Könyvvezetés fogalma: (lásd 10. tétel)
Analitikus (részletező) és szintetikus (összevont) könyvelés: (lásd 10. tétel)
A gazdasági eseményeket idősorosan és számlasorosan is könyveljük. Az idősoros könyvelés különböző naplókban történik. A leggyakrabban használt naplók:
- a banknapló – a bankszámlákat érintő tételek
- a pénztárnapló – a pénztárakat érintő tételeket
- a bejövő számlák naplója – a szállító számlák adatait
- a kimenő számlák naplója – a vevő számlák adatait
- a vegyes naplók – az egyéb gazdasági eseményeket rögzítik
- a technikai (passzív) naplókat pedig nyitásra, zárásra használjuk
Számlasoros könyveléskor a főkönyvi számlák kartonjaira történik az adatok „felírása”.
A naplók és a kartonok között egyezőségnek kell lennie.
A főkönyvi számlalap (egy főkönyvi számlát érintő könyvelési tételeket tartalmazza) adatszerkezete:
Törzs adatok:
Főkönyvi szám, főkönyvi számla szövege, napló kód, nyitás dátuma
Forgalmi adatok:
Könyvelés dátuma, gazdasági esemény megnevezése, bizonylat száma és kelte, ellenszámla száma, tartozik illetve követel összeg
A napló (egy naplóhoz tartozó tételeket tartalmazó lista) adatszerkezete:
Törzs adatok:
Napló kód, napló megnevezése, nyitás dátuma
Forgalmi adatok (ugyan az mint a főkönyvi számlalapnál):
Könyvelés dátuma, gazdasági esemény megnevezése, bizonylat száma és kelte, ellenszámla száma, tartozik és követel összeg.
A főkönyvi kivonat (a főkönyvi számlák összesített forgalmát és egyenlegét bemutató lista) adatszerkezete:
- időszak
- főkönyvi számla száma és megnevezése
- halmozott tartozik és követel forgalom
- tartozik vagy követel egyenleg
A főkönyvi könyvelésben az összes mérleg (eszköz és forrás) és az összes eredményszámlát (költség, ráfordítás és bevétel) érintő gazdasági eseményt rögzítjük és ez alapján állítjuk össze a beszámolót.
A főkönyvi könyvelés inputjai:
- Feladások
Elsősorban analitikus rendszerekben könyvelt adatok átvételét jelenti. Abban az esetben, ha a könyvelés több elkülönült helyen történik, a feladás származhat másik főkönyvi rendszerből is. Egy főkönyvi rendszeren belüli feladás az év végi zárás során előállított következő évi nyitó tételek feladása is. - Automatikusan előállított tételek
Például számla, ellenszámla átvezetés, csoportos átvezetés (általában a programok az automatikusan előállított tételek esetén igénylik a könyvelő jóváhagyását). - Bizonylatok (ha azokat közvetlenül a főkönyvi rendszerben könyveljük)
A gazdasági eseményekről készült dokumentumok. A leggyakrabban előforduló bizonylatok:
- Számlák (vevő, szállító)
- Bank bizonylatok
- Pénztár bizonylatok
- Anyag felhasználási bizonylatok
- Raktár bevételi, kiadási bizonylat
- Bérszámfejtés
- Értékcsökkenés elszámolása
- Jegyzőkönyvek (pl. aktiválási, selejtezési)