A kettős könyvvitelt vezető vállalkozó a könyvviteli számlákból az általa választott időszakonként, de legalább a beszámoló elkészítését, valamint a más jogszabályokban előírt, a számviteli adatokon alapuló adatszolgáltatás teljesítését megelőzően, annak alátámasztására főkönyvi kivonatot köteles készíteni.
A főkönyvi kivonat a könyvelés számszaki ellenőrzését szolgálja, mivel tartalmazza az összes megnyitott számla halmozott Tartozik és Követel forgalmát, valamint egyenlegét.
A kettős könyvvitelt készítőknek a zárlati munkák elvégzését kötelezően csak egy alkalommal írja elő a számviteli törvény, de célszerűnek tűnik legalább negyedévente zárást készíteni.
A teljesség és a valódiság elvének érvényesítése érdekében évközi zárlati feladatok végrehajtása is indokolt.
A zárlat gyakoriságát a vállalkozónak kell meghatároznia.
Az év végi zárlat feladatait két részre lehet bontani. Az első fázisban a tárgyidőszak adatait kell teljessé tenni. A második fázis a mérleg fordulónapja és a mérlegkészítés napja között végbement események hatásának elszámolásából adódik, melynek hatására korrekciós tételeket kell könyvelni.
A havi zárlatoz sorolható feladatok:
o a befektetett eszközök állományváltozásainak elszámolása
o a vásárolt készletek állományváltozásainak elszámolása
o a saját termelésű készletek állományváltozásainak elszámolása
o az amortizációs politika szerint a terv szerinti écs elszámolása
o az áruszállításhoz, szolgáltatásnyújtáshoz kapcsolódó követelések nyilvántartásba vétele, elszámolása
o az adott előlegek elszámolása
o az áfával kapcsolatos elszámolások
o a személyi jellegű ráfordításokkal összefüggő elszámolások
A negyedéves zárlathoz sorolható feladatok:
o a havi zárlati feladatok végrehajtása
o a tárgyi eszközök és készletek között szükségesség vált átsorolások elszámolása
o szükség szerint a terven felüli écs összegének elszámolása
o a negyedév folyamán végrehajtott leltározáshoz kapcsolódó elszámolások
o a különböző bevallásokkal kapcsolatos elszámolások, az előállítási költség meghatározása
o a különböző bevallásokkal kapcsolatos elszámolások stb.
Az éves zárlathoz sorolható feladatok.
o a havi és a negyedéves zárlati feladatok végrehajtása
o a fordulónapi leltározáshoz kapcsolódó elszámolások
o a készletérték-különbözet elszámolása, felosztása
o a saját termelésű készletek utókalkulációinak elkészítése
o az időbeli elhatárolások elszámolása
o a behajthatatlan követelések elszámolása
o a költségszámlák zárása
o az eszköz- és forrásszámlák zárása stb.
Különböző korrekciós tételeket is el kell számolni a mérlegkészítést megelőzően.
Az egyszeres könyvvitelt vezető gazdálkodó a naplófőkönyvet vagy más, a számviteli törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást az általa választott időszakonként, de legalább az egyszerűsített beszámoló alátámasztásához, valamint a más jogszabályokban előírt, a számviteli adatokon alapuló adatszolgáltatáshoz köteles lezárni.
A könyvviteli zárlat az üzleti év a folyamatos könyvelés teljesség tétele érdekében végzett
- kiegészítő
- helyesbítő
- egyeztető
- összesítő
könyvelési munkák és a számlák technikai lezárása.
