Azt a tevékenységet, amellyel a tárgyidőszak könyvviteli elszámolását befejezik, s amelynek során a könyvvitlei adatokat a beszámoltatásra előkészítik, könyvviteli zárlatnak nevezzük.

Könyvviteli zárlat célja

  • a főkönyvi könyvelés adatainak teljessé tétele, az adatok helyességének ellenőrzése és az adatok megfelelő rendszerezése, összesítése
  • a beszámolás adatszolgáltatási igényeinek sokoldalú kielégítése, a főkönyvi számlák adattartalmának teljessé, ellenőrzötté és megfelelően csoportosítottá tétele

A vállalkozónak a keletkezett gazdasági műveleteket a kettős könyvvitel szabályai szerint zárt rendszerben kell feljegyeznie, rendszereznie, feldolgoznia.

Az egységes számlakeret négy-számlasoros számlaelméletre épül és a bruttó elszámolás elvén alapul. Az eszközök és források, a gazdasági események eredményre gyakorolt hatásának rendszerbe foglalásával teszi lehetővé a gazdálkodók könyvviteli rendjének kialakítását. A beszámoló elkészítéséhez szükséges információt szolgáltat.
A számviteli törvény a kettős könyvvezetést végzők körében a zárlati munkálatok elvégzését kötelezően csak egy alkalommal írja elő, a beszámoló elkészítését megelőzően. A gazdálkodó döntheti el, hogy havonta, negyedévente vagy csak év végén végzi el a zárlati feladatokat. Egy-egy időszak végén meglévő, naprakészre hozott adatok alapján kell a könyvviteli zárlatot végrehajtani.
A könyvviteli zárlat során időszakonként meg kell győződni a folyamatos könyvelés helyességéről (főkönyvi kivonat készítése, egyeztetések).
A kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó a könyvviteli számlákból az általa választott időszakonként, de legalább a beszámoló elkészítését megelőzően, annak alátámasztására főkönyvi kivonatot köteles készíteni.
A zárlathoz az üzleti év végén kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és a számlák technikai lezárása tartoznak (zárótételek után levonalazás és T-K forgalom egyeztetés).

A zárás során elvégzendő feladatok

  • a rendező tételek könyvelése
  • a könyvelés helyességének ellenőrzése
  • a záró tételek megszerkesztése

Az évközi folyamatos könyvelés alapján készített zárás még nem felel meg a számviteli törvény szerinti teljesség és valódiság elvének. Ennek oka, hogy nem tartalmazza azon gazdasági események hatását, melyek csak az üzleti évet követően merülnek fel és a számviteli törvény szerint, figyelembe kell őket venni az üzleti év vagyoni, jövedelmezőségi és pénzügyi helyzetének megítélésénél. Tehát az elvek érvényesítése érdekében évközi zárlati feladatok elvégzése indokolt.
Az éves beszámolót előkészíti a zárlat.

Az éves beszámoló elkészítése két fázisban történik

Első fázis: tartalma a tárgyidőszak gazdasági eseményeinek teljessé tétele, ellenőrzésének és összesítésének eredménye a főkönyvi kivonat összeállítása. A mérleg fordulónapjáig ill. az üzleti év lezárásáig tart.

Főkönyvi kivonat: a megnyitott, elővezetett főkönyvi számlák adatállományáról készített összesítő kimutatás. Tartalmazza az időszak során megnyitott és elővezetett főkönyvi számlák számát, megnevezését, T és K forgalmát, valamint T és K egyenlegét.
Második fázis: tartalmazza a mérleg fordulónapja és a mérlegkészítés napja között végbement gazdasági események és a piaci körülmények változásából eredő korrekciós könyvelési tételeket. A nyilvántartási értékét mérlegértékre kell helyesbíteni.

Zárlati könyvelési teendők

A havi és a negyedéves zárlati feladatokat tartalmazza az éves zárlat

A havi zárlathoz kapcsolódó feladatok

  • állományváltozások a befektetett eszközökben, vásárolt késztermékekben, saját termelésű készletekben és az értékpapírokban
  • az amortizációs politika szerint a terv szerinti écs elszámolása
  • az áruszállításoz, szolgáltatásnyújtáshoz kapcsolódó követelések nyilvántartásba vétele, elszámolása
  • az áruszállításhoz, szolgáltatás igénybevételéhez kapcsolódó kötelezettségek nyilvántartásba vétele, elszámolása
  • az adott előlegek elszámolása
  • az Áfa-val kapcsolatos elszámolások
  • a munkavállalókkal kapcsolatos elszámolások
  • a tagokkal kapcsolatos elszámolások
  • a személyi jellegű ráfordításokkal összefüggő elszámolások
  • pénzeszközökkel kapcsolatos elszámolások
  • bevallásokkal kapcsolatos elszámolások

