Eredeti okmány: Minden olyan irat, amelyik az ellenőrzött szerv működésével és gazdálkodásával kapcsolatosan az ellenőrzött szervnél vagy bármely külső szervnél keletkezett és alkalmas a vizsgált szervezettnél valamilyen tény bizonyítására.
Eredeti okmányt akkor kell csatolni, ha a felelős személlyel kapcsolatban bűncselekmény elkövetésének alapos gyanúja áll fenn, ha a felelős személlyel szemben kártérítési eljárást kell indítani és minden olyan esetben, amikor az okmányok között hamis vagy fiktív adatok találhatók.
Hitelesített másolat: Az eredeti okmányt teljes egészében tartalmazza. A „másolat” szó feltüntetése mellett meg kell jelölni, hogy kinek a részére készült, majd arra is utalni kell, hogy az okmány az eredetivel teljes egészében és szöveghűen megegyezik. A másolatot keltezéssel, hitelesítési záradékkal és az ellenőrzött szerv illetékes vezetőjének aláírásával, kell ellátni.
Hitelesített kivonat: Csak abban különbözik a hitelesített másolattól, hogy az eredeti iratot nem tartalmazza teljes terjedelmében, csupán azt a részét, amelyik a megállapítás bizonyítását szolgálja. Ilyenkor pontosan meg kell jelölni, hogy milyen eredeti okmányból készült a kivonat, annak mely részét tartalmazza, az eredeti okmány hol található, valamint a készítés dátumát.
Tanúsítvány: Olyan kimutatás, amely több eredeti okmányból a vizsgálat megállapításainak igazolásához, tanúsításához, alátámasztásához szükséges adatokat foglalja össze áttekinthető és rendszerezett módon.
Összesítő kimutatás: Fel kell tüntetni a tanúsítvány szót, továbbá azt, hogy a benne foglalt adatok mit tartalmaznak, és hogy milyen eredeti okmányokból származnak. A záradéka azt igazolja, hogy a tanúsítványban szereplő adatok a felsorolt okmányokban foglalt adatokkal megegyeznek. Rajta kell, hogy legyen a kiállítás időpontja és a hitelesítő aláírása is.
Közös jegyzőkönyv: Az ellenőrzési megállapítás bizonyítását szolgáló okmányt, amit az ellenőrzött szervezet dolgozója és az ellenőrzést végző személy együtt készít el. Olyan tényt tartalmazhat, amelyről addig bizonylat nem készült. Nem szerepelhet benne semmilyen vélemény, következtetés, de még javaslat sem. Tartalmaznia kell, hogy mikor, hol milyen ügyben, kiknek a jelenlétében készült, a közösen tapasztalt tények leírását, a jegyzőkönyv lezárását és a jelenlévők aláírását.
Fénykép, videofelvétel: Valamely feltárt hiányosság szemléletes bizonyítására alkalmazható.
A fénykép hátlapján az ellenőrzött szervezet illetékes dolgozója és a jelen lévő revizor aláírásukkal igazolják, hogy a fénykép mikor készült, mit ábrázol és kiknek a jelenlétében készítették.
Nyilatkozat: Az ellenőrzött szerv dolgozójának a vizsgálattal kapcsolatos olyan írásban foglalt kijelentése, amelyben valamely korábban történt tényállást közöl, vagy igazol. Fel kell tüntetni a nyilatkozott szövegen kívül, hogy milyen ügyben készült, továbbá a keltezését és a nyilatkozatot tevő aláírását, azonosító adatait. A nyilatkozat utólag megváltoztatható ill. visszavonható, ezért nem mindig teljes körű bizonyító eszköz.
Szakértői vélemény: Az ellenőrzésbe bevont szakértő által készített okmány. A szakértői vélemény a tényállást tartalmazó szakértői jelentésből és a szakértőnek az előbbiekre alapozott személyes véleményét rögzítő szakvéleményből áll. Fel kell tüntetni a készítés helyét és időpontját, valamint szerepelnie kell benne a szakértő aláírásának és bélyegzőlenyomatának is a bevezető részben.
Tanúvallomás: Az adóhatósági ellenőrzések egyik bizonyítási eszköze. Részletes szabályait az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló törvény rögzíti.
Emlékeztető: Valamely esemény eredményének vagy más tények rögzítésére használatos irat, mely készítőjének aláírásával a rögzítés időpontjának és helyének, a résztvevők körének feltüntetésével válik bizonyító erejűvé. Felépítése hasonló a jegyzőkönyvéhez.

A felelősség megállapításának logikai menete

Az ellenőr elsődleges feladata a tények pontos, részletes és mindenre kiterjedő feltárása.
Az ellenőrzésnek válaszolnia kell arra, hogy mi a cselekmény ténybeli alapja, és milyen bizonyítékok támasztják alá. Pontosan meg kell határoznia a vonatkozó jogszabályt, amelynek megsértéséről szó van. Meg kell jelölni, hogy kit terhel a felelőssé. Ha a mulasztás vagy cselekmény kárt okozott, a bekövetkezett kár összegét is meg kell határozni. A tények feltárása után minden esetben jegyzőkönyvet kell felvenni.
A jegyzőkönyvben az írásbeli megállapításoknak magukba kell foglalniuk az alábbi 4 elemet: