Információtartalom vázlata
- Konfliktushelyzet feltárása, elemzése
- A kommunikációs zavarok formái
- A munkahelyi konfliktusok kialakulása, a konfliktuskezelés módjai
- Az emberi kapcsolatok pozitív elemeinek tudatos alkalmazása a munkahelyi környezetben
- A szituációnak megfelelő kommunikáció megválasztása, alkalmazása, a konfliktus hátte-rének közlése párbeszéd során
Konfliktusról akkor beszélünk, amikor egyet nem értés vagy valamilyen feszültség illetve nehézség áll fenn két vagy több fél között.
A kommunikációs zavar fogalma
- A kommunikációs folyamatban a bemeneten az üzenet kibocsátója által küldött üzenet, a kimeneten a befogadó által dekódolt üzenet található.
- Ideális esetben a két üzenet teljes egészében megegyezik. Ebben az esetben zavarmentes kommunikációról beszélünk.
- Az információtovábbítás meghiúsulása, vagy a továbbított információ torzulása esetében beszélünk a kommunikáció zavaráról.
- a zavar forrásai: technikai, személyi és környezeti (szervezeti)
Technikai forrás
- csatornazaj
- berendezések zajai
- az átvitel során előforduló jeltorzulás, mely csökkenti az adatátvitel sebességét is
Személyi forrás
- redundancia (felesleges többlet, pl. terjengő kifejezések, javasol, illetve javaslatot tesz)
- szemantikai (jelentésbeli) zavarok
- előítélet, konfliktushelyzetek, bakizás, félelem, agresszív magatartás, szorongás, lámpaláz
Környezeti (szervezeti) forrás
- egzisztenciális bizonytalanság
- hatalom
- szorongás
- sok információ problematikája – szelekció
- kommunikációs lánc hosszából eredő zavarok hosszabb – nagyobb, a torzítás lehetősége formális vagy informális a kommunikáció, hierarchiai szintek száma.
Konfliktus = ütközés, szembenállás
Okainak 3 fő csoportja lehet
- egyéni jellemzők
- csoportjellemzők
- szervezeti sajátosságok
A konfliktus megoldásának előfeltétele: a konfliktus pontos és alapos megértése!
3.Határidő - szinte minden munka határidőhöz kötött
- Határidő sokféle van:
- hatósági előírások szabályozzák a hivatalos eljárások határidejét
- vannak megállapodás szerint kikötött határidők
- hivatali
- a pénzügyi, bevételi, forgalmi jelentések határideje
- egyéb nyilvántartások leadásának határideje
- Határidőt szabhatunk mi magunk, a felettes szervek, a főnök.
- Lehetnek:
- éves szintű feladatok
- negyedéves, havi feladatok
- heti feladatok
- napi feladatok
- eseti határidők
- mi magunk is gyakran állítunk határidőket
- A határidőfajtáknak megfelelően sokféleképpen és többfajta iratban, dokumentumban jelenhetnek meg a szervezetekre vonatkozó határidők így:
- bírósági, ügyészségi határozatban
- hatósági határozatban, utasításban, rendelkezésben
- banki kötelezettségekben, illetve felszólítás
- szerződésekben, megállapodásokban
- szervezeti belső szabályozókban
- vezetői írásos és szóbeli intézkedésekben
- jegyzőkönyvekben, emlékeztetőkben, feljegyzésekben stb.
A határidő nyilvántartásban szembeni követelmények
- folyamatosan kell vezetni
- naprakész legyen: a végrehajtott feladatok törölve, az elmaradt feladatokat jelezni, a módosított határidő bejegyezve, az aktuális határidők kiemelve legyenek
- könnyű módosítási lehetőséget nyújtson
- gyors előkeresést és tájékozódást biztosítson
- aktuális határidőkre időbeni előrejegyzést, figyelmeztetést adjon
Határidő nyilvántartás módszerei (technikai megoldásai)
- iktatókönyvet
- határidő napló
- asztali naptár
- jegyzetfüzet
- számítógép
- telefon
Amennyiben a határidő valamilyen okból nem tartható be, azt jelezni kell a határidőt elő-írónak. Amennyiben az általunk megszabott határidőt más szervezeten belüli egységek nem tartották be, az a továbbításra előírt határidőt nem késleltetheti, de az iraton feltüntetendő. A határidőktől való eltérés indoka mindig dokumentálandó.
Az asszisztens alapvető feladatai közé tartozik a vezető munkájának szervezése is. határ-idejét beosztani, tájékoztatni időben, programjához szükséges eszközök előkészítése