Az ajánlatkérő levél Ajánlatot konkrét igény (mennyiségi, minőségi igény) alapján kérünk. Gyakran az érdeklődő levélre kapott tájékoztatókból kiválasztott cégnek küldünk ajánlatkérő levelet. Abban tér el ez a levél az érdeklődő levéltől, hogy ebben már megjelöljük pontosan a mennyiséget, a minőségi igényünket, az optimális szállítási határidőt, és tájékoztatást kérünk a fizetési feltételekről is. Az ajánlatkérő levélnek az a célja, hogy a konkrétan megfogalmazott igényre érkező ajánlatokból a legkedvezőbbet válasszuk ki.

Az ajánlatkérő levél tartalma
-    Hivatkozás az előzményre – ha volt –, illetve arra, hogy milyen forrásból szereztünk tudomást a címzettről.
-    Pontosan megjelöljük, hogy milyen termékre, milyen felhasználási céllal van szükségünk.
-    Megírjuk a szükséges mennyiséget, esetleg azt, hogy milyen részletekben kérjük a terméket.
-    Tehetünk javaslatot a kiegyenlítés módjára.
-    Közölhetjük a minőségi átvétel helyét (a saját vagy az eladó telephelyének megjelölésével).
-    Választ kérünk a garanciavállalás idejére.

Ajánlatkérés tartalma:
- ajánlatkérés száma (későbbi szerződéshez, hivatkozásként)
- anyag pontos megnevezése
- mennyiség
- minőség
- szállítási feltételek
- szállítási határidő
- teljesítés helye
- ajánlatadási határidő

Formai
Címzett neve:                                                                                          Dátum
Iktatószám
Címzett címe:                                                                                          Ügyintéző
Utca, házszám
Irányítószám

Tárgy: Ajánláskérés


Megnevezés

Bevezetés (előzmények, ha van ilyen, vagy h, honnan szereztük tudomást róluk)

Tárgyalás (feltételek: áru megnevezés, minőség, mennyiség, szállítási cím, határidő, csomagolás. Rákérdezünk: ár, kedvezmény, fizetési feltétel, képes katalógus, szállítási feltétel (paritás)

Befejezés (visszaigazolás kérés, ajánlat fenntartás)

Tisztelettel:

Feladó neve:
Címe
Utca, házszám

Név
Beosztás

Szállítóértékelési módszerek- A beszerzés egyik legfontosabb mozzanata! Összetett feladat
A jó szállító esetében:
- az ár megfelelő
- a szállítás pontos
- megbízhatóság
- minőség
- pontos információáramlás
- jó háttérszolgáltatás – járműpark, kapcsolatok stb.

Hagyományos módszerek:
I. Kategorikus eljárás
- A beszerzés előre meghatározott szempontrendszer alapján értékeli a szállító teljesítményét.
- A szempontokhoz, kategóriákhoz értékeket rendel, skálát.
- A minőségbiztosítási és termelési részlegeket gyakran bevonják az értékelésbe.
- Előnye: egyszerű, nem költséges, nem igényel nagy adatbázist.
- Hátránya: szubjektív véleményt tükrözhet, nem számszerűsített adatok, rutinszerűség.

II. Súlyozott pontrendszer
-    A tényezőket úgy hasonlítják össze, hogy számszerűen kifejezik azokat.
-    Meghatározzák az értékelési szempontokat, melyekhez súlyokat rendelnek.

Példa. A és B szállítók összehasonlítása. Szempontok: minőség 35%, szállítás pontossága 40%, ár 25%
Mérhetőség:
-    Minőség szempontjából, az összes beszállításból hány hibátlan termék: hibátlan termék/ összes beszállítás.
-    Pontosság szempontjából, az összes szállításból hány volt pontos: pontos szállítás/összes szállítás.
-    Ár szempontjából: legalacsonyabb ár/ tényleges ár.

 

A beszállító

B beszállító

18db pontos szállítás

16 db pontos szállítás.

19db hibátlan termék

18db hibátlan termék

6ft/db

5ft/db

Teljesítmények:

Teljesítmények:

0,35 * 19/20 + 0,40 * 18/20 + 0,25 * 5/6 = 90%

0,35 * 18/20 + 0,40 * 16/20 + 0,25 * 5/5 = 88,5%

 

A és B beszállítók: 20-20 szállítás
-    Nagyon hasonló eredményeknél más szempontokat is be kell vonni az értékelésbe.
-    Előny: a szubjektív elemeket minimalizálja és nem lényegesen költségesebb, mint a kategorikus eljárás.

III. Költségarányok módszere
-    A vásárolt termékhez kapcsolódó költségeket a termék teljes árának arányában fejezi ki és vizsgálja.
-    Befolyásoló tényezők: minőség költségei, szállítás, raktározás, ár – költségelemek.
-    Pl. beszerzési ár + minőség költségei + szállítási költség = arányszámok képzése.

-                      A beszállító

-                      B beszállító

-                      5000Ft/db

-                      5100Ft/db

Minőség/költség arány: 3%

Minőség/költség arány: 1%

Szállítás/ költség arány: 2%,

Szállítás/ költség arány: 2%

Teljes költség arány: 5000 + 0,03 * 5000 + 0,02 * 5000 = 5250 Ft

Teljes költség arány: 5100 + 0,01 * 5100 + 0,02 * 5100 = 5253 Ft

 

-    Nagy adatbázist igényel, időigényes, ezért kevésbé használatos.
-     Előnye a számszerűsítés, összehasonlíthatóság.

IV. TCO – tulajdonlás teljes költsége
-    Megpróbál számbavenni minden olyan költséget, amely egy adott szállítóval való kapcsolattartás során jelentkezik (beszerzési, az előtti és utáni költségek is).
-    Beszerzési ár, lebonyolítással kapcsolatos költségek, készlettartás költségei, szállítás költségei, minőség költségei, határidő-túllépés esetén elveszett üzleti lehetőségek, eladások.
-    A valódi költségekre rámutat, komplex értékeket tükröz.
-    Hátrány: számszerűsítés nehézségei, bevezetés nehézségei, nagy adatigény

Ajánlatok kezelése.
Minden ajánlatot meg kell tartani, elemezni valamelyik rendszer alapján, tárolni az esetleges félreértések véget, vagy ellenőrzés miatt.