szükséges rögzíteni, hogy a melléklet a szerződés elidegeníthetetlen részét képezi.

- szolgáltatói jutalékkal kapcsolatos megállapodások, (pl. jutalék nagysága, feltételek, amelyektől függően adják; elszámolásának módja), stb.

- a szolgáltatások nyújtásának és igénybevételének módozatai, azaz, megrendelések, visszaigazolások, módosítások, lemondások rendje

Leggyakoribb kikötések: a rendeléseket, visszaigazolásokat írásban kell megtenni, szóbeli rendeléseket, stb. írásban meg kell erősíteni.
Lemondásokat és módosításokat csak bizonyos határidőig fogadnak el a szolgáltatók költségmentesen. Ha az utazásszervező ezeket a határidőket nem tartja, be, a szolgáltatónak jogában áll "büntetést", azaz kötbért (pönálé) - mint azt a következőkben még kifejtjük - felszámítani.
Egyéni utasoknál a határidők rövidebbek 1 - 4 nap, csoportoknál lényegesen hosszabbak, pl. szálláshely kötbérmentes lemondása többnyire 15 - 30 nap közötti határidőkig lehetséges a tervezett érkezést megelőzően.

- fizetési feltételek és fizetési módozatok
Leggyakoribb feltételek: előre történő vagy utólagos fizetés kikötése, a módozatokat tekintve pedig - amióta a giro-rendszer általánossá vált - egyre inkább teret hódit az átutalással való fizetés a készpénzzel való fizetéssel szemben.

- szankciók az egyes megállapodott feltételek vagy határidők be nem tartása esetére.
Pl. késői szálláslemondás miatt első v. esetleg további éjszaka árának megfelelő kötbér kiszabása, fizetési késedelemnél a tartozás bizonyos százalékának megfelelő késedelmi kamat felszámítása.

- felelősség kérdése (a szerződő felek egymással, ill. az utassal szembeni felelőssége, továbbá az utas felelőssége a szolgáltatóval szemben, pl. károkozás esetén, teendők vis major esetén). Itt rögzítik többek között, hogy milyen felelősség és kártérítési kötelezettség terheli a szolgáltatót, ha valamilyen szolgáltatás elmarad vagy azt az utasok nem megfelelő minőségben kapják meg, milyen módon lehet ilyenkor az utasokat helyben kárpótolni.

- vitás kérdések rendezése, a vitás ügyek rendezésére jogosult bíróság megnevezése
Elsősorban a vitás ügyek békés, tárgyalásos úton való rendezését célozzák meg a felek. Ha ez nem hoz eredményt, a jogi út következik.

- a szerződés életbelépésének és felmondásának, illetve megszűnésének feltételei.
- a szerződés mellékleteinek felsorolása, ha vannak ilyenek
- keltezés
- a szerződő felek aláírása

b. A beszerzési szerződések speciális megállapodásai a különféle szolgáltatásoknál

• Szálláshelyek beszerzése során
• Lekérés igény szerint: ilyenkor valójában a két fél egy általános együttműködési szerződést köt, mely szerint a megrendelő a szolgáltatóhoz fordul igény esetén, a szolgáltató akkor ad szállást, ha éppen van szabad rendelkezésű férőhelye. Egyik fél sem szankcionálható, ha pl. az utazásszervező nem rendel, mert nincs igénye, vagy ha a szolgáltató nem tud visszaigazolni, mert nincs szabad helye. Ebben az együttműködési formában a kapcsolat elvi alapjait rögzítik, a szerződés zömében az előző pontban ismertetett kérdéseket rögzíti. Ilyen szerződés egyik fél számára sem jelent kockázatot, de rendszerint nem is tartalmaz jelentősebb árkedvezményeket.

