A készletgazdálkodáshoz kapcsolódó főbb költségcsoportok

A klasszikus készletmenedzsment a készletezési probléma megoldását költség problémára vezeti vissza. A készletezés költségei közül azokat a költségelemeket emeli ki, amelyek a döntéshozó ellenőrzése alatt állnak.
A készletezéshez kapcsolódó költségeket 4 csoportba bontva tárgyaljuk. Az előkészítési, készlettartási és tételköltségeket és a készlethiány költségeit.

1.    Előkészítési költségek (rendelési költségek, készletutánpótlási költségeknek is hívják):
Az előkészítési költségek magukba foglalják a külső beszerzés vagy a termelés felé feladott belső gyártási megrendelések kiadásával kapcsolatos összes költséget. Tartalmazzák a rendelés megírásának, nyilvántartásba vételének és nyomon követésének, a beszállítókkal való kommunikációnak, a számlák illetve üzemi jelentések kidolgozásának valamint a számlák kifizetésének előkészítő költségeit.
-    átállítási költség: a belső gyártási (termelési) megrendelések előkészítési költségei magukba foglalják a gépek átállításának költségeit. Ez olyan tevékenységet tartalmaz, mint a feladattal kapcsolatos utasítástok kézhez vétele, a gépek beállításának költsége, első legyártott termékek ellenőrzése, berendezések szétszerelése stb.
-    Rendelés feladási költség: a külső beszerzés, rendelésfeladás költsége a rendelés kibocsátáshoz kapcsolódó összes felmerült költséget tartalmazza. Ide tartoznak a rendelés kibocsátás anyagi és személyi költségei, információszerzés és biztosítás költségei. Nagyságuk a rendelések számának függvénye (minél többször rendelünk, annál több a költsége is)
2.    Készlettartási költségek
Ez a költségtípus magába foglalja a tőkebefektetés költségeit, az elhasználódás, erkölcsi kopás, veszteség, a biztosítás és az adók költségeit, raktározás költségeit a kezelési, biztosítási költségeket.
Ezek a költségek két csoportra bonthatók:
•    A készlettartás fizikai költségei: raktárak fenntartása, bérleti díj, raktári anyagmozgatás költsége, tárolási veszteség, különleges tárolás költsége, adminisztrációs költség.
•    Értékjellegű költségek: avulás (értékcsökkenés, elhasználódás, selejtezés költségei), biztosítási költségek (rongálódás, lopás ellen), nyilvántartási költségek, erkölcsi kopás (az idő múlásával újabb típusok jöhetnek forgalomba, mint ami a raktárban van).
3.    Tétel költség
Ritkán tartozik a készletezés által befolyásolt költségek közé, mégis nagyon fontos szerepet kap a költségek számbavételénél. A működési költségeket ugyanis mindig a készletértékhez kötjük, így ennek valós nagyságát ismernünk kell (pl. akciós beszerzés esetén alacsonyabb a készletérték is).
A külső forrásból származó tételek beszerzési ára alapján a készletérték valamilyen számbavételi módszerrel meghatározható.
A gyártott tételek (belső forrású tételek) költsége hagyományosan a munka- anyag és az üzemi költségeket tartalmazza, itt a készletérték csak részben tükrözi a valós ráfordítási viszonyokat.
4.    Készlethiány költségei (veszteség)
Készlethiány akkor van, amikor a készlet elégtelen arra, hogy egy pótlólagos rendelést teljesítsünk. A készlethiány költségeinek eredtét könnyű jellemezni, de kalkulálni nagyon nehéz. Ha a készlet nem áll rendelkezése, akkor két lehetséges helyzet adódik: a hiány pótolható vagy nem pótolható.
Pótolható hiány esetében az ügyfél (megrendelő) hajlandó várni a későbbi szállításra, és a rendelt tételt átveszi. Ekkor legalább a rendelés fenntartásának papírmunkájából eredő plusz költségekkel kell számolni. Ezen kívül a soron kívüli szállítás költségei is felmerülnek
A nem pótolható hiány esetében a fogyasztó nem vár a rendelt tételre, hanem lemondja a rendelést. Ebben a helyzetben több költség is felmerül: ha az eladás elvész a lehetséges profit elvesztésével számolhatunk. További lehetséges veszteségeink lehetnek abból, hogy a jövőbeli megrendelések a vetélytársainké lesznek, ha a vevő hozzájuk pártol át. A szállítás nem teljesítése rossz hírnevet goodwill-vesztést és a jövőbeli eladások elvesztését okozhatja. Ha ezek miatt a vállalat leállásra kényszerül, többletköltséget okoz az állásidő miatti bérköltség is.

A rendelési költség és a készlettartási költség közötti kapcsolat, gyakorlati példákkal
Az optimális rendelési mennyiség grafikai meghatározása (EOQ modell)

Az egyes tételek készletezési folyamatát, az egymást követő készletciklusok fűrészfogra emlékeztető folyamatával írhatjuk le.

