A számviteli törvény előírja, hogy „A könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatóknak, bizonyíthatóknak kell lenniük.”
A beszámolóban foglalt tételeknek leltárral való alátámasztása az egyik garancia arra, hogy a mérlegben kimutatott eszközök és források a valóságban is léteznek.
A számviteli törvény nem a leltározásra, hanem a leltár készítésére tartalmaz kötelezettségeket, abból kiindulva, hogy lehetővé teszi a leltár készítését  a számviteli alapelveknek megfelelő, főkönyvi könyvelés adataival értékben egyező naprakész mennyiségi nyilvántartás alapján is.
Ha a vállalkozó a számviteli alapelveknek megfelelő mennyiségű nyilvántartást nem vezet, vagy e nyilvántartást nem folyamatosan vezeti, akkor a leltárba bekerülő adatok valódiságáról leltározással köteles meggyőződni, és az üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozó leltározást mennyiségi felvétellel, illetve csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél kell elvégeznie.
A számviteli törvény előírásai alapján a mérleget leltárral kell alátámasztani. A leltárt el lehet készíteni a folyamatosan, naprakészen vezetett nyilvántartások alapján, illetve a mennyiségi felvétellel végrehajtott leltározás során.
A leltározási szabályzat egy több éve szóló belső szabályzat, amelyet évente célszerű áttekinteni és a szükséges módosításokat azon átvezetni.
A leltározási szabályzat hatálya kiterjed minden, a vállalkozás tulajdonában és használatában lévő eszközre.
A leltár a mérleg alapja. A vállalkozás saját eszközeit és forrásait tartalmazza. A bérelt, kölcsönvett, eladott és még elszállítatlan eszközöket, a vállalkozásnál tárolt idegen tulajdonú eszközöket nem szabad a saját leltárban szerepeltetni.
A leltározás célja:

  • a mérleg valódiságának alátámasztása
  • a bizonylati fegyelem ellenőrzése, megszilárdítása, a könyvelés helyességének ellenőrzése
  • a tulajdon védelme
  • a vezetőség tájékoztatása

A leltározás mennyiségi felvétellel történik, ami az eszközök megszámlálásával megy végbe. A mennyiségi felvétel végrehajtható a nyilvántartásoktól függetlenül a nyilvántartással való utólagos összehasonlítással vagy a nyilvántartások alapján a leltárfelvétel alkalmával való összehasonlítással.
A vállalkozásnál az üzleti év végi leltározás fordulónapja december 31.
A leltárfelvétel befejezésének időpontjától számított 10 napon belül a leltározás adatait egyeztetni kell a könyvviteli nyilvántartásokkal és a jegyzőkönyvileg megállapított különbözetek okát az egyeztetéstől számított legkésőbb 20 napon belül ki kell vizsgálni.
A leltározásban részt vevő személyek feladatát és felelősségét a leltározási ütemterv írja elő, melyet a vezető hagy jóvá.

A leltározás rendje

1. A leltározás előkészítése

A leltározás előkészítése a leltározási ütemterv összeállításával és az utasítás kidolgozásával kezdődik. Az előkészítés során kell megteremteni a leltározási munkák végrehajtási feltételeit.
Elsősorban szervezési feladat, melynek során fel kell mérni és meg kell határozni az elvégzendő feladatokat, gondoskodni kell arról, hogy a feladat elvégzéséhez szükséges munkaerő és munkaeszközök rendelkezésre álljanak.
A vállalkozás vezetője jóváhagyja a leltározási ütemtervet.
A leltározási ütemterv tartalmazza:

  • a leltározási munkák irányításával megbízott vezető és a leltárellenőr megjelölését
  • a feladatok elvégzéséhez szükséges munkaeszközök biztosítását
  • az összehasonlító kimutatások elkészítésének határidejét
  • a leltározásra kerülő eszközök körét
  • a leltározás módját
  • a leltározás fordulónapját
  • a leltározásban érintett személyek és helyiségek megnevezését
  • a leltározásban résztvevő felelősök, a leltározók nevét

A leltári munkák helyszíni előkészítése során biztosítani kell a feleslegessé vált vagy a selejtezésre javasolt eszközök elkülönítését.
A leltározók részére az arra kijelölt személy módszertani felkészítést tart, amely során ismerteti a leltározás célját, a leltározási időszak konkrét feladatait, a leltározandó eszközök nyilvántartási rendjét…
A leltározás vezetője és a leltározók a leltározási feladatok végrehajtásáért, a leltárfelvételi adatok helyességéért felelősséggel tartoznak.
A leltározás és a leltár eredménye értékelésének helyességét a leltárellenőr ellenőrzi. 

