A vállalkozásoknál rendszeres a hivatalos kiküldetés, amely lehet belföldi és külföldi. A kiküldetésnek jelentős a költsége, ezért kiemelten kell vizsgálni, hogy az indokolt volt-e és a vállalkozás érdekében történt-e.
A belföldi kiküldetés bizonylatainak ellenőrzése:
A belföldi hivatalos kiküldetési utasítás lehet szabványosított vagy számítógéppel előállított nyomtatvány, amelyet indokolt szigorú számadás alá vonni. A nyomtatványt a belföldi hivatalos kiküldetések elrendelésére, valamint kiküldetési költségek elszámolására kell alkalmazni a mindenkor érvényes előírások (jelenleg kormányrendelet és az SZJA törvény) alapján. A belföldi kiküldetések elszámolásának ellenőrzésekor vizsgálni kell, hogy
- a kiküldetési utasítás tartalmazza-e
- a kiküldött(ek) adatait, a kiküldöttel együtt utazók adatait
- a kiküldetés helyét, idejét, célját, az igénybe vehető közlekedési eszközt
- az utalványozott előleg összegét, a kiadási bizonylat számát, az előleg nyilv.tartásba vételét
- a kiküldött(ek) és a engedélyező aláírását
- a költségelszámolási rész tartalmazza-e
- az indulás és az érkezés pontos adatait, az igénybevett közlekedési eszközt, a megtett km-t
- az utazási és a szállásköltségek összegeit, az egyéb felmerült költségeket (pl. fénymásolás)
- a napidíj elszámolását, a költségek összegzését, az úti előleg levonását
- a kiküldetés igazolását, aláírásokat, a mellékletek felsorolását.
Belföldi kiküldetéskor, saját gépjárművel történő utazás esetén, a kiküldetési rendelvényt szintén alkalmazni lehet a kiküldetés elrendelésére és a kiküldetési költségek elszámolására, a mindenkor érvényes jogszabályi és belső előírások alapján. A belföldi kiküldetés ellenőrzésénél mindig figyelembe kell venni a belső szabályozást, mert a vállalkozás sajátosságai miatt a vállalkozó jogosult a kiküldetéseket szabályozni.
A külföldi kiküldetés bizonylatainak ellenőrzése:
A külföldi hivatalos kiküldetés elrendelésére és a kapcsolatos költségek elszámolására ugyancsak van szabványosított kiküldetési rendelvény, de készíthető házilag is a vállalkozás belső szabályozásai alapján, amelyeket indokolt szigorú számadás alá vonni, mivel jelentős költségekkel járhatnak és visszaélésre adhatnak lehetőséget. A kiküldetés elszámolásának vizsgálata keretében ellenőrizni kell, hogy
- a kiküldetési utasítás megfelelően és pontosan tartalmazza-e
- a kiküldetésre vonatkozó rendelkezéseket, a felvett előlegeket (forintban, valutában)
- a visszafizetéseket
- a költségelszámolási rész pontosan tartalmazza-e
- az indulási, érkezési, határátlépési adatokat, a napidíj elszámolását (forintban, valutában)
- az adóelőleg elszámolását, a szállásköltség elszámolást (forintban, valutában)
- a dologi kiadások elszámolását valutában, a forintban felmerült dologi kiadásokat.
Külön kell vizsgálni az SZJA előleg levonásának és elszámolásának rendjét az adott időpontban érvényes szja törvény előírásai alapján.
Az útnyilvántartás bizonylatának ellenőrzése:
Gépkocsi útnyilvántartás vezetése esetén azt kell vizsgálni, hogy az pontosan tartalmazza-e a következőket:
- a vállalkozás nevét, címét, a gépkocsi forgalmi rendszámát, típusát, üzemanyagnormáját,
- a gépkocsi kilométerórájának állását használatba vételkor, a használattal kapcsolatos adatokat, időpontot, az utazás kiindulópontját és célját, az üzleti partner nevét, a megtett kilométert.