A negyedéves zárlathoz kapcsolódó feladatok

  • havi zárlati feladatok végrehajtása
  • tárgyi eszközök és készletek között szükségessé vált átsorolások elszámolása
  • az amortizációs politika szerint a terv szerinti écs elszámolása, ha az nem havi gyakorisággal történik
  • szükség szerint a terven felüli écs összegének elszámolása
  • a negyedév folyamán végrehajtott leltározáshoz kapcsolódó elszámolások
  • a vásárolt készletekhez kapcsolódóan a beérkezett, de nem számlázott szállítások elszámolása
  • a saját termelésű készletekkel kapcsolatos elszámolások, az előállítási költség meghatározása
  • különböző bevallásokkal kapcsolatos elszámolások

Az éves zárlat kapcsán elszámolandó tételek

  • a havi és negyedéves zárlati feladatok végrehajtása
  • a fordulónapi leltározáshoz kapcsolódó elszámolások
  • a készlet- és a költségszámlák korrigálása, ha a vállalkozó nem folyamatosan vezeti a készletszámlákat
  • a készletérték különbözetek elszámolása, felosztása
  • a befejezetlen termelés, a félkész termékek év végi állományának megállapítása és elszámolása
  • a saját termelésű készletek utókalkulációinak elkészítése, a szükséges helyesbítések végrehajtása
  • az időbeli elhatárolások elszámolása
  • az eszközök és a kötelezettségek minősítése a lekötési idő, a lejárat alapján és a szükséges átsorolások elvégzése
  • a behajthatatlan követelések elszámolása
  • a főkönyvi és az analitikus nyilvántartások egyeztetése
  • a költségszámlák zárása (átvezetés a 8-as szlára, közben használjuk az 59-es szlát; összktg-es esetén 58 kivétel)
  • eredményszámlák zárása, átvezetése az évi eredményszámlára (a 8-asok, 9-esek és az 58-as átvezetése 493-ra)
  • az eszköz- és forrásszámlák zárása stb.

A mérlegkészítést megelőzően elszámolásra kerülő korrekciós tételek

  • az immateriális javak, tárgyi eszközök terven felüli écs-nek (piaci érték alakulása miatt) és visszaírásának elszámolása
  • az értékpapírok, részesedések, készletek, követelések, devizakészletek értékvesztéseinek és visszaírásainak elszámolása
  • a hosszú lejáratú követelések és kötelezettségek következő évi törlesztő-részletének átsorolása
  • az értékhelyesbítések állományba vétele
  • a céltartalék képzése
  • a devizás tételek értékelése
  • az adózás előtti eredmény felosztása

Az üzleti év az az időtartam, amelyről a beszámolót kell készíteni, 12 hónapból áll.
A mérleg a vállalkozás vagyoni helyzetét egy adott időpontban mutatja. Ez az időpont a mérleg fordulónapja. Ebből következően a mérleg statikus vagyoni helyzetet kifejező okmány.
A mérlegkészítés időpontja a mérleg egyes tételeihez kapcsolódóan meghatározott azon időpont, amely időpontig a megbízható és valós vagyoni helyzet bemutatásához szükséges értékelési feladatokat el lehet és el kell végezni. A mérlegkészítés napját a vállalkozónak kell a számviteli politikájában meghatároznia. A fordulónap és a mérlegkészítés napja közötti időtartam szolgál a beszámoló elkészítéséhez.
A vállalkozó beszámolóját évente azonos időpontra készíti el. Ez esetben a teljesség elve mellett a következetesség és a folytonosság számviteli elvek is érvényesülnek.

A zárás technikája

A bevétel- és ráfordításszámlák összevezetésére, az adózott eredmény elszámolására a mérleg szerinti eredmény megállapítására a 493. adózott eredmény elszámolása számla szolgál. Az ide átvezetendő ráfordításszámlák eltérőek attól függően, hogy a gazdálkodó melyik eredmény megállapítási módszert választotta.
Az egyes számlaosztályok zárását technikai számla közbeiktatásával indokolt elszámolni