Információtartalom vázlata
- Melyek a névjegy-használat alapvető szabályai?
- Melyik típusba tartoznak a mellékelt névjegyek?
- Hogyan és mit változtatna rajtuk?
A névjegy jelentősége
A névjegy a hivatalos érintkezés gyakorlati segédeszköze, széleskörűen elterjedt és nélkülözhetetlen. Fölöslegessé teszi a magyarázkodást a nevek írásmódja, a megértés, a képviselt cég, a beosztás, rang tekintetében, tartalmazza az ezekkel kapcsolatos legfontosabb információkat, bizonyos esetekben pedig helyettesítheti a személyes találkozást is. Napjainkban nemcsak az üzleti, de a magánéletben is újból fénykorát éli a névjegyhasználat. Meghatározott munkakörökben, helyzetekben ma már elengedhetetlen, hogy a kommunikáló partnerek bemutatkozáskor, a tárgyalás folyamán névjegyet cseréljenek.
Mikor és hogyan használjuk a névjegyet?
Megismerkedéskor a névjegy a bemutatkozás kiegészítő kelléke lehet. Minden esetben hozzátartozik a névjegy figyelmes elolvasása, tanulmányozása, még akkor is, ha már felületesen ismerjük az illetőt. A kapott névjegyet megtekintés nélkül zsebre vágni illetlen dolog. Ezután beszélgetésnél, tárgyalásnál a névjegy kitehető az asztalra annak érdekében, hogy partnerünk nevét el ne tévesszük.
Bemutatkozás alkalmával csak azután adjuk át a névjegyünket, miután bemutatkoztunk.
Olyan alkalmakkor, amikor névjegycserére kerülhet sor, erre fel kell készülni. (Ne hagyjuk otthon, és ne fogyjon el!)
A névjegyküldés pótolhatja a személyes megjelenést, találkozást. A névjegyküldés minden esetében fel kell tüntetni annak indítékát. A legfontosabb és leggyakoribb alkalmakra vonatkozóan a francia etikettből származó rövidítéseket alkalmazzák. Pl. a. c. (avec compliment): üdvözlettel (ajándék- és virágküldéskor a névjegyre ráírva).
Több személy egy személynek küldhet egy borítékban névjegyet (pl. egy szálloda alkalmazottjai egy ügyfelüknek; egy üzlet vezetői, dolgozói törzsvásárlójuknak az újévi üdvözlet kísérőjeként).
A névjegy típusai és tartalma
- magánnévjegy
- hivatalos névjegy
- kombinált (magán- és hivatalos)
- diplomáciai névjegy
- A magánnévjegynek több változata van. Előfordul, hogy csak a teljes név szerepel rajta, de gyakori az is, hogy ezt a tudományos fokozat, a végzettség, a lakcím és a telefon is kiegészíti.
- A hivatalos névjegy tartalmazza a teljes nevet, a rangot, a beosztást, amely a név alatt áll. A beosztás szerepelhet a munkahely megnevezésével. A névjegyen feltüntetjük a hivatal, cég pontos nevét, címét, telefonját, faxszámát, e-mail címét. Gyakran megjelenik a képviselt cég emblémája, lógója is.
- Az úgynevezett kombinált névjegy az egyéni adatok (lakcím, telefon) mellett a hivatali adatokat is tartalmazza.
- A diplomáciai névjegyen csupán a név szerepel. Ezen a szinten szokás, hogy a házastársaknak közös névjegyük van. Ilyenkor a név után „és” kötőszóval következik a házastárs neve.
Egyéb névjegyfajták
Ha idegen nyelvű névjegyre is szükségünk van, célszerű, ha a kártya egyik oldala magyar, a másik a választott idegen nyelven van nyomtatva.
Elkülöníthetünk még reklám célú és fényképes névjegyet. A reklám célú névjegyen valamilyen plusz információ (pl. az üzlet neve, címe, elérhetőségének útvonala, nyitva tartása, a szolgáltatások köre) szerepel. A fényképes névjegy az illető arcképével segíti a személy és a név azonosítását. Ilyen névjegyekkel gyakran találkozunk különböző szolgáltató vállalatoknál, üzletekben, bankokban. Ezeket a névjegyeket általában kitűzve viselik.
A névjegy formája
A névjegy anyaga általában fehér, jó minőségű, fényes vagy matt kartonlap. A szín, a papír minőségének kiválasztásakor mindig tartsuk szem előtt, hogy milyen célra, kit, mit képviselve készíttetünk névjegyet. Egy nőnek elfogadható a halványlila névjegy, ha pl. egy kozmetikai céget képvisel. A névjegy külsejét mindig a jó ízlés szabályai határozzák meg. Ügyeljünk arra, hogy az adatok láthatóak, jól olvashatóak legyenek. A magánnévjegy legyen egyszerű, szolid, a hivatalos névjegy pedig jó, ha formájában és tartalmában is közli a cég egyéni arculatát.
A névjegy méretére vonatkozóan nincsenek egyértelmű elvárások, de az átlagos nagyság 100 x 50 mm, vagy annál kicsit kisebb. Léteznek másfél- vagy kétlapos névjegyek is.
A névjegy elrendezése is változatos lehet ma már. A klasszikus elrendezésben a név mindig középre került, a cím pedig jobb vagy jobb és bal oldalra alulra.
Az írásbeli udvariasság része, hogy tollal átjavított névjegykártyát soha nem illik átnyújtani vagy küldeni. Ha adatainkban változás történt, akkor új névjegykártyát kell készíttetnünk.