2. A leltározás megszervezése

A leltározás gyors, sikeres lebonyolítása érdekében előzetesen fel kell mérni a leltározási feladatokat. A leltározási egységek a következők:

  • az iroda (immateriális javak, berendezések leltározása)
  • a személyi használatra kiadott tárgyi eszközök
  • a járművek és
  • a pénztár

A leltározás megszervezésére, előkészítésére és technikai lebonyolítására leltározó bizottság alakul. A leltározó bizottság 3-4 tagú, hatásköre a vállalkozásra kiterjed. A bizottság vezetőjét és tagjait a vállalkozás vezetője jelöli ki.

3. A leltározás lebonyolítása

Befektetett eszközök

Immateriális javak

A vállalkozás immateriális javak leltározását egyeztetéssel végzi. Legalább évente, a mérleg fordulónapjára vonatkozóan készít fordulónapos leltárt, mely a főkönyvben és az analitikus nyilvántartásban lévő értékek azonosítását és egyeztetését jelenti.
A leltározó feladata a dokumentáltság, bizonylatolás ellenőrzése is, valamint a nyilvántartások helyességének megállapítása.

Tárgyi eszközök

A vállalkozás tárgyi eszközök leltározását évente december 31-ei fordulónappal, de nem a fordulónapon mennyiségi felvétellel végzi.
A felvett leltár áttekinthetően, leltározási helyenként és ezen belül fajta, típus, méret, gyári szám és minőség részletezéssel tartalmazza az eszközökre vonatkozó jellemzőket.
A mennyiségi felvétel leltárfelvételi íveken történik, melynek adatai egyeztetésre kerülnek az analitikus nyilvántartással, vagyis az egyedi nyilvántartó kartonok adataival.
Az egyedi nyilvántartó kartonok adataiból egy összesítő kimutatás készül, melynek végösszege meg kell egyezzen a főkönyvben szereplő 12-15. Tárgyi eszközök számlacsoport megfelelő számláinak egyenlegével.

Beruházások

A tárgyi eszközök között szereplő beruházások leltározása egyeztetéssel történik.
Az analitikus nyilvántartásban szereplő adatok egyeztetésre kerülnek a főkönyvben szereplő 16. Beruházások számlacsoport számláinak egyenlegével.

Befektetett pénzügyi eszközök

A vállalkozás a befektetett pénzügyi eszközök között kimutatott részesedéseket és hitelviszonyt megtestesítő értékpapírokat a nyilvántartással való egyeztetés útján leltározza.
Ha a vállalkozás saját maga őrzi az értékpapírokat a leltározás módszere a mennyiségi leltárfelvétel, a nyilvántartásokkal történő utólagos egyeztetés.
A tőzsdén jegyzett, idegen helyen tárolt értékpapírokat a letéti igazolás és a nyilvántartások egyeztetésével leltározza.
Dematerializált értékpapírok esetén a leltározás csak egyeztetéssel biztosítható.

Forgóeszközök

Készletek

A vásárolt készletek készleteit, az azokban bekövetkezett változásokat a tulajdon megóvása, a termelés és értékesítés zavartalanságának biztosítása, a készletekről szükséges folyamatos információk érdekében célszerű folyamatosan és hézagmentesen követni az analitikában és a főkönyvi könyvelésben.
A vállalkozás a készletek leltározását mennyiségi felvétellel, majd a felvétel után a nyilvántartással történő utólagos egyeztetéssel és értékeléssel végzi.
A közvetített szolgáltatások és készletekre adott előlegek leltározása a nyilvántartással történő egyeztetéssel történik.
Az analitikus nyilvántartásban szereplő adatok egyeztetésre kerülnek a főkönyvben szereplő 21-22. anyagok, valamint 26-28. áruk számlacsoport számláinak egyenlegével.
A vállalkozás a saját termelésű készleteiről folyamatosan analitikát vezet és az analitikus nyilvántartások alapján könyveli ezen készletek állományváltozásait.
A vállalkozás utókalkulációt nem készít, költségeit csak az 5. számlaosztályban könyveli. A leltározás a nyilvántartással történő egyeztetéssel történik.
Az analitikus nyilvántartásban szereplő adatok egyeztetésre kerülnek a főkönyvben szereplő 23-25. saját termelésű készletek számlacsoport számláinak egyenlegével.

