Készletek a Számviteli törvény megfogalmazása szerint a vállalkozási tevékenységet közvetlenül vagy közvetve szolgáló olyan eszközök, amelyek a vállalkozási tevékenységet egy évnél rövidebb ideig szolgálják, rendszerint egyetlen tevékenységi folyamatban vesznek részt, és a tevékenység során változatlan állapotban maradnak. Főkönyvi nyilvántartásukra a 2. számlaosztály szolgál. A főkönyvben csak az érték adatokat, az analitikus nyilvántartásban egyéb adatokat is (pl. mennyiség) nyilvántartunk. (Harmadik nyilvántartási szintként a raktári nyilvántartást említhetjük, ahol csak a mennyiséget vezetjük.)
Az analitikus könyvelés célja a főkönyvi adatok alátámasztása mellett:
- a készlet szintek mennyiségének és/vagy értékének nyilvántartása,
- a készletváltozások nyomon követése,
- készletekkel kapcsolatos költségek nyilvántartása fajtánként, tárolási helyenként (raktáranként) és felhasználási helyenként (költséghelyenként, költségviselőnként).
A készletek csoportosítása:
- Vásárolt készletek:
- anyagok
- áruk
- alvállalkozói teljesítmények
- betétdíjas göngyölegek
- Saját termelésű készletek:
- állatok
- befejezetlen és félkész termékek
- késztermékek
A Számviteli törvény szerint:
A mérlegben a vásárolt készleteket beszerzési áron vagy átlagos (súlyozott) beszerzési áron, a saját előállítású készleteket előállítási költségen, illet utókalkuláció vagy norma szerint közvetlen önköltségen kell értékelni (kimutatni).
Az azonos fajtájú készletek között gyakori a keveredés. Ha különböző időpontokban eltérő áron történik a beszerzés, és a keveredés miatt az egyedi beszerzési ár nem megállapítható, kérdés, hogy a mérlegben melyik árat szerepeltessük.
Értékelési módszerként használhatjuk:
- Az átlagos (súlyozott) beszerzési árat (összes érték/összes mennyiség)
- FIFO (first in first out) módszer, amely azt feltételezi, hogy a beszerzés sorrendjében történik a felhasználás
- HIFO (highest in first out) módszer, amely szerint a legdrágább készleteket használjuk fel előbb. Az óvatosság elvének leginkább megfelelő értékelési forma.
- Elszámoló ár esetén a nyilvántartás fiktív áron történik, amelyhez a készletérték különbözet (eltérés a beszerzési ártól) is nyilván kell tartani.
A nyilvántartás lehet:
- A tárolás helye szerint:
- egy raktáras (egy készletféleség csak egy raktárban található)
- több raktáras (egy készletféleség több raktárban is megtalálható)
- Nyilvántartás módja szerint:
- egyedi (nagy értékű készletek esetén, pl. autó kereskedés)
- csoportos (azonos tulajdonságú kis értékű készletek esetén)
A nyilvántartást leltárral kell alátámasztani. Ez lehet folyamatos vagy forduló napi, mennyiségi felvétel vagy egyeztetés.
A bizonylatok a gazdasági eseményeket leíró okmányok.
A gazdasági eseményeket az alábbi módon csoportosíthatjuk:
- Készletállományt növeli:
- Beszerzés (számla /szállító/)
- STK raktárra vétele (raktári bevételezési jegy)
- Vevő visszáru (vevő jóváírás /visszáru bizonylat/)
- Visszavétel felhasználásból (raktár-bevételezési jegy)
- Átvétel más egységtől (átadás – átvételi bizonylat)
- Átvétel apportból (apport lista)
- Átminősítés tárgyi eszközből (átminősítési bizonylat)
- Leltári többlet (leltárfelvételi bizonylat)
- Készletállományt csökkenti:
- Értékesítés (számla /vevő/)
- Anyagfelhasználás (anyag felhasználási bizonylat)
- Szállítói visszáru (szállítói jóváírás /visszáru bizonylat/)
- Leltári hiány (leltárfelvételi bizonylat)
- Selejtezés (selejtezési jegyzőkönyv)
- Átadás apportba (apport lista)
- Átminősítés tárgyieszközzé (átminősítési bizonylat)
A rögzítendő adatok (a bizonylatok alapján):
- Törzsadatok: Ezeket a program automatikusan beírja vagy egy listáról kiválaszthatjuk. Természetesen a törzskarbantartás során a törzsadatokat fel kell vennünk.
- Cikktörzs: a készletféleségek adatait tartalmazó adatállomány (cikk kódja, megnevezése, minőségem típusa, mérete, vámtarifaszáma, maximális, minimális készletszint, ,,,)
- Partner törzs (lásd: pénzügyi analitika)
- Mennyiségi egység (kód, megnevezés)
- Mozgásnem (mozgásnem kódja, megnevezése)
- Számlarend (főkönyvi számla száma, megnevezése, naplókód)
- Tárolási helyre vonatkozó adatok (szervezeti egység kódja, neve, felelős személy neve, …)
- Forgalmi (tranzakciós) adatok:
- a bizonylat száma, kiállításának dátuma
- a forgalom (gazdasági esemény) dátuma
- mennyiségi adatok
- egységár (jöhet a törzsből is)
- érték
Kimutatások (lekérdezések):
- Törzslisták
- Készletnyilvántartó kartonok (forgalom, állomány)
- Szűrt vagy összevont kimutatások (mozgásnemenként, költséghelyenként, költségviselőnként)
- Feladás a főkönyv felé.