A fűrészfog modell
A modell determinisztikus jellegű, vagyis a szükségletet és az utánpótlási (rendelésátfutási) idő változatlan jellegét tételezi fel, ami a valóságban ritka, ezért csak korlátozottan alkalmazható.

A modellben a rendelési mennyiség (Q) fix, a rendelési idő (t) is adott, a készlet fogyása pedig determinisztikus (előre jelezhető) és egyenletes.

Fűrészfog modell

A készletezés időbeli változásának folyamata az ábrán:
•    t időpontban a készlet 0-ra, vagy minimálisra, a biztonsági készlet határára csökken
•    ekkor pontosan Q nagyságú rendelt tétel érkezik a rendszerbe, melyet még korábban,
t – LT időpontban adtak fel
•    a megrendeléstől a leszállításig (beérkezésig), vagyis LT idő alatt Q  mennyiség fogy el.

Egy meghatározott időtávon a készletezési folyamat költségeinek minimalizálására (bizonyos feltételek megléte esetén) meghatározó egy olyan rendelési tételnagyság, amelynek alkalmazásával a készletezési rendszer költségszintje optimális lesz.

Azt a rendelési tételnagyságot, amely egy meghatározott időtávon a legalacsonyabb összköltségszintet eredményezi, gazdaságos rendelési tételnagyságnak (EOQ) nevezzük.

Az EOQ modell a készletezéssel kapcsolatban a rendelési tételnagyság meghatározásakor az
•    Összköltséget
•    A készlettartási költséget és
•    A rendelési (előkészítési) költséget veszi figyelembe.
(készlethiány a rendszerben nem megengedett, ezért hiányköltséggel sem számolunk)

Ezeknek, a költségeknek az egymáshoz való viszonyát a következőképpen szemeltethetjük:

Gazdaságos rendelési tételnagyság (EOQ)

Az ábrából a következőket láthatjuk:
A 3 költségtípus alakulása a rendelési tételnagyság (Q) függvényében:

-    A készlettartási költség a rendelési tételnagyság növekedésével növekszik.
(pl. raktárfenntartási ktg, anyagmozgatás ktg-e, biztosítási ktg., nyilvántartási ktg. adminisztrációs ktg. stb.)

-    A rendelési (előkészítési) költség a rendelési tételnagyság növekedésével csökken.
(pl. külső beszerzési költség, rendelés megírása, kapcsolattartás költségei)

Ha adott időszak felhasználása adott, akkor nem mindegy, hogy azt a felhasználást többször kis mennyiségben, vagy kevesebb alkalommal, nagyobb tételben rendeljük meg, vagyis a rendelési költség nagysága függ a rendelések számától egy időszakon belül.
Pl. felhasználás 1000 egység / év
10 db rendelése esetén évente 100 alkalommal kell rendelni (alacsonyabb a raktározási költség, de magas a szállítási, beszerzési költség) (optimumtól ballra – „b” tartomány) VAGY
100 db rendelés esetén évente csak 10 alkalommal kell rendelni (magasabb raktározási és alacsonyabb rendelési (szállítási) költség keletkezik) (optimumtól jobbra – „a” tartomány)

-    Az optimum ott van (az összköltség ott a minimális) ahol a készlettartás és az előkészítés (rendelés) költsége éppen megegyezik Költségek szempontjából ehhez a ponthoz tartozó mennyiség az EOQ.

EOQ modell variációi   
Az EOQ modellnek számos olyan modellváltozata létezik, amely az alapmodell által kezelt körülményeket valamely szemponttal bővíti. Itt most ezek közül hármat mutatok be röviden.

Rendelési értékmodell
Az értékmodell a rendelési tételnagyságot értéknagyságban adja meg, amely sok esetben közelebb áll a valóságos rendelési szituációhoz. Ez különösen csoportos rendelések (több termékek egyszerre való rendelése) esetén hasznos.

A folyamatos készletfeltöltési vagy felhasználási modell
A modellt akkor alkalmazhatjuk, amikor a készletfeltöltés nem egy adott időpontban, hanem folyamatosan történik. Ilyenkor a feltöltés (termelés) és a felhasználás párhuzamos. A modell előfeltétele, hogy a termelés üteme gyorsabb legyen az adott készletelem felhasználásának üteménél.

Az áttörés modell
Vásárlás során gyakorta találkozunk olyan lehetőséggel, hogy ha többet vásárolunk egy adott termékből, akkor kedvezményt kapunk az árból. Az áttöréses modell abban a szituációban keresi az optimális rendelési tételnagyságot, amikor bizonyos tételnagyság vásárlása felett az ár alacsonyabb. (pl. kettőt fizet – hármat kap típusú akciók)