Követelések

A számviteli törvény előírásai alapján az éves beszámoló készítésekor olyan leltárt kell készíteni, amely adósonkénti részletezettségben tartalmazza a követeléseket a mérlegben szereplő csoportosításnak megfelelően. A követeléseket a leltár összeállítását megelőzően egyeztetéssel kell ellenőrizni.
A vevőkkel szembeni követelések esetében a számlák, valamint az egyenlegközlő levelek és azokra adott válaszok alapján történik az egyeztetés.
A hitelintézetekkel szembeni követelések esetében a mérleg fordulónapjára vonatkozó bankszámlakivonatok alapján történik az egyeztetés.
A munkavállalókkal szembeni követelések egyeztetését a vállalkozás az analitikus nyilvántartásoknak a könyvviteli számlákkal való összevetésével végzi.
Az adóhatósággal szembeni követelések egyeztetése az adóhatóságtól lekért folyószámla-kivonat, valamint a bevallások összehasonlítása alapján történik.

Értékpapírok

A vállalkozás a forgóeszközök között kimutatott részesedéseket és hitelviszonyt megtestesítő értékpapírokat a nyilvántartással való egyeztetés útján leltározza.
Ha a vállalkozás saját maga őrzi az értékpapírokat a leltározás módszere a mennyiséi leltárfelvétel, a nyilvántartásokkal történő utólagos egyeztetés.
A tőzsdén jegyezett, idegen helyen tárolt értékpapírokat szintén a letéti igazolás és a nyilvántartások egyeztetésével leltározza.
Dematerializált értékpapírok esetén a leltározás csak egyeztetéssel biztosítható.

Pénzeszközök

A vállalkozás a pénzeszközök leltározását minden évben december 31-ével egyeztetéssel végzi.
A forint- és valutapénztárakban lévő pénzkészletet valutanemenként a rovancsolás módszerével leltározza a vállalkozás.
Az év végi rovancsolásról készített jegyzőkönyvet a mérleg mellékleteként kell kezelni.
A pénzhelyettesítő eszközöket tényleges mennyiségi felvétellel leltározza a vállalkozás.
A leltározás tényét és végeredményét az analitikus nyilvántartásokban fel kell tünteni.
Az elszámolásra kiadott összegek leltározása egyeztetéssel történik.

Aktív időbeli elhatárolások

Leltárazásuk annyit jelent, hogy az elhatárolt költségeket, bevételeket igazoló bizonylatok, dokumentumok, valamint a segítségükkel végzett számítások alapján készített analitikus nyilvántartás adatai egyeztetésre kerülnek a főkönyvi nyilvántartás adataival.
Az analitikus nyilvántartásban szereplő adatok egyeztetésre kerülnek a főkönyvben szereplő 39. aktív időbeli elhatárolások számlacsoport számláinak egyenlegével.

Saját tőke

A vállalkozás a saját tőke elemeit egyeztetéssel leltározza évente december 31-ei fordulónappal.
Az analitikus nyilvántartásban szereplő adatok egyeztetésre kerülnek a főkönyvben szereplő 41. saját tőke számlacsoport számláinak egyenlegével.

Céltartalék

A várható kötelezettségekre, valamint a jövőbeni költségekre képzett céltartalék jogcímenként bemutatott értékét a vállalkozás az analitikus nyilvántartásban rögzíti.
Az analitikus nyilvántartásban szereplő adatok egyeztetésre kerülnek a főkönyvben szereplő 42. céltartalékok számlacsoport számláinak egyenlegével.