• Kontingensszerződés: ilyenkor külön pont jelzi, hogy a szerződés tárgyát képező szálláshelyre a vevő egy bizonyos határidőig vagy akár határidő nélkül elővásárlási jogot szerez. Ha a jog határidőhöz kötött, annak lejártával a vevő minden szankció nélkül visszaadhatja a nem igényelt férőhelyeket, de amit megtart, arra meghatározott százalékban eladási garanciát ("töltési kötelezettséget") vállal, azaz fizetnie kell, ha a tényleges töltése nem éri el a megállapodott százalékértéket. Minél rövidebb a visszaadási határidő, annál magasabb a garanciális kötelezettség mértéke, mivel a vevőnek hosszabb elővásárlási időszak folyamán nagyobb az esélye az értékesítésre, míg az eladónak a rövidebb visszaadási határidővel kevesebb lehetősége marad más vásárlók felé történő értékesítéssel elkerülni egy esetleges veszteséget.

• Bérleti szerződés: Többnyire egy teljes objektum bérlésére állapodnak meg fix díj kikötésével. Ilyenkor a szolgáltató jelentős engedményt ad a napi árból, viszont az utazásszervező, azaz a bérbevevő a bérleti díjat minden körülmények között tartozik megfizetni, még akkor is, ha ténylegesen nem tudott hasznosítani semmit a férőhelyekből, tehát a teljes kockázat az övé. Ezt a szerződésformát akkor szabad alkalmazni, ha a vevő nagyon biztos abban, hogy a megfelelő kereslet megvan a leszerződött objektumra és a bérleti díjból jó értékesítési árat fog tudni kialakítani, amely kellően versenyképes lesz a piacon. Éppen a nagy engedményre való tekintettel rugalmasan alakíthatja eladási árait, pl. a szezonon kívül semmi vagy egészen minimális haszonkulcs alkalmazásával teheti vonzóvá a terméket, míg a szezonban "vastagon foghat" a ceruzája, mert így is meglesz a kellő érdeklődés és megveszik az utat magasabb áron is.

Ha ezt még kedvező árú közlekedéssel is össze lehet kapcsolni, bizton számíthat jó eredményre. Az elmondottakból már kiderülhetett, hogy ezt a formát is leginkább üdülőprogramokhoz szükséges zsinórtöltésre alkalmas szálláshelyek igénybevételéhez alkalmazzák, de gyakori megoldásként kötnek ilyen szerződést valamilyen nagyrendezvényre v. jelentős sporteseményre való beutaztatásnál is, ahol egyszerre nagy létszámú vendégkört kell azonos színvonalon elhelyezni.

• Étkezési szolgáltatások igénybevételére vonatkozó szerződéseknél van a legkevesebb eltérés az általánostól. Ezek a szerződések rendszerint rugalmas feltételeket tartalmaznak, fix kötöttség a volumen nagyságrendjére nemigen fordul elő, kivéve, ha a szerződés meghatározott konkrét üzletre vonatkozik és a szolgáltató a szerződés meghiúsulása esetén komoly veszteségeknek néz elébe (nagy létszámú kongresszusok étkeztetése). Inkább jellemzőek az étkezések lemondásával és a létszámmódosításokkal kapcsolatos különlegesen rugalmas feltételek.

• Közlekedési szolgáltatások esetén a felek több módon állapodhatnak meg:

• Ügynöki szerződést köthetnek a felek, amikor az utazásszervező a közlekedési vállalat - vasút, busztársaság, légiforgalmi cég - közlekedési jegyeit viszonteladóként árulja. Ilyenkor a viszonteladó szakképzett alkalmazottja állíthatja csak ki a közlekedési jegyeket.

• Charterszerződést köthetnek a felek egy teljes jármű, pl. repülőgép, autóbusz v. buszok, hajók vagy egy egész vonatszerelvény kibérlésére fix bérleti díj ellenében. A különbuszok bérlése mindennapos, pl. beutaztatásnál. Egyéb járművek bérlésénél leggyakrabban kongresszusok és más nagyrendezvények alkalmával van szükség erre a fajta szerződésre, míg a repülőgépbérlés a kiutaztatásnál fordul elő. Itt a bérbevevő utazásszervező maga határozhatja meg az útvonalat, a megállóhelyeket, ill. a megállások számát, természetesen hatósági engedélyek függvényében. Ennek a bérleti formának van a legnagyobb kockázata, de jó tervezés és szervezés esetén ennek van a legnagyobb hozama is. Repülőgépen, vonaton, hajón a fix bérleti díj - mint ahogy már másutt is láttuk - komoly árengedményt jelent a menetrendszerinti járatok ülőhelyeinek áraihoz képest, így az utazásszervező saját árpolitikájának és versenyhelyzetének függvényében kalkulálhatja az értékesítési árat.

