A beszerzési folyamat: Összetett folyamat
1=Szükségletek azonosítása: 2=A beszerzési forrás azonosítása 3=A beszállító kiválasztása 4=A rendelés feladása 5=A megrendelés beérkezése 6=Az áru ellenértékének kiegyenlítése 7=Egyéb feladatok
1. Szükségletek azonosítása: (10p)
- Minden lényeges információ összegyűjtése:
- Mi az igényelt cikk? – pontos megnevezés + cikkszám
- Pontos mennyiség megadása
- Mikorra van szükség a termékre? – időpont
- Igénylés dátuma
- Igénylő megnevezése (szervezeti egység/ személy)
- Költségelszámolás helye
Igénylőlapon (beszerzési megrendelőlap, 2 példányban) vagy számítógépen történik. Pontosság szükséges a hibák, így a többletköltségek megakadályozására.
- Megjegyzés rovat: speciális igények/sürgősségi igény feltüntetése.
A termékek és szolgáltatások beszerzése közötti fontosabb különbségek (20)
A szolgáltatásnál:
• nem tudunk felette tulajdonjogot szerezni
• „megfoghatatlanság”
• „elválaszthatatlanság” 1 időben azonos helyen, az eladó és a vásárló
• „hullámzó teljesítmény”
• „tárolhatatlanság”
Ajánlatkérés módjai (20p)
• Írásban (levél, e-mail)
• Szóban, de érdemes ezután írásban is lejegyezni a félreértések végett
Ajánlatkérés tartalmi elemei (30p)
Az ajánlatkérő levél Ajánlatot konkrