Az ellenőrzés munkaszakaszai

Az ellenőrzési tevékenység 6 egymásra épülő munkaszakaszból áll. Minden soron következő munkaszakasz eredményes teljesítésének elengedhetetlen előfeltétele, hogy jól hajtsák végre a megelőző munkaszakaszra eső tennivalókat.
Munkaszakaszok:

  • az ellenőrzés előkészítése,
  • felkészülés az ellenőrzésre,
  • helyszíni ellenőrzés,
  • az ellenőrzés megállapításainak írásba foglalása,
  • a megállapítások egyeztetése, minőségbiztosítás,
  • az ellenőrzések hasznosítása (realizálása)

Az ellenőrzés előkészítésének módszerei

Az ellenőrzés előkészítése tágabb értelemben az éves munkaterv összeállításával veszi kezdetét. A rövidebb időszakra készített ellenőrzési munkatervek tartalmazzák az utasításokat a vizsgálandó egységekre, az ellenőrzések céljára, feladataira vonatkozóan.
Az ellenőrzés előkészítése az ellenőrzési feladatot kialakító munkafázis, célja az ellenőrzés koncepciójának, céljainak kijelölése, mely az ellenőrzés tárgyára vonatkozó információgyűjtéssel kezdődik és az ellenőrzési program elkészítésével zárul.
Az ellenőrzés előkészítéséről az adott vállalkozás vezetője gondoskodik.
Az előkészítés folyamán meghatározzák az adott vizsgálat célját, valamint a cél eléréséhez szükséges ellenőrzési feladatokat és munkaszervezési tennivalókat.
Előkészítéssel kapcsolatos feladatok: az információ feltárása, adatok gyűjtése, rendszerezése, szükség esetén elővizsgálat megtartása, az ellenőrzési feladatok meghatározása, az ellenőrzési helyszínek kijelölése, az ellenőrzési módszerek, eszközök kiválasztása, az ellenőrök kijelölése, a megbízólevél kiadása.
Az első feladat a szükséges információk begyűjtése és rendszerezése. Az ellenőrzési célok és szempontok helyes kialakításához szükséges felmérni az ellenőrzendő szervezet működését, tevékenységét, a feladatok ellátását befolyásoló külső és belső feltételeket, tényezőket, a felhasználandó adatforrásokat és az azokból nyerhető hasznos információkat.
Az információk megszerzéséhez számos információforrás áll rendelkezésre: jogszabályok, saját anyagok, szabályzatok, közgyűlési, taggyűlési jegyzőkönyvek, határozatok, belső ellenőri jelentések, könyvvizsgálói dokumentációk, jelentések.
Mindezek figyelembevételével a vizsgálat előkészítése keretében:

  • fel kell mérni a vizsgált témát érintő követelményeket
  • meg kell ismerni a szervezet felépítését, erősségeit, gyenge pontjait
  • meg kell ismerni a szervezet vagy feladat beszámolási, elszámolási rendszerét
  • figyelembe kell venni az ellenőrzés megállapításainak hasznosítását.

Az ellenőrzés előkészítésének legfontosabb lépése az ellenőrzés céljának és feladatának meghatározása. A célok kijelölése azt jelenti, hogy meg kell határozni a vizsgálat fő irányát, azokat a területeket, amelyekre az ellenőrző munkát összpontosítani kell.
A célok meghatározásához szükséges a rendelkezésre álló információk feldolgozása, tehát össze kell gyűjteni és értékelni is kell minden olyan információt, amelynek a segítségével már meghatározható, hogy mit és milyen részletesen kell ellenőrizni.
Az előkészítés szakaszában kell elvégezni az ellenőrzendő egységek ill. az egyes területek kijelölését is.
Külső szakértő igénybevétele akkor indokolt, ha az ellenőrzendő feladat megállapításához ill. megítéléséhez különleges szakértelem szükséges, és azzal az ellenőr nem rendelkezik.
Az előkészítő szakaszhoz fűződik az ellenőrzéshez legalkalmasabb módszerek, eszközök kiválasztása, melynek során mérlegelni kell az ellenőrzési kockázatot.
Ha több ellenőr végzi az ellenőrzés, akkor meg kell oldani a feladatok elhatárolását, a munkamegosztást.