• Programszolgáltatásokra vonatkozó szerződések

• A kulturális rendezvények jegyértékesítése

• A többféle szolgáltató közreműködését is igénylő programokra kötött szerződések Pl. egy lakodalmas program, ahol az étterem, a műsort bemutató együttes, a turistákat a helyszínre szállító közlekedési vállalat, mind külön – külön megkeresendő partnert jelentenek.

• Szerződések az idegenvezetésre. Magyarországon korábban a nagyobb idegenforgalmi vállalatok saját ú.n. belső idegenvezetői állománnyal rendelkeztek. Ma jellemző, hogy az idegenvezetők egyéni vállalkozóként, eseti megbízások alapján dolgoznak egy-egy cégnek.

c.) A gyakorlati életben igen sokszor előfordul, hogy a felek úgy kerülnek kapcsolatba
egymással, hogy az első pár alkalommal nincs is igen mód arra, hogy egy minden kérdést átfogó szerződésben állapodhassanak meg. Ilyenkor feltétlenül szükség van arra, hogy a legfontosabb pontokat, úgy, mint rendelési, létszámváltoztatási és kötbérmentes lemondási határidők, fizetési feltételek, fizetési formák, már az ajánlatokban és a visszaigazolás alkalmával írásban rögzítsék. Egy érdeklődésre adott ajánlat nyomán született rendeléssel, továbbá a rendelést elfogadó visszaigazolással tulajdonképpen már szerződés jött létre a felek között annak az egy ügyletnek a lebonyolítására. Ha ezekben nem ismertetik egymással üzleti feltételeiket és elvárásaikat, később nagyon sok vitának és esetenként anyagi veszteségeknek nézhetnek elébe. Leghasznosabb persze, ha amint lehet, megkötik az általános együttműködést szabályozó szerződést.

Az árualap értékesítése

Az utazási irodák a megszerzett csomagtúrák értékesítése érdekében vagy közvetlenül az utasokkal kötnek szerződést, vagy közvetítők útján juttatják el árualapjukat a vevőkhöz.
A közvetítők megbízási vagy bizományosi szerződés alapján végzik feladatukat.

„A megbízási szerződés alapján a megbízott köteles a rábízott ügyet ellátni.
Ha a megbízás teljesítéséhez szerződéskötésre van szükség, a megbízáshoz olyan alakszerűségek szükségesek, amilyeneket a jogszabály a megbízás alapjául kötendő szerződésre előír.”
Tehát a megbízott (az utazásközvetítő / ügynök) az utazási szerződést a túraszervező és az utas között hozza létre.
A megbízott a közvetítésért járó díjat igényelheti az utazásszervezőtől.
Számon kérhető: a gondos eljárás, de az eredmény produkálása nem.

A bizományosi szerződés a megbízásból eredő önállósult szerződéstípus.
Szereplők: megbízó, megbízott és akivel a szerződés létrejött.
A megbízott a megbízás alapján a saját nevében köt szerződést, de a megbízó javára.
Nem csak gazdasági kötelem, mint a megbízási szerződésnél, hanem erőteljes eredményfelelősségi elem is megjelenik.
Bizományosi díj jár a tevékenységért.
Az utasvédelem teszi szükségessé, hogy a hatályos jogszabályok értelmében, pl. a külföldi utazásszervező csomagtúráit egy magyarországi utazásközvetítő a hazai lakosság számára csak bizományosi szerződés keretében értékesítheti.

UTAZÁSI SZERZőDÉS

A 214/1996. Kormányrendelet az utazási és utazást közvetítő szerződésről

Az előző, a szervezett kiutaztatásról szóló fejezetben többször utaltunk erre a szerződésre.
Valójában az egyik legfontosabb szerződés, mely az utazási irodákban köttetik, mégpedig az iroda, mint eladó és az utas, mint vevő között.

A rendelet a Polgári Törvénykönyv 416. §-ban foglaltakra figyelemmel írja elő az utazási szerződések szabályozását.
Az utazási vállalkozó, aki megfelel a 213/1996. Kormányrendeletben előírtaknak, köteles a szerződésben meghatározott utazásból, szállásból, étkezésből, idegenvezetésből, kulturális programokból álló szolgáltatásokat teljesíteni, a másik fél, az utas pedig a részvételi díjat megfizetni.
Az utazási szerződésre vonatkozó rendelkezéseket megfelelően kell alkalmazni arra a szerződésre is, amelynek alapján az utazási vállalkozó díj ellenében az alábbi szolgáltatások közül legalább kettőnek a nyújtására vállal kötelezettséget:

• utazás,
• szállás,
• kapcsolódó szolgáltatások.

Utazási szerződés e rendelet szabályai szerint köthető. Ezektől a szabályoktól az utas hátrányára eltérő szerződési kikötés semmis, helyébe e rendelet rendelkezései lépnek.

Az utazási szerződést írásban kell megkötni és nyilvánosságra hozni. A nyilvánosságra hozás legjobb eszköze az iroda által kiadott programfüzet, vagyis egy tájékoztató, melynek egyértelműen tartalmaznia kell az alábbiakat:

• az utazási vállalkozó nevét, székhelyét a GKM EKH által történt nyilvántartásba vétel számát, telefonszámát és adószámát,
• az úticélt, az útvonalat, az indulás pontos helyét és időpontját és a jelentősebb tartózkodási helyeket,
• a szálláshely típusát, helyét, komfortfokozatát,
• a részvételi díj forintban meghatározott összegét, és hogy ez mely szolgáltatásokra nyújt fedezetet, a befizetendő előleget, a fennmaradó rész fizetési rendjét,
• az utasok szállításának eszközét (osztályokat, kabin, vagy hálóhelyeket),
• az étkezésekre vonatkozó tájékoztatást (kontinentális vagy svédasztalos, fél- vagy teljes panzió),
• a programokat, melyeket a részvételi díj tartalmaz,
• a fakultatív programokon való részvétel feltételeit,
• azt a legalacsonyabb létszámot, amely feltétele az utazás indításának, és a határidőt, ameddig az utazási iroda az utazásnak ez okból történő elmaradásáról az utast értesíteni köteles,
• a részvételi díjban szereplő biztosításokról, illetve amelyeket külön lehet megkötni,
• a vízumkötelezettséget, egészségügyi előírásokat,
• a célországban jellemző éghajlatra, életmódra, szokásokra vonatkozó ismereteket.

A programfüzetben leírtaktól az utazási iroda – kivételesen, indokolt esetben – térhet csak el, de ezt az utassal az utazási szerződésben vagy annak kiegészítésében az utassal közölni kell.
Az eddig felsorolt információk általában egy-egy út leírásánál szerepelnek a programfüzetben.

Nézzük meg, hogy magában az utazási szerződésben, mely a programfüzetben, általában az utolsó oldalon kerül kinyomtatásra melyek a legfontosabb paragrafusok.

• az utazási iroda neve, címe, nyilvántartási száma,
• milyen formában, hol melyik banknál vagy biztosítónál rendelkezett vagyoni biztosítékáról,
• az előleg mértéke, a fennmaradó összeg befizetési határideje,
• mindkét fél utazástól való elállásának, vagyis a lemondásnak feltételei,
• a meghirdetett részvételi díj változtatásának lehetőségei.

A részvételi díj befizetése

A jelentkezéskor az utas kifizeti az előleget, melynek mértéke a részvételi díj 40 %-a. Ettől eltérő összeg is lehet, ha az utazási irodának a partneriroda felé magasabb összegű a fizetési kötelezettsége.

A fennmaradó összeget az utazási iroda legkorábban az indulás előtt 30 nappal igényelheti, kivéve, ha a külföldi közreműködővel kötött szerződés miatt korábbi idő indokolt. Mind a korábbi fizetés, mind a magasabb előleg esetén az utasnak kiegészítő utazási szerződéssel kell tudomására hozni.
Természetesen eltérő az un. last minute utakra való jelentkezés, ahol az idő rövidsége miatt a teljes részvételi díj megfizetése kötelező.