Az anyagkészlet-változás bizonylatainak ellenőrzése
A minőségátvevő vagy raktáros a megrendelt és leszállított anyagokat átvételkor, a szállítólevél vagy a számla alapján, elvégzi a kötelező ellenőrzést, hogy csak olyan anyag kerüljön a vállalkozás birtokába, amely az okmányokon szerepel. Ezt követi az anyagbevételezési bizonylat kitöltése.
A bevételezési bizonylattal kapcsolatban vizsgálandó, hogy az alábbi adatokat tartalmazza-e:
- a bizonylat sorszámát, a szállító megnevezését, a igénylő szervezeti egység megnevezését,
- a rendelés számát, a beszállított készlet egységárát, értékét
- a bevételezett készlet megnevezését, mennyiségét, mértékét, minősítését, műszaki jellemzőit
- a bizonylat kiállításának keltét és kiállítója nevét, az átvevő raktáros aláírását.
A készletkivételezési bizonylatokkal kapcsolatban vizsgálandó, hogy tartalmazza-e
- a kivételezési bizonylat sorszámát, a költségviselő megnevezését, a munkahely megjelölését
- a ténylegesen kivételezett anyag mennyiségét, egységárát, értékét
- a kiállító, az utalványozó, a kiadó, az átvevő, a könyvelő, az ellenőr aláírását
- a raktári nyilvántartás számát és a keltezést.
Az anyagkészlet-változás bizonylatait célszerű egy zárt időszakra teljes körűen végezni, hogy megbízható képet kapjunk az anyag- és készletváltozások elszámolásának megbízhatóságáról.
A saját termelésű készletek bizonylatainak ellenőrzése
A saját termelésű készletek közé tartoznak a számviteli törvény előírása szerint:
- a növendék, hízó és egyéb állatok
- a befejezetlen termelés, félkész termékek
- a késztermékek
A befejezetlen termelés bizonylatainak ellenőrzése:
A termelő vállalkozásoknál a megmunkálás alatt lévő, a vállalkozó termelőegységein belül további megmunkálásra váró termékek összessége. Általában a vállalkozás belső rendjétől függően csak év végén vételezik készletre. A készletre vétel bizonylata a felvett leltár. Ezzel kapcsolatosan azt kell vizsgálni, hogy egyrészt a felvett leltár teljes körű és megbízható-e, másrészt, hogy árazása, az érték megállapítása a számviteli törvény, illetve az értékelési szabályzat, az önköltségszámítási szabályzat előírásainak megfelelnek-e.
A félkész és késztermékek bizonylatainak ellenőrzése:
Félkész az a termék, amely a vállalkozónál egy teljes megmunkálási folyamaton keresztülment és félkész termékként raktárra vették, de kész-terméknek még nem minősíthető, mivel a vállalkozónál további műveleteket végeznek rajta. Készterméknek azt a terméket kell minősíteni, amely a vállalkozónál valamennyi megmunkálási folyamaton átment, megfelel a rá vonatkozó műszaki feltéteknek, és amelyet a megfelelő minőségi átvétel után raktárra vettek késztermékként. Vizsgálandó, hogy a bizonylatok pontosan tartalmazzák:
A bevételezéssel kapcsolatos bizonylatok:
- a termék megnevezését, azonosító számát, mennyiségét,
- a bevételezéssel kapcsolatos információkat,
- a kiállító, a bevételező, a raktári nyilvántartásba vevő aláírását,
- a keltezést.
A kivételezéssel kapcsolatos bizonylatok:
- a szervezeti egység megnevezését,
- az utalványozott termék megnevezését, azonosító számát, mennyiségét,
- a kiadott termék megnevezését, számát, mennyiségét, egységárát, értékét,
- a kiállító, az utalványozó, az átadó, az átvevő aláírását,
- keltezést.
A vizsgálatnál a próbaszerű vagy mintavételes ellenőrzéssel meg lehet állapítani, hogy a vállalkozás a kapcsolatos eseményeket megfelelő és elfogadható pontossággal végzi-e el, biztosítva a termelés-elszámolás megfelelő rendjét és a vagyonvédelmet.
