Okmányok, nyilvántartások ellenőrzése

  • Kiszállítás helye szerint külső és belső
  • Rendeltetés szerint más szervekkel közös események, saját dolgozókkal
  • Fokozat szerint alap és feldolgozott

Ellenőrzés típusai: alaki és tartalmi

Okmányok egy része szigorú számadás alá vont másik része pedig nem.

A bizonylati rend, okmányfegyelem ellenőrzése

A bizonylati rendre, a bizonylati fegyelemre vonatkozóan a számviteli törvény előírja, hogy a gazdasági műveletekről, eseményekről bizonylatot kell kiállítani. A bizonylatok adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. A nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet hiba esetén előírás szerint javítottak.

Minden gazdasági eseményt bizonylatolni, az alakiságot és a tartalmat vizsgálni kell.

  • A javítás szabályszerű legyen
  • Eseménnyel egy időben állítsák ki
  • Felelős személyek írják alá
  • Megfelelő ideig látszódjon a számlán az írás
  • Számítástechnikai rendszer ellenőrzése

A vállalkozásoknál fontos a bizonylatok rendjének kialakítása, szabályozása. Ezzel kapcsolatosan először is ellenőrizni kell, hogy

  • a vállalkozó valamilyen írott formában szabályozta-e a használatos bizonylatok rendjét (önálló szabályzatban, utasításban stb.)
  • a kialakított, illetve kialakult rendszer megfelel-e a számviteli törvény és más jogszabályok előírásainak, a vállalkozás igényeinek, a vagyonvédelmi és a titoktartási követelményeknek

A bizonylati rend és a bizonylati fegyelem ellenőrzésénél tehát a fő szempont nemcsak az önálló szabályzat megléte, hanem a kialakított rendszer szervezettsége és megbízhatósága is.

Számviteli bizonylat: minden olyan irat, okmány, amely valamilyen gazdasági esemény megtörténtét hivatalosan, hitelesen igazolja (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat).
Bizonylati elv: könyvelni csak bizonylat alapján szabad.
Bizonylati fegyelem: minden gazdasági eseményről, amely az eszközök vagy a források állományát, összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani.

Ellenőrizendő, hogy az egyéb gazdasági műveletek, eredmények bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után legalább negyedévente a könyvekben rögzítették-e.

A bizonylatok fogalma

A számviteli törvény egyik fontos követelménye, hogy a könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplő tételek valóságosak és mind a vállalkozás, mind a kívülállók részére is bizonyíthatóak legyenek, vagyis megfeleljenek a valódiság elvének.
A számviteli bizonylat minden olyan, a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, számlát helyettesítő okmány, szerződés, megállapodás, stb.), amelyet gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely rendelkezik az e törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel.
A számviteli bizonylat

  • adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie
  • a bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tartani
  • a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, magyar nyelven kell kiállítani.

Bizonylatnak minősül tehát minden olyan okmány, kimutatás feljegyzés, illetve bármely technikai eljárással készített adathordozó, amelyet nyilvántartásokban való rögzítés céljából állítottak ki. Továbbá azok, amelyeket a rögzített adatok ellenőrzésére, állományok megállapítására állítottak ki, és amelyek a gazdasági műveletek, események megtörténtét, hatásuk értékét, mennyiségi és minőségi adataikat hitelt érdemlően igazolják.

A bizonylatok alaki és tartalmi követelményeinek ellenőrzése

A bizonylatokat a gazdasági műveletek, események megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtörténtének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani. Az ellenőrzések során erre különös gondot kell fordítani, mert az utólag kiállított bizonylat alapvető hibákat tartalmazhat, így nem felelhet meg az okmányszerűség követelménynek, következésképpen kétségessé teszi a beszámoló, egyben a gazdasági esemény valódiságát.
A bizonylatok alaki és tartalmi követelményei a számviteli törvény meghatározása szerint:

  • a bizonylat megnevezése és sorszáma, a bizonylatot kiállító gazdálkodó megjelölése
  • a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása, a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az étvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása
  • a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell
  • a gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági műveletet okozta változások mennyiségi, minőségi és értékbeni adatai
  • külső bizonylat esetén a bizonylatot kiállító gazdálkodó neve, címe
  • a bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik
  • a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás
  • a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása
  • továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír.