A könyvviteli zárlat gazdasági eseményei:
bevétel számlák zárása T 9. bevételek K 4. adózott eredmény
aktivált saját teljesítmények zárása T 5. aktivált saját teljesítmények K 4. adózott eredmény
költségszámlák zárása T 4. adózott eredmény K 5. költségek (8.)
ráfordítás számlák zárása T 4. adózott eredmény K 8. ráfordítások
tárgyévet terhelő t.adó elszámolása T 8. eredményt terhelő adók K 4. t.adó kötelezettség
eredménytartalék igénybe vétele T 4. eredménytartalék K 4. adózott eredmény
osztalék elszámolás T 4. adózott eredmény K 4. rövid lej. köt.
mérleg szerinti eredmény (nyereség) T 4. adózott eredmény K 4. mérleg sz. ered.
következő év (nyitás után) T 4. mérleg sz. eredmény K 4. eredménytartalék
Az üzleti év az az időtartam, amelyről a beszámolót kell készíteni. Időtartama általában megegyezik a naptári évvel, de bizonyos esetekben eltérhet:
- a külföldi székhelyű vállalkozás mo-i fióktelepénél, ha az a külföldi székhelyű vállalkozásnál is eltér
- a hitelintézetek, a pénzügyi vállalkozások, a biztosítóintézetek kivételével a külföldi anyavállalat konszolidálásba bevont leányvállalatánál, ezen leányvállalat leányvállalatánál, ha az a külföldi anyavállalatnál, illetve a külföldi anyavállalat összevont beszámolójánál is eltér
- az európai részvénytársaságnál, a hitelintézetnek, pénzügyi vállalkozásnak vagy biztosítóintézetnek minősülő európai részvénytársaság kivételével
Az üzleti év időtartama általában 12 hónap, de ettől eltérő lehet:
o az előtársasági időszak alatt
o az előtársasági időszakot követő első üzleti évben
o a mérlegfordulónap-változást megelőző üzleti évben
o az átalakuló társaságok esetében az átalakulás évében
o végelszámolás befejezését megelőző üzleti évben és
o felszámolás időszaka alatt
Az üzleti év mérlegfordulónapjának újabb megváltoztatására három, beszámolóval lezárt üzleti év után vagy az anyavállalat személyében bekövetkezett változás esetén van lehetőség.
A megváltoztatott mérlegfordulónappal készített éves beszámoló kiegészítő mellékletében be kell mutatni a mérleg és az eredmény-kimutatás adatai mellett az azokkal összehasonlítható bázisadatokat tartalmazó mérleget és eredmény-kimutatást is.
Az anyavállalat összevont éves beszámolóját az anyavállalat éves beszámolójának üzleti évéről kell elkészíteni.
A mérlegkészítés időpontja a mérleg egyes tételeihez kapcsolódóan meghatározott azon időpont, amely időpontig a megbízható és valós vagyoni helyzet bemutatásához szükséges értékelési feladatokat el lehet és el kell végezni.
A mérleg a vállalkozás vagyoni helyzetét egy adott időpontban mutatja. Ez az időpont a mérleg fordulónapja. Ebből következően a mérleg statikus vagyoni helyzetet kifejező okmány.
A mérlegkészítés napját a számviteli törvény nem írja elő, azt a vállalkozónak kell számviteli politikájában meghatároznia.
A fordulónap és a mérlegkészítés napja közötti időtartam szolgál azon számviteli feladatok végrehajtására, amelyek szükségesek a beszámoló elkészítéséhez.
Nem engedhető meg, hogy a fordulónap és a mérlegkészítés napja évenként változzon.
Követelmény, hogy a vállalkozó a beszámolóját évente azonos időpontra készítse el. Így a következetesség és a folytonosság számviteli elve is érvényesül.
Egy-egy beszámolási időszakot mindig mérleggel nyitunk és zárunk. A mérleg és a számlák kapcsolatából következik, hogy a főkönyvi számlákon nyitással kezdődik és zárással fejeződik fel be a könyvelés.
A főkönyvi számlák nyitása a nyitómérleg alapján történik. A nyitás során az eszköz- és forrásszámlákat nyitjuk meg a Nyitómérleg számlával szemben. A nyitás után szükséges lehet a rendező tételek könyvelésére is.
Ilyen tétel lehet pl. az, hogy a nyitást követően a mérleg szerinti eredményt az Eredménytartalék számlára vezetjük át.