Az ajánlatkérő levél Ajánlatot konkrét igény (mennyiségi, minőségi igény) alapján kérünk. Gyakran az érdeklődő levélre kapott tájékoztatókból kiválasztott cégnek küldünk ajánlatkérő levelet. Abban tér el ez a levél az érdeklődő levéltől, hogy ebben már megjelöljük pontosan a mennyiséget, a minőségi igényünket, az optimális szállítási határidőt, és tájékoztatást kérünk a fizetési feltételekről is. Az ajánlatkérő levélnek az a célja, hogy a konkrétan megfogalmazott igényre érkező ajánlatokból a legkedvezőbbet válasszuk ki.
Az ajánlatkérő levél tartalma
- Hivatkozás az előzményre – ha volt –, illetve arra, hogy milyen forrásból szereztünk tudomást a címzettről.
- Pontosan megjelöljük, hogy milyen termékre, milyen felhasználási céllal van szükségünk.
- Megírjuk a szükséges mennyiséget, esetleg azt, hogy milyen részletekben kérjük a terméket.
- Tehetünk javaslatot a kiegyenlítés módjára.
- Közölhetjük a minőségi átvétel helyét (a saját vagy az eladó telephelyének megjelölésével).
- Választ kérünk a garanciavállalás idejére.
Ajánlatkérés tartalma:
- ajánlatkérés száma (későbbi szerződéshez, hivatkozásként)
- anyag pontos megnevezése
- mennyiség
- minőség
- szállítási feltételek
- szállítási határidő
- teljesítés helye
- ajánlatadási határidő
Formai
Címzett neve: Dátum
Iktatószám
Címzett címe: Ügyintéző
Utca, házszám
Irányítószám
Tárgy: Ajánláskérés
Megnevezés
Bevezetés (előzmények, ha van ilyen, vagy h, honnan szereztük tudomást róluk)
Tárgyalás (feltételek: áru megnevezés, minőség, mennyiség, szállítási cím, határidő, csomagolás. Rákérdezünk: ár, kedvezmény, fizetési feltétel, képes katalógus, szállítási feltétel (paritás)
Befejezés (visszaigazolás kérés, ajánlat fenntartás)
Tisztelettel:
Feladó neve:
Címe
Utca, házszám
Név
Beosztás
Szállítóértékelési módszerek- A beszerzés egyik legfontosabb mozzanata! Összetett feladat
A jó szállító esetében:
- az ár megfelelő
- a szállítás pontos
- megbízhatóság
- minőség
- pontos információáramlás
- jó háttérszolgáltatás – járműpark, kapcsolatok stb.
Hagyományos módszerek:
I. Kategorikus eljárás
- A beszerzés előre meghatározott szempontrendszer alapján értékeli a szállító teljesítményét.
- A szempontokhoz, kategóriákhoz értékeket rendel, skálát.
- A minőségbiztosítási és termelési részlegeket gyakran bevonják az értékelésbe.
- Előnye: egyszerű, nem költséges, nem igényel nagy adatbázist.
- Hátránya: szubjektív véleményt tükrözhet, nem számszerűsített adatok, rutinszerűség.
II. Súlyozott pontrendszer
- A tényezőket úgy hasonlítják össze, hogy számszerűen kifejezik azokat.
- Meghatározzák az értékelési szempontokat, melyekhez súlyokat rendelnek.
Példa. A és B szállítók összehasonlítása. Szempontok: minőség 35%, szállítás pontossága 40%, ár 25%
Mérhetőség:
- Minőség szempontjából, az összes beszállításból hány hibátlan termék: hibátlan termék/ összes beszállítás.
- Pontosság szempontjából, az összes szállításból hány volt pontos: pontos szállítás/összes szállítás.
- Ár szempontjából: legalacsonyabb ár/ tényleges ár.
A beszállító |
B beszállító |
18db pontos szállítás |
16 db pontos szállítás. |
19db hibátlan termék |
18db hibátlan termék |
6ft/db |
5ft/db |
Teljesítmények: |
Teljesítmények: |
0,35 * 19/20 + 0,40 * 18/20 + 0,25 * 5/6 = 90% |
0,35 * 18/20 + 0,40 * 16/20 + 0,25 * 5/5 = 88,5% |
A és B beszállítók: 20-20 szállítás
- Nagyon hasonló eredményeknél más szempontokat is be kell vonni az értékelésbe.
- Előny: a szubjektív elemeket minimalizálja és nem lényegesen költségesebb, mint a kategorikus eljárás.
III. Költségarányok módszere
- A vásárolt termékhez kapcsolódó költségeket a termék teljes árának arányában fejezi ki és vizsgálja.
- Befolyásoló tényezők: minőség költségei, szállítás, raktározás, ár – költségelemek.
- Pl. beszerzési ár + minőség költségei + szállítási költség = arányszámok képzése.
- A beszállító |
- B beszállító |
- 5000Ft/db |
- 5100Ft/db |
Minőség/költség arány: 3% |
Minőség/költség arány: 1% |
Szállítás/ költség arány: 2%, |
Szállítás/ költség arány: 2% |
Teljes költség arány: 5000 + 0,03 * 5000 + 0,02 * 5000 = 5250 Ft |
Teljes költség arány: 5100 + 0,01 * 5100 + 0,02 * 5100 = 5253 Ft |
- Nagy adatbázist igényel, időigényes, ezért kevésbé használatos.
- Előnye a számszerűsítés, összehasonlíthatóság.
IV. TCO – tulajdonlás teljes költsége
- Megpróbál számbavenni minden olyan költséget, amely egy adott szállítóval való kapcsolattartás során jelentkezik (beszerzési, az előtti és utáni költségek is).
- Beszerzési ár, lebonyolítással kapcsolatos költségek, készlettartás költségei, szállítás költségei, minőség költségei, határidő-túllépés esetén elveszett üzleti lehetőségek, eladások.
- A valódi költségekre rámutat, komplex értékeket tükröz.
- Hátrány: számszerűsítés nehézségei, bevezetés nehézségei, nagy adatigény
Ajánlatok kezelése.
Minden ajánlatot meg kell tartani, elemezni valamelyik rendszer alapján, tárolni az esetleges félreértések véget, vagy ellenőrzés miatt.