A vállalkozások bizonylatainak vizsgálatánál az alaki és tartalmi követelmények általános ellenőrzésén belül kiemelt gondot kell fordítani a bizonylatot kiállító, illetve a gazdasági műveletet elrendelő és végrehajtó személy megjelölésére, valamint a független ellenőr aláírására, mert ezek olyan kellékek, amelyek bizonyító erővel támasztják alá a gazdasági esemény valódiságát.
A bizonylatok szabályszerűségéhez tartozik, hogy a bizonylatokon az adatok időtállóságát biztosítani kell.

A szigorú számadású kötelezettség alá vont bizonylatok, nyomtatványok ellenőrzése

A szigorú számadás alá vonandó bizonylatokat a számviteli törvény szabályozza, amely szerint:

  • a készpénz kezeléséhez, illetve más jogszabályban meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat, továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmaz, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni
  • a szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli
  • a szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetnie, amely biztosítja azok elszámoltatását.

A visszaélések, szabálytalanságok megakadályozása érdekében kiemelten kell ellenőrizni az ilyen nyomtatványok felhasználását. A kapcsolatos vizsgálatoknak ki kell terjednie arra, hogy a szigorú számadási kötelezettség alá vont bizonylatok, nyomtatványok készleteiről és felhasználásáról olyan nyilvántartást vezetnek-e, amelyből megállapítható a beszerzett mennyiség, a mindenkori készlet, a felhasználó szerv, a felhasznált mennyiség és a felhasználás időpontja. Az ide sorolt bizonylatokról, nyomtatványokról a felhasználtakat el kell számolni. Meg kell győződni, hogy a szigorú számadás alá vont bizonylatok, nyomtatványok átadása és átvétele csak elismervény ellenében történik-e. az ellenőrzés keretében vizsgálni kell egyrészt a nyomtatványok kezelésének, őrzésének rendjét, annak betartását, másrészt a felhasználóknál a kezelést, az elszámoltatást, továbbá e bizonylatok alaki és tartalmi követelményeinek betartását.
A szabályozottságot lehetőleg teljes körűen, a felhasználásokat a sűrű próba módszerével célszerű vizsgálni az esetleges visszaélések, vagy azok lehetőségének felderítése érdekében. Ellenőrzését a munkafolyamatba épített ellenőrzés rendszerében indokolt megszervezni, de a vezetői ellenőrzés rendszeres feladatai közé is be kell sorolni.

A bejövő és kimenő számlák ellenőrzése

A bejövő számlák esetében meg kell vizsgálni, hogy a beérkezés napján iktatták-e a számlákat. Ellenőrizendő, hogy a beérkező számlákat az iktatás után és a kiegyenlítés előtt átadták-e felülvizsgálatra, elfogadásra az erre illetékes szervezetnek vagy személynek. Vizsgálati feladat továbbá, hogy az elfogadott és igazolt számlákat megfelelő időben adják-e át a gazdasági (pénzügyi) szervezetnek, a kifizetésre (átutalásra) jogosultnak, ott a számlákat alaki követelményei, tartalma szempontjából felülvizsgálták-e.
A kimenő számlák kapcsán vizsgálni kell, hogy a teljesítés napjával minden termékértékesítésről és szolgáltatásnyújtásról kibocsátják-e a számlát. Vizsgálandó, hogy igazolt okmányok (szállítólevél stb.) alapján állították-e ki a számlát, a számlák sorszáma hézagmentes-e, a számlák megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek, megtörténik-e valamennyi számla elszámolása, lekönyvelése.

Selejtezés bizonylatainak ellenőrzése

A vállalkozásoknál rendszeres, hogy a tárgyi eszközök és készletek valamilyen esemény (pl. elemi kár) következtében rendeltetésüknek tovább már nem felelnek meg, illetve nem használhatók fel, ezért le kell őket selejtezni. A selejtezésről hitelt érdemlő bizonylatot, - selejtezési jegyzőkönyvet - kell készíteni. Elkészítéséhez rendelkezésre állnak különböző szabványnyomtatványok, de megfelelő bizonylat készíthető házilag, számítógéppel is. 
A bizonylat tartalmának ellenőrzése keretében vizsgálni kell, hogy a bizonylat legalább tartalmazza:

  • a selejtezési bizonylat nyilvántartási számát, a telephely, raktár, üzem megnevezését, címét
  • a kiselejtezett tárgyieszköz készlet megnevezését, a selejté válás okát
  • a kiselejtezett eszköz mennyiségét és egységárát, , nyilvántartás szerinti értékét
  • tárgyi eszköznél a bruttó értéket, a kiselejtezés időpontjáig elszámolt écs-t és nettó értéket
  • a kiszerelhető használható alkatrészeket és azok piaci értékét, a keletkezett hulladék piaci ért.-ét
  • a hulladék hasznosításának módját, a selejtesési bizottság jelenlévő tagjainak neve, beosztása, aláírása, a selejtezést jóváhagyó vezető aláírását és a keltezést.