A lemondás feltételei

Az iroda részéről

Az utazási vállalkozó legkésőbb az utazás megkezdése előtt 15 nappal elállhat az utazási szerződéstől, vagyis lemondhatja az utat, ha

• az utazást a szerződéskötéskor előre nem látható – az emberi életet és egészséget, illetve a vagyonbiztonságot veszélyeztető – külső körülmény veszélyezteti,
• a jelentkező létszáma a meghirdetett legalacsonyabb részvevőszámot nem éri el, feltéve, hogy ezt a jogát az utazási szerződésben kikötötte.

Ha az utazási vállalkozó az utazási szerződéstől eláll az utas jogai a következők:

• az eredetivel azonos értékű szolgáltatásra tarthat igényt, ha ennek díja magasabb a különbözet az utast terheli, ha alacsonyabb az utazási irodának vissza kell téríteni az eltérést.
• követelheti a teljes befizetett összeg azonnali visszafizetését az évi 20 % kamattal.

Az utas részéről

Az utas az utazás megkezdése előtt az utazási szerződéstől bármikor elállhat, vagyis lemondhatja utazását. Az előző pontban említetteken kívül

• ha a lemondását az utazás megkezdése előtt 35 nappal vagy az utazási szerződésben meghatározott határidőig jelenti be, az utazási vállalkozó nem igényelhet költségtérítést,
• 35 napon belüli lemondás esetén az utazási szerződésben meghatározott lemondási díj megfizetésére kötelezett, mely összeg sávosan emelkedik az utazás napjáig,
• ha a részvételi díj , az utazási szerződésben foglaltak szerint tartalmazza az un. útlemondási biztosítást, a felmerülő költségeket a biztosító viseli, általában a részvételi díj 80 % -áig, vagyis az utast a biztosítási díjon felül még a maradék 20 % is terheli.

A biztosításokról részletesen a Szervezett kiutaztatás anyagrészben olvashatnak.

A részvételi díj megváltoztatása

A meghirdetett részvételi díjat az utazási vállalkozó nem emelheti, kivéve, ha a díjemelés lehetőségéről az utazási szerződés rendelkezik.
A díj emelésére kizárólag akkor kerülhet sor, ha

• a közlekedési költségek nemzetközi egyezményen alapuló díjszabási vagy hatósági árváltozása,
• egyes szolgáltatókkal kapcsolatos adó, illeték, továbbá a szerződésekben szereplő deviza forintárfolyamának időközi változása történt.

A díjemelés okát az utassal írásban kell közölni.
A fent leírt okokból sem emelhető a részvételi díj az indulást megelőző 20 napon belül.

Egyéb fontos előírások

• A szerződésben vállalt szolgáltatások teljesítéséért az utazásszervező felel.
• Az utazási vállalkozó a közreműködőjének magatartásáért úgy felel, mintha maga járt volna el. Az utazásközvetítő az utazásszervező közreműködője.
• Ha az utazásközvetítő az utazási szerződést külföldi utazásszervező bizományosaként kötötte, az utazási szerződés megszegésével okozott kárért úgy felel, mint az utazásszervező.
• Ha az utazásszervező nem a szerződésben vállaltak szerint teljesít, köteles a díjat arányosan csökkenteni.
• Az utazásszervező nem köteles a részvételi díjat csökkenteni, ha az utas valamely szolgáltatást saját elhatározásból nem vette igénybe.
• Az utas köteles a hiba felfedezéséről haladéktalanul a kifogást megtenni a csoport idegenvezetőjének vagy a szolgáltató megbízottjának. Jegyzőkönyv felvétele szükséges.
• Az utazást közvetítő szerződés alapján az utazásközvetítő létrehozza az utazásszervező és az utas közötti utazási szerződést az utas által igényelt utazási szolgáltatásokra figyelemmel. Az utazást közvetítő ekkor a megbízottakra vonatkozó szabályok szerint jár el, a közvetítésért járó díjat az utazásszervezőtől igényelheti.