Információtartalom vázlata
- Foglalja össze, melyek a sajtótájékoztatók leggyakoribb formái a gazdasági életben!
- Milyen szempontok szerint alakítaná ki a sajtókonferencia programját?
- Milyen technikai eszközöket tartana szükségesnek a tájékozató lebonyolításához?
Mikor van szükség sajtótájékoztatóra?
Nemzetközi tárgyalások, konferenciák, vásárok, kiállítások, szakmai bemutatók, vállalati évforduló, kitüntetés, az éves mérlegről szóló beszámoló, vagy egyszerűen a nagyobb nyilvánosságnak vagy meghatározott szakmai köröknek szóló tájékoztatás esetén célszerű a sajtó valamilyen formában való tájékoztatása.
A hivatalos ügyekkel kapcsolatos szakmai és közérdekű tájékoztatás kötelezettségét hazánkban ma törvény írja elő. Ilyen tájékoztatások, nyilatkozatok adására általában a vállalat vezetője, vagy az általa feljogosított vállalati dolgozó jogosult. A sajtóval fenntartott jó kapcsolatot mindig a szakmai, a személyes és a folyamatos jelleg biztosítja. Az információadás megtagadása rendszerint kellemetlen következményekkel jár, és többnyire a vállalat saját érdeke, hogy akár eredményeiről, akár bizonyos problémákról az érintett és az érdeklődő közönséget tájékoztassa.
A sajtókapcsolat leggyakoribb formái a mindennapi gazdasági életben:
A vállalati vezetők kapcsolattartása a vállalat szempontjából legfontosabb szakmai és más lapok, folyóiratok illetékes munkatársaival.
Írásos tájékoztatás bizonyos rendszerességgel, vagy fontosabb események kapcsán az említett újságíróknak.
Interjú adása újságírónak az általa kért témában.
Háttérbeszélgetés közérdekű vállalati kérdésekben az újságírók kiválasztott csoportjával.
Sajtókonferencia vagy sajtótájékoztató az említett kérdésekkel kapcsolatosan az újságírók csoportja részére, gyakran fogadással.
Az interjú (nyilatkozat) a sajtó és a vállalat illetékes képviselője között folytatott beszélgetés. Az újságíró köteles az általa írott cikket bemutatni a nyilatkozónak, ha a nyilatkozó neve abban szerepel. A cikk ellenőrzése a nyilatkozó által nemcsak az újságíró által felkínált gesztus, udvariassági megfontolások alapján, hanem biztosíték mindkettőjük számára esetleges tévedések, félreértések kiküszöbölésére is.
A szóvivő intézménye régi nemzetközi szokás, az utóbbi 15-20 évben hazánkban is széleskörűen elterjedt. Alapvető feladata a hírközlő szervezetek képviselőinek rendszeres vagy alkalmi tájékoztatása. Módszere alapvetően kétféle lehet: egyoldalú tájékoztatás vagy lehetőséget adva kérdések feltevésére is. Bár az utóbbi jóval nehezebb, de sokkal szimpatikusabb is.
Meghívás
Több újságíró meghívása esetén a téma jelentőségétől függően kell meghívni az országos hírügynökség, az országos és helyi lapok, a központi és helyi rádió, televízió, valamint a vállalat tevékenységi profilja szempontjából illetékes szervezetek sajtórészlegeinek képviselőit. A sajtótájékoztatóra a meghívót 2-3 héttel korábban illik elküldeni. Célszerű visszajelzést kérni a részvételről, s ha ez nem érkezik meg, telefonon érdeklődni a meghívott részvételéről.
Technikai feltételek
A tervezett létszámnak megfelelően választjuk ki a termet. Viszonylag kisebb teremben a normál hangerő elég, nagyobb teremben szükség van hangosító berendezésre.
A terem egyik végében helyezik el azt az asztalt, amelynél a tájékoztatásban részt vevők és az esetleges díszvendégek helyezkednek el. A közönség számára székeket készítenek be, esetenként asztalokat a kényelmesebb jegyzeteléshez, kínáláshoz.
Vannak olyan sajtótájékoztatók is (többnyire hivatalos bejelentések közlése a sajtó képviselőivel, kérdezési lehetőséggel vagy anélkül), ahol a tájékoztatást adó és a többi résztvevő is áll. Az ilyen alkalom mindig a lehető legrövidebb, nincs kínálás, vendéglátás.
A bejárat közelében helyezik el a sajtótájékoztató írásos anyagát (szükség szerint több nyelven), amiből a résztvevők maguk vesznek. Az anyag terjesztésére azonban más módszer is választható, pl. azt érkezéskor minden meghívott kézbe kapja.
A sajtókonferencia levezetése
A sajtófőnök feladata. (Ha nincs állandó sajtófőnök, erre a feladatra alkalmilag nevezhető ki megfelelő személy.) Az ő feladata a vendégek fogadása, és elhelyezésük, elhelyezkedésük után a sajtókonferencia megnyitása, amelynek elemei:
- a hivatalos üdvözlés,
- a rendezvény alkalmának ismertetése,
- a nyilatkozatot adó bemutatása és felkérése a nyilatkozat megtartására,
- a nyilatkozat után a sajtó képviselőinek felkérése kérdések feltevésére, valamint ezekhez és a válaszokhoz a szó megadása,
- a konferencia végén a köszönetmondás a nyilatkozatért, a megjelenésért, elbúcsúzás a meghívottaktól, vagy azok meghívása a sajtókonferenciát követő fogadásra.
A nyilatkozat, a sajtókonferencia után megjelent cikkeket az azt összehívó szervezet rendszerint figyeli, gyűjti. (A sajtófigyelő intézménye a magasabb szintű szervezeteknél és intézményeknél elengedhetetlen követelmény.)