A selejtezési jegyzőkönyv elkészítésére is érvényesek a jegyzőkönyvre vonatkozó alaki és tartalmi követelmények. Ellenőrizendő továbbá, hogy a selejteséi bizonylatot kitöltés, elkészítés után szigorú számadás alá vonták-e, mert jelentős nagyságú vagyonváltozást tartalmazhat, és a vagyonvédelemmel szoros kapcsolatban áll.
A selejtezések ellenőrzésekor vizsgálni kell azt is, hogy

  • az elkészített jegyzőkönyv megfelel-e a bizonylatokkal szembeni alaki és tartalmi követelményeknek, a selejtezési bizottság összetétele szakmailag megfelelő felkészültségű-e
  • a bizottság tagjai ténylegesen jelen voltak-e a selejtezésnél,
  • a bizonylatban szereplő tételek léteztek-e,
  • a maradvány – hulladék – hasznosításáról intézkedtek-e, az esetleges megsemmisítés valóban megtörtént-e, a keletkezett hulladék nem környezetszennyező-e
  • és a kiselejtezett eszközöket a könyvekből kivezették-e.

A selejtezési okmányokat a tételes ellenőrzés módszerével indokolt végrehajtani.

Az üzembehelyezési bizonylatok ellenőrzése

A tárgyi eszközök beszerzése, létesítése, a meglévők értéknövelő beruházásai és a felújítások aktiválásának bizonylatait a belső ellenőrzés rendszerében fontos ellenőrizni, mert a vagyont és az eredményt érintik. A TE-ök beszerzését, létesítését és felújításokat elsődlegesen a beruházások között nyilvántartásba kell venni, és ott nyilvántartani mindaddig, amíg nem történik meg az üzembe helyezés, használatba vétel. Vizsgálni kell, hogy az üzembe helyezést bizonylat alapján számolták-e el, és a bizonylatban legalább a következő adatok szerepelnek:

  • a TE megnevezése és azonosító adatai, az üzembe helyezés időpontja (év, hó, nap)
  • a TE aktiválandó – bruttó – értéke, maradványértéke, a használatba vétel helye
  • várható élettartama (évek), tartozékok, egyéb adatok, keltezés, aláírások.

Azonnal használatba vett, beszerzett TE-nél a beszerzési okmány is elfogadható, ha a számlán vagy a hozzá csatolt bizonylaton a fenti adatok szerepelnek. A vizsgálat során meg kell győződni arról, hogy az üzembe helyezési bizonylat alapján nyitottak-e meg a könyvelésben a TE egyedi nyilvántartását és az tartalmazza-e a szükséges adatokat, információkat.
Az üzembe helyezés ellenőrzésének feladata:

  • megvizsgálni, hogy az üzembe helyezési okmányon szereplő időpont a tényleges használatba vételi időt tükrözi-e
  • a TE értékében elszámoltak-e minden olyan tételt, amelynek a TE értékébe történő elszámolását a számviteli törvény előír
  • a bizonylatot az illetékes vezetők írták-e alá.

Vizsgálandó továbbá a várható élettartam és a maradványérték megállapításának módja és a szám-viteli elszámolások helyessége. Az értéknövelő beruházásoknál és a felújításnál vizsgálni kell, hogy az elvégzett munka értékét az érintett TE értéknövekedéseként számolták-e el, megtörtént-e az érintett eszköz használati idejének újbóli megállapítása és annak alapján a terv szerinti écs megállapítása. Vizsgálni kell még, hogy felújításnak minősülő tételeket nem számoltak-e el költségként.

A bizonylatok megőrzésének ellenőrzése

A bizonylatok megőrzéséről a számviteli törvény előírásainak megfelelően kell gondoskodni. A beszámolót, a főkönyvi kivonatot, a leltárakat, az értékelést, a naplófőkönyvet, olvasható formában legalább 10 évig kell megőrizni. A számviteli bizonylatokat legalább 8 évig kell olvasható formában és visszakereshető módon megőrizni.