A konkrét ellenőrzési feladatok kialakítása

A követelmények szabják meg a konkrét ellenőrzési feladatok kialakítását. Az ellenőrzési feladatok megállapításával szemben két alapvető, lényeges követelményt kell támasztani: a rendszerezettséget és a feladatok realitását.
Rendszerezettség: Az előkészítés folyamán kijelölésre kerülő ellenőrzési témák egymással meghatározott viszonyban állnak, ezért az ellenőrzést végzők feladatait mindig ok-okozati összefüggésekre alapozva kell kialakítani.
Az ellenőrzés általános célja a gazdálkodásban ható tényezők feltárása a hatások alapján, melyek felismerhetők és számszerűsíthetők, tehát a rendszerezésnek a hatásokból kell kiindulnia.
Feladatok realitása: Az előkészítés nyomán a programban csak olyan szempontok kerülhetnek, amelyek valóban ellenőrizhetők és csak annyi feladatot szabad kijelölni, amennyire a rendelkezésre álló idő és ellenőri kapacitás figyelembevételével megalapozott választ lehet adni.

Az ellenőrzés kockázata

A rendelkezésre álló információkra alapozva mérlegelni kell az ellenőrzési kockázatot.
Kockázati tényezők lehetnek:

  • az ellenőrzött szabályozatlan ill. rosszul szerevezett működése, számviteli nyilvántartási rendszerének hiányosságai
  • az ellenőrzötteknél a pénzügyi kifizetések nagyságrendje, számossága
  • a belső ellenőrzés gyengesége
  • a korábban feltárt hibák, hiányosságok jellege

A kockázat mérlegelésével fel lehet készülni az ellenőrzési tévedések elhárítására, csökkentésére.

Az ellenőrzési program

Az előkészítési munkaszakasz végén elkészül az ellenőrzés programja. Az ellenőrzési program írásbeli dokumentum, amit az ellenőrző szervezet vezetője hagy jóvá.
A programban érvényre kell juttatni az ellenőrzendő terület sajátosságait is. A programban foglalt feladatokat logikai sorrendben, az ok-okozati kapcsolatokra figyelemmel rendszerbe foglalva szükséges megfogalmazni.
A program csak olyan feladatokat tartalmazzon, amelyek a rendelkezésre álló időben végrehajthatók. A programban rögzíteni kell a feladat-végrehajtás ütemezését, valamint ha az ellenőrzést több személy végzi, a munkamegosztást is.
Az előkészítés során próbavizsgálatot lehet elrendelni, ezzel a módszerrel válasz kapható arról, hogy az ellenőrzési cél teljesíthető-e.

Az ellenőrzési program tartalmi, formai kellékei

Szerkezetére általánosan jellemző a hármas tagolás.

  1. Bevezető rész: Az ellenőrzés témája, az ellenőrzendő szervezet megnevezése, az ellenőrzés célja, az ellenőrzendő időszak
  2. rész: Részletes ellenőrzési feladatok, szempontok
  3. rész: Az ellenőrzés módszere, végrehajtásának időszaka, helyszíni vizsgálatra kijelölt szervezetek megnevezése, ellenőr, szakértők megnevezése, végrehajtási szakaszainak ütemezése

Mellékletek is csatolhatók a programhoz. Pl: munkatáblák, tanúsítványminták, kérdőívek
Az ellenőröket munkájuk során köti a programfegyelem, vagyis attól önhatalmúan nem térhetnek el, ugyanakkor a program nem lehet merev, hanem a tapasztalatok ismeretében bővíthető ill. szűkíthető.

Az ütemterv

Az ütemterv a vizsgálatban részt vevők időbeosztása. Kijelöli a vizsgálat minden tagjának a részfeladatát és időütemezését. Az ütemtervet is rugalmasan kell kezelni, hiszen annak módosítása nemcsak a pótlólag kijelölt programpontok miatt, hanem más okokból is szükséges lehet. Pl.: valamelyik feladat vizsgálata több időt igényel.
Követelmény az ütemtervvel szemben, hogy az ellenőrzési részfeladatokat olyan idősorrendben tartalmazza, amely megteremti a részterületekkel kapcsolatos tapasztalatok, megállapítások egymásra épülését. Először azt az ellenőrzést kell elvégezni, amely egyben egy másik programpont vizsgálatához kiindulási alapként szolgálhat.

A megbízólevél

Az ellenőröket megbízólevéllel kell ellátni, mely az ellenőrzött szerv részére igazolja az ellenőr felhatalmazását, jogosultságát az ellenőrzés elvégzésére. A megbízólevél tartalmának összhangban kell lennie az ellenőrzési programmal.
Tartalma: Kiállító szervezet megnevezését, címét, a megbízólevél számát, a „Megbízólevél” megnevezését, az ellenőr nevét, beosztását, személyigazolvány számát, helyszín megnevezését, az ellenőrzés időszakát, az ellenőrzés tárgyának megjelölését, a megbízólevél érvényességi idejét, kiállítás keltét, jogosult aláírását és bélyegzőlenyomatát.
A kiadott megbízólevelekről indokolt nyilvántartást vezetni.