Információtartalom vázlata:
- A kommunikációs zavarok formái
- Kommunikációs zavarok a munkahelyi kapcsolattartásban
- A kapcsolattartás gátló, akadályozó tényezői
- A metakommunikáció
- A munkafeltételek, munkakörülmények kialakításának szerepe az időgazdálkodásban
- A munkahelyi viselkedés alapnormái
- A hatékony munkavégzés feltételei: időgazdálkodás (munkaidő-fényképezés, napirendkészítés)
- Munkaszervezés
- Munkakapcsolatok kezelése
1. A kommunikációs zavar fogalma
- A kommunikációs folyamatban a bemeneten az üzenet kibocsátója által küldött üzenet, a kimeneten a befogadó által dekódolt üzenet található
- Ideális esetben a két üzenet teljes egészében megegyezik. Ebben az esetben zavarmentes kommunikációról beszélünk
- Az információtovábbítás meghiúsítása, vagy a továbbított információ torzulása esetében beszélünk a kommunikáció zavaráról
A zavar forrásai
- Technikai
- csatornazaj
- berendezések zajai
- az információátvitel során előfordul jeltorzulás, mely csökkenti az adatátvitel, sebessége is
- Személyi
- redundancia (felesleges többlet, javasol, javaslatot tesz)
- szemantikai (jelentésbeli) zavarok
- előítélet, konfliktushelyzetek, bakizás, félelem, szorongás, lámpaláz
- Környezeti (szervezeti)
- egzisztenciális bizonytalanság
- hatalom
- szorongás
- túl sok információ problematikája - szelekció
- kommunikációs lánc hosszából eredő zavarok hosszabb-nagyobb a torzítás lehetősége formális vagy informális a kommunikáció hierarchiaszintek száma
2. Az időgazdálkodás alapelvei
A munkaköri leírás lehet adott, meghatározhatja a teendőket, de azok sorrendjét a titkárnak magának kell meghatároznia. Általában mind sürgős. A helyzet szinte kaotikus, de éppen ezért kell – és lehet! – a feladatokat rendszerezni és ütemezni.
- a hatékony munka alapja a pontosan megfogalmazott célrendszer (átfogó céloktól a rövid távú célokig)
- rövid és hosszú távú tervek összehangolása
- a célokhoz rendelt feladatok áttekinthető rendszerbe foglalása
- prioritások megállapítása (sürgős, fontos)
- a feladatok előkészítése
- a feladatok delegálása
- Az asszisztens óriási szellemi kincse az emlékezet az ügyintézés kapcsán. De ez csak segédeszköz, minden ügyet dokumentálni kell. Egy rövid feljegyzés vagy vázlat megvéd attól, hogy elfelejtsünk vmit a váratlan feladatok, események miatt.
- eszközök használata (naptárak, határidő napló, jegyzetfüzet, cetlik, számítógép)
- A jó időgazdálkodás alapfeltétele, hogy a dolgozó időben érkezzen és az asztalán, az iratok között rend legyen
Az időgazdálkodás két részre oszlik
- Time menedzsment (időgazdálkodás)
- Stressz-menedzsment
3. Stressz-menedzsment
A stressz elkerülésének elsődleges módja a jó időgazdálkodás. Beszélhetünk pozitív és negatív stresszről. Pozitív stressz pl. a lámpaláz, ami nélkül nem is tudnánk csúcsteljesítményeket elérni, kiválóan szerepelni. A negatív stresszt pozitívvá kell alakítani. Az első lépés a stressz felismerése. A második lépés is tudatosságot igényel, azt, hogy legyünk tisztában önmagunkkal, képességeinkkel. Az okos ember mindig más hibákat követ el, mert az előzőekben levonja a tanulságot. A hibákból levont következtetés még egy újabb módja annak, hogy elkerüljük a stresszt. Ha pedig megfontoltan cselekszik, átgondoltan, a legrosszabbra is felkészülten előzzük meg a bajt, akkor nem fogunk stressz helyzetbe kerülni.
4. Időmenedzsment
- A munkalélektan és a szervezéstudomány régóta segíti a munka tudományos és gyakori szervezését
- Az időmenedzsment az elvégzendő feladatok és az ezekhez szükséges idő reális felmérésén és tervezésén alapul.
A munkaidő–fényképezés technikája
- a munkavégzés során jelentkező veszteségidők kimutatása és kiküszöbölése
- Fel kell jegyeznünk minden tevékenységünk kezdeti és befejezési időpontját, idő-tartalmát, a tevékenység lényegi megnevezését, a zavaró tényezőket.
- Átlagol. Munkaterhelés ingadozása, a munka intenzitásának napi és heti változásai.
- Zavaró okok lehetnek:
- rossz munkamódszer
- a feladatok sorrendjének a hiánya
- a vezető és az asszisztens nem megfelelő kapcsolati rendszere
- az asszisztens és a munkatársak kapcsolattartási problémái
- az információáramlás zavarai, hiányossága, lassúsága
- saját koncentráció képességünk lelassulása (fáradás)
- a munkahelyi hangulat
- stressz, idegfeszültség
Tervezés
- A munkaprogram különböző időtávú feladatokat tartalmaz. A hosszabb távúakra megfelelő időben előrejelzést kell adni. Először is a nagy átfogó, hosszú időre szóló időbeosztást kell figyelembe venni.
- Tervek fajtái
- éves tervek (szabadságolások, kiállítások, kongresszusok)
- negyedévi, havi tervek (negyedéves beszámolók)
- heti tervek (heti megbeszélések)
- napi tervek
Készítsünk feladatlistát
Reggel a programlistát áttekintve a dolgozó kapkodás nélkül indíthatja a munkát.
- a tennivalókat felsorolva egy adott napra vonatkozóan, vagy
- egy meghatározott ügy elintézéséhez szükséges feladatokat összerendezendő (fo-lyamat feladatlista) felsorolás. Ez célszerű, ha sok tennivaló kapcsolódik egy fel-adathoz és egy lépés kimaradása az egész munka sikerét veszélyeztetheti.
A munkák fontosság szerinti súlyozása
hozzátartozik a tudatos programszervezéshez
- rutinfeladatok – postai feladatok, sajtófigyelés, telefonok, készletbeszerzés
- alkalmi feladatok - várt és váratlan vendégek, ajándékvétel, rendkívüli vezetői ülésre szakmai anyag készítése 1 órán belül – ezek pont programozhatatlanságuk miatt jelentenek
- önálló szakmai feladatok – levelek megválaszolása, jelentések, bemutatók