A vegyes bizonylatok ellenőrzése:
A vállalkozás ügyvitelében jelentős szerepet töltenek be. Idesoroljuk azokat a bizonylatokat, amelyek a számviteli rendszerben a vegyes könyvelési tételek bizonylatait alkotják, pl. összesítő-, helyesbítő-, átvételezési bizonylatok, feladások, céltartalék képzés-, értékvesztés elszámolásának bizonylata, hitelezési veszteségek leírásának, a bérelszámolás és az adó elszámolásának bizonylatai.
E témakörben ellenőrizendő, hogy
- rendelkezik-e a vállalkozás Bizonylati Szabályzattal, vagy más rendelkezéssel, belső utasítással, előírással és az megfelelő-e, biztosítja-e a bizonylati rend és okmányfegyelem előírásait.
- Ellenőrizendő, hogy az ide tartozó bizonylatok megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek, és hogy minden gazdasági eseményről készült-e bizonylat.
- nem könyvelnek-e le tételeket bizonylat nélkül
- a bizonylatot aláírásra jogosult személy érvényesítette-e, aki a kapcsolatos gazdasági eseményről döntési jogosítvánnyal rendelkezik, és ez számára nem összeférhetetlen
- azon tételeket, amelyek a vagyonra, az eredményre jelentenek hatást
- e bizonylatok sorszámozása folyamatos-e.
A vegyes bizonylatokat a sűrű szúrópróba módszerével indokolt ellenőrizni.
A bizonylatok feldolgozásának és megőrzésének ellenőrzése
A bizonylatok feldolgozása során ellenőrizni kell a bizonylatokon feltüntetett információkat, adatokat. Vizsgálni kell tehát, hogy a feldolgozás keretében megjelölték-e azokat a könyvviteli számlákat és nyilvántartásokat, amelyekben az adatokat, információkat rögzíteni kell, továbbá a bizonylatot ellátták-e a feldolgozást végző személy kézjegyével. Megjelölték-e a feldolgozás megtörténtét és annak időpontját az egyeztetést és a visszakeresés segítő hivatkozásokkal. A feldolgozás során szükséges ellenőrizni: - az aláírások jogosultságát, - a bizonylat alaki, tartalmi és számszaki helyességét, - azt, hogy a feldolgozáshoz minden bizonylat időben megérkezett-e, - azt, hogy a bizonylatokkal kapcsolatos folyamatokba épített ellenőrzés teljes körűen végrehajtásra került-e.
Vizsgálandó továbbá, hogy szabályszerű-e a bizonylaton helytelenül bejegyzett adatok javítása, vagyis az eredeti bejegyzést úgy húzták-e át, hogy az olvasható maradjon, és a helyesbített adatokat az áthúzott szám fölé írták-e olvashatóan, továbbá a javító személynek szerepel-e az aláírása.
A javítás történhet az eredeti, hibás bizonylat érvénytelenítésével és új bizonylati kibocsátásával.
A bizonylatok, az analitikus nyilvántartások és a főkönyvi könyvelés adatainak ellenőrzési lehetőségét logikailag zárt rendszerrel szükséges biztosítani.
A kapcsolatos vizsgálatoknál az írásban rögzített módszert, mint követelményt lehet felhasználni.
A bizonylatok megőrzése
A bizonylatok megőrzéséről a vállalkozó a számviteli törvény előírásainak megfelelően köteles gondoskodni. A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, valamint más, e törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást, az ez utóbbiakat alátámasztó leltárt és a részletező nyilvántartást olvasható formában, valamint az adatok feldolgozásánál alkalmazott, működőképes állapotban tárolt számítógépes programot legalább 10 évig köteles megőrizni.
A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon kell megőrizni.
A folyószámláknál az elévülési idő a folyószámla megszűnésének időpontjával kezdődik.
A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzési kötelezettség.
A bizonylatok őrzésének ellenőrzése során vizsgálni kell azt is, hogy a bizonylatokat szállítás közben illetéktelenek nem tudják-e megtekinteni, azokat külső károsodás nem érte-e és nem cserélték-e ki.
A bizonylatok tartós őrzésének ellenőrzése során vizsgálni kell az irattározás szabályozott rendjét, annak megfelelő voltát, és maradéktalan betartását.
A kapcsolatos ellenőrzéseket szúrópróbaszerű módszerrel indokolt elvégezni.