Az ellenőrzési munkaterv összeállítása

Az ellenőrző tevékenység megszervezésének tartalma két részre bontható:

  • Egy ellenőrzést végző szervezet v. személy meghatározott időszak alatt végzendő ellenőrzési tevékenységének rendszerbe foglalását. Ennek felelnek meg a meghatározott időszakokra készített munkatervek.
  • Egy-egy ellenőrzés végrehajtásának a megszervezését jelenti.

Az ellenőrzési tervek jóváhagyásával kijelölik, hogy mikor, hol és főbb vonalaiban mit kell ellenőrizni. Az ellenőrzési terv tehát olyan dokumentum, amely egy időszakra vonatkozóan rendszerbe foglaltan rögzíti az ellenőrzési feladatokat, a fontosság és a rendelkezésre álló ellenőrzési kapacitás mérlegelésével. Az ellenőrzési tervnek vannak az ellenőrzést végző szervezetre tartalmi elemei, formai kellékei és az ellenőrzési feladatok sajátosságaiból eredő egyedi vonásai. Az ellenőrzési tervek általában egy évre készülnek. Az ellenőrzési munkaterv a tervjavaslat összeállításával kezdődik, amelyet általában a belső ellenőr készít el. Az ellenőrzési tervjavaslat összeállításának első szakaszát az ellenőrzési kötelezettségek, az igények, az indokok számbavétele jelenti. Az igények felmérése, összegyűjtése céljából a tervkészítő megkeres a szervezeténél mindenkit, aki helyzeténél fogva hasznosíthatja az ellenőrzési tapasztalatait, és biztosíthatja az ellenőrzések hatékonyságát. A háttérin-formációk lehetnek:

  • A jogszabályokban előírt ellenőrzési kötelezettség
  • Az ellenőrzésre vonatkozó felkérések
  • Nemzetgazdasági folyamatokhoz kapcsolódó időszerű ellenőrzési feladatok
  • Az ellenőrző szerv vezetőjének igényei
  • Információk, közérdekű bejelentések
  • Az utóvizsgálatok szükségessége

A soron következő feladat az összegyűjtött igények, javaslatok rangsorolása, rendszerezése és szelektálása. A rangsorolást, vagyis azt, hogy az ellenőrzéseket milyen gyakorisággal kell ütemezni, jogszabályi előírások és a belső előírások határozzák meg.
A javasolt ellenőrzési feladatok fontossági sorrendbe állítását követően a kapcsolódó témák rendszerezésével, összevonásával megszüntethetők az átfedések. Ki kell jelölni, hogy mely feladatokat indokolt téma- és célellenőrzés keretében elvégezni. A szelektálásnál szempont lehet, ha az adott ellenőrzési feladat más ellenőrző szervezet munkatervében is szerepel. Az ellenőrzési feladatok, javaslatok rendezésével egyidejűleg számításba kell venni a végrehajtáshoz szükséges munkaidőt.

Az ellenőrzési terv tartalma

Az ellenőrzési munkaterv tartalmát, szerkezeti felépítését az ellenőri szervezetek önmaguk alakítják ki. Célszerű, ha az ellenőrző szervezetek megfogalmazzák a legfontosabb célokat, amelyeket a tervezett ellenőrzési feladatok végrehajtásánál érvényesíteni kívánnak. Az ellenőrzési munkatervben rögzíteni kell:

  • az ellenőrzés témáját, az ellenőrzendő feladatokat, az ellenőrzendő szervezet nevét, címét;
  • az egyes ellenőrzések típusának megnevezését
  • mire irányul, milyen fő szempontok szerint folytatandó az ellenőrzés
  • az ellenőrzés ütemezését és időtartamát;
  • az egyes ellenőrzések időtartamát, idejét.

Az operatív terv az ellenőrzési tervben megfogalmazottak végrehajtását fő folyamatában bontja, és részletesen tartalmazza az ellenőrzési feladatok egyes munkafázisait, határidőit, az ellenőrzésben résztvevők nevét, beosztását. A tervkészítésnél fontos, hogy számba vegyék az ellenőrzés várható közvetlen költségeit (szakértői díj, megbízási díj, napi díj, utazás- és szállásköltségek), és az erről készült kimutatást csatolják az ellenőrzési tervhez.

Az ellenőrzési terv humánpolitikai oldala

A tervkészítők feladata, hogy az ellenőrzési feladatok munkaidőigényét felmérjék és összevessék a rendelkezésre álló humán erőforrással. Számításba kell venni azok munkaigényességét. Ebben a feladatok bonyolultsága, egységek száma, elhelyezkedése játszanak szerepet, továbbá befolyásolja az ellenőrök szakmai felkészültsége, gyakorlata, helyismerete. Az ellenőrzési tervet úgy kell összeállítani, hogy szükség esetén soron kívüli, illetve a munkatervben eredetileg nem szereplő feladatok is végrehajthatók legyenek. Az egy főre számított teljesíthető ellenőri napok megállapításánál a naptári napokból le kell vonni a munkaszüneti és pihenőnapokat, valamint a fizetett ünnepek, a szabadságok miatt kieső időket, továbbá figyelembe kell venni a várható betegnapok számát, valamint a tartalék időt. Fontos követelmény, hogy az ellenőrzési munkaterv időszükséglete megegyezzen a munkaidőmérlegben számított időalappal. A munkaidőmérleg az ellenőrzési terv melléklete, annak szerves része.

Az ellenőrzési terv jóváhagyása

Az összeállított ellenőrzési tervjavaslatot az ellenőri szervek első számú vezetője hagyja jóvá.

Felkészülés az ellenőrzésre

Az ellenőrzésekre való felkészültség alapvető követelménye az iskolai végzettség, szakmai képzettség és a gyakorlati idő. Költségvetési ellenőri munkakört az a személy tölthet be, aki szakirányú felsőfokú végzettséggel és szakmai képesítéssel, továbbá az alkalmazást megelőzően költségvetési területen, pénzügyi vagy számviteli területen öt éves munkaviszonnyal rendelkezik. Az általános képzés, ismeretbővítés többnyire az ellenőri szervezet oktatási, továbbképzési rendszerében történik. Például az ellenőrzési feladatkörét érintő jogszabályok, értelmezések, módszertani, számítástechnikai stb. ismeretek bővítése, elsajátítása. Az ellenőrzés előkészítésének szerves része és egyben egyik célja az ellenőr felkészülése az ellenőrzés végrehajtására. Az előkészítő szakaszban folyó felkészülés egyénileg és konzultációval, az információk, a tapasztalatok megosztásával, azok kicserélésével folyhat. A felkészülés folyamán az ellenőrzés tartalmától függő sajátos szakmai, gazdasági és jogi anyagokat, vagyis a követelményeket kell konkrétan és részletesen megismerni. A konkrét vizsgálatra való felkészülés módszereihez általában a következők sorolhatók: a jogszabályok, vezetői utasítások előírásainak megismerése; egység belső szabályzatainak tanulmányozása; a szakirodalom tanulmányozása; a szakértőkkel való konzultálás; tapasztalatcsere; a korábbi ellenőrzések nyomán tett intézkedések esetleges hiányosságainak feltárása, megismerése. A konkrét vizsgálatokra való felkészülés időigénye függ az ellenőrzést végzők gyakorlati tapasztalataitól, szakképzettségétől, helyismeretétől és az ellenőrzési feladatok sajátosságától.