A vállalkozások vagyonának védelme a kárt okozó hibás döntések megelőzését, az elkövethető visszaélések megakadályozását, az elkövetett esetek megállapítását és okainak feltárását, a szükséges anyagi és erkölcsi felelősség érvényesítését jelenti.

Az ellenőrzés eszközei

  • a szabályozottság
  • a szervezettség
  • megfelelő hozzáértés
  • bizonylati rend és fegyelem
  • összeférhetetlenség kizárása
  • a felelősség pontos leírása
  • technikai feltételek biztosítása pl. zárak, biztonsági berendezések, rendszerek

Főbb követelmények és feladatok

  • a vállalkozás területeinek, épületeinek zárási technikája képes-e azonnali jelzést adni és azt rögzíteni?
  • a helységeket záró kulcsok őrzési módja
  • biztosítva van-e az alkalmazott riasztó- és megfigyelőrendszerek folyamatos üzemelése?
  • biztosítva van-e a berendezések meghibásodása esetén egy azonnali pótlás?
  • próbaellenőrzés
  • szervízelés
  • pénzőrzési kérdések: pénztárhelyiség, pénzszállítási szabályok, bizonylatolás

A pénz- és értékvédelem ellenőrzési feladatai

Ellenőrizni kell:

  • a pénztárhelységet, a pénzösszegek, értékek tárolását,
  • a páncél- vagy lemezszekrények biztonságát,
  • a kulcsok és azok másodpéldányainak kezelését, őrzését,
  • a pénztáros megbízhatóságát,
  • a postán történő utalások jogosultságát, ill. a kézbesítés megtörtént-e
  • a pénz kezelésével és szállításával megbízott személyek alkalmasságát,
  • a pénzszállítmányok bonyolítását, biztonságát,
  • a pénztári készletek biztonságos őrzését,
  • a pénzforgalom kapcsán a bankszámlák feletti rendelkezési jogot, az aláírásra bejelentett személyeket.

Készletek szállításának és raktározásának ellenőrzése

  • szállítmány érkeztetés, mérlegelés, mennyiségi-, minőségi átvét
  • raktári védelem
  • megfelelő technikai felszereltség
  • külszíni szemlék
  • környezetvédelmi kérdések
  • rendszeres leltározás
  • felesleges készletek, vagyontárgyak vizsgálata

A vagyonvédelem egyéb területei

  • jelző és megfigyelő rendszerek: monitoring
  • számítógépes nylvántartások, hozzáférhetőségi lehetőségek kizárása
  • személyes bejutások (kártyák), illetéktelenek kiszűrése
  • munkatársak személyes vagyontárgyainak védelme
  • csomag, táska ellenőrzés

Az eszközök biztonságának ellenőrzése

Kiemelten kell vizsgálni a készletszállítást és raktározást, hogy biztosítva van-e a készletek megfelelő állagvédelme, tárolása és megőrzése. Vizsgálandó továbbá:

  • a teherrakományok érkeztetését szakmai ismerettel rendelkező dolgozók végzik-e
  • a mérlegek pontosak-e, a mérés pontosságát folyamatosa ellenőrzik-e
  • a készletek mennyiségi és minőségi átvételének technikai és személyi feltételei biztosítják-e a vagyonvédelmet.

A raktározás ellenőrzésének legfőbb eszközei: a szemle, rovancsolás, megbízható nyilvántartási rendszer. A szabadban tárolt anyagoknál vizsgálni kell, hogy kihasználták-e az időjárási hatások elleni megóvási lehetőségeket és biztosították-e a környezetszennyezés megelőzésének feltételeit. Ellenőrizni kell, hogy az állag- és minőségvédelem érdekében szükséges műveleteket rendszeresen végrehajtották-e. A felesleges, elfekvő vagyontárgyak hasznosításával rendszeresen kell foglalkozni. A vagyon védelme szempontjából a térítés nélküli átadásokat, az áron aluli értékesítéseket és a selejtezéseket kell megvizsgálni. A felesleges és használhatatlan vagyontárgyakat selejtezni kell. Vizsgálandó:

  • megfelelően állapították-e meg a selejtezési jogköröket a szabályzatban,
  • a selejtezési bizottság személyi és szakmai összetétele megfelelő-e
  • nincs-e összeférhetetlenség
  • a hulladékokat előírásszerűen bizonylatolták-e
  • a selejtezett, de nem használható eszközöket értékesítették-e

A szolgáltatások ellenőrzése

Jelentős volument képviselnek az épületek, gépek, berendezések, járművek javításai. A vagyonvédelem szempontjából e tevékenységeknél két fő területre kell az ellenőrzést koncentrálni. Az egyik a beérkező árajánlatok megfelelő felülvizsgálata és elfogadása, a másik az elvégzett munkák mennyiségi és minőségi átvétele és kifizetése. Ellenőrizni kell:

  • a feladatot egyértelműen, pontosan rögzítették-e
  • versenyeztették-e a munkákat
  • az árak megfelelnek-e az elvégzendő munkák nehézségi fokának és egyéb feltételeinek
  • a szerződésben, megrendelésben rögzítették-e a műszaki ellenőrzést és a műszaki átvételt
  • az ajánlatok közül a legelőnyösebbet  választották-e ki
  • a döntést az arra illetékes hozta-e meg
  • az elvégzett munkákat mennyiségileg és minőségileg át kell venni.

Az átvétel vizsgálati feladatai:

  • a munka mennyiségileg megegyezik-e az átvételi okmányban rögzítettel,
  • megtörtént-e a javítás során kiemelt alkatrészek, elemek raktári bevételezése,
  • bizonylatolták-e a hulladéktelepre kiszállított hulladékokat.

A szolgáltatásokkal kapcsolatos ellenőrzési feladatok:

  • szabályozott-e a vállalkozásnál az ügyviteli rend kialakítása
  • a tényleges bonyolítás megfelel-e a szabályozott rendnek.

Vizsgálni kell:

  • a beérkező karbantartásról, javításról szóló számlák megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek,
  • a számlákon nincs-e szabálytalan javítás vagy módosítás,
  • dokumentálták-e a szolgáltatás teljesítésének igazolását,
  • csatolták-e a minőségi bizonyítványokat,
  • biztonságos-e a kifizetett és lekönyvelt számlák őrzése, irattározása.

A vagyonvédelem egyéb területeinek ellenőrzése

Vizsgálandó:

  • a vállalkozás alkalmaz-e olyan megfigyelő berendezéseket vagy más jelzőtechnikai megoldásokat, melyekkel a vagyonvédelmet tudják biztosítani,
  • a vállalkozás biztosítja-e a számítógéppark hozzáférhetőségének korlátozását,
  • a vállalkozási vagyon védelme érdekében szabályozottan működteti-e a külső szolgáltatók közlekedését, munkavégzését,
  • korlátozza-e munkatársainak nem a saját szakterületükhöz tartozó munkaterületekre történő bejutását,
  • gondoskodik-e a vállalkozás a munkavállalói személyes vagyontárgyainak őrzéséről,
  • ellenőrzi-e a vállalkozás a dolgozói által behozott ill kivitt csomagjainak tartalmát,
  • rendelkezik-e a vállalkozás megfelelő ellenőrző eszközökkel és karbantartja-e azokat.