Kötelezettségek

A vállalkozás a kötelezettségek leltározását egyeztetéssel végzi. A számviteli törvény előírásai alapján az éves beszámoló elkészítésekor olyan leltárt kell készíteni, amely ügyfelenkénti részletezettségben tartalmazza a kötelezettségeket a mérlegben szereplő csoportosításnak megfelelően.
A kötelezettségeket a leltár összeállítását megelőzően egyeztetéssel kell ellenőrizni.
A szállítókkal szembeni tartozások esetében a számlák, valamint az egyenlegközlő levelek alapján történik az egyeztetés.
A hitelintézetekkel szembeni tartozás esetében a hitel- és kölcsönszerződések, valamint a mérleg fordulónapjára vonatkozó bankszámlakivonatok alapján történik az egyeztetés.
A munkavállalókkal szembeni tartozások egyeztetését az analitikus nyilvántartásoknak a könyvviteli számlákkal való összevetésével végzi a vállalkozás.
Az adóhatósággal szembeni tartozások egyeztetése az adóhatóságtól lekért folyószámla-kivonat, valamint a bevallások összehasonlítása alapján történik.
Az egyeztető levelek, a bankszámlakivonatok, az adófolyószámla-kivonat, az egyéb a könyvelés helyességét igazoló okmányok, valamint az analitikus nyilvántartások vizsgálata során, ha különbözetek mutatkoznak, a vállalkozás 30 napon belül rendezi, korrigálja azokat. A különbözetek értékét, okirat jegyzőkönyvbe rögzíti.
Az analitikus nyilvántartásban szereplő adatok egyeztetése kerülnek a főkönyvben szereplő 43-47. kötelezettségek számlacsoport számláinak egyenlegével.
Passzív időbeli elhatárolások
Az időbeli elhatárolások leltározása annyit jelent, hogy az elhatárolt költségeket, bevételeket igazoló bizonylatok, dokumentumok, valamint a segítségükkel végzett számítások alapján készített analitikus nyilvántartás adatai egyeztetésre kerülnek a főkönyvi nyilvántartás adataival.
Az analitikus nyilvántartásban szereplő adatok egyeztetésre kerülnek a főkönyvben szereplő 48. passzív időbeli elhatárolások számlacsoport számláinak egyenlegével.

4. A leltári adatok értékelése

A teljes körűnek minősülő eszköz és forrásleltárak mennyiségi adatait a vállalkozás folytatásának és az óvatosság, valamint az egyedi értékelés elvének szem előtt tartása mellett az eszközök és források értékelési szabályzatban leírtak szerint kell értékadatokkal kiegészíteni.

5. Hiányok, többletek rendezése

A leltárfelvétel időpontjától számított 30 napon belül a leltáradatokat a könyvelési nyilvántartások megfelelő eszköz-forrás adataival egyeztetni kell. Amennyiben a kétféle adat nem egyező, az eltérések tényét, okát ki kell deríteni, jegyzőkönyvbe kell foglalni és a felelősséget, annak mértékét is rögzítve kell az értékesítés megszüntetésének módjáról. A leltár ellenőrzött adataira kell a könyvelést helyesbíteni.

6. A leltározás lezárása

A leltározás és a leltározás ellenőrzésnek befejezése után a leltározásért felelős vezetőnek tömör összefoglaló jelentést kell írni az elvégzett munkáról.
Jellemezni kell a munka tervszerűségének fokát, kiemelve az egyes eszközöknél, forrásoknál tapasztalt eredményeket.
A leltározás szükséges bizonylatokat, a bizonylati rendre, bizonylati fegyelmre vonatkozó szabályzó szabályokat a számlarend mellékletét képező bizonylati szabályzat tartalmazza.
A leltározó által felvett adatokból:

  • helyiségleltárt
  • személyi leltárt

A leltárnak tartalmaznia kell:

  • a vállalkozás megnevezését
  • a leltár megjelölését
  • a leltározási hely megjelölését
  • a leltár fordulónapját
  • a leltározott eszközök és források, vagy azok csoportjainak meghatározását

A leltár készítője a leltárértékelést követően állapítja meg a hiányokat, illetve a többleteket, majd előkészíti a leltározásról szóló jegyzőkönyvet.
A leltározásról szóló jegyzőkönyv tartalmazza:

  • a leltározott helyiség eszközféleségeinek megnevezését
  • a leltározásban részt vettek nevét
  • a leltározás időtartamát
  • a kijelölt feladatok végrehajtását
  • a leltározásnál felhasznált leltárbizonylatok számát
  • a megállapított hiányok, többletek feltehető okait.

Az éves leltározási tevékenységről szóló jelentést a leltározási bizonylatokkal együtt kell tárolni és 10 évig meg kell őrizni.
A leltározás megtörténtét az analitikus nyilvántartásokban fel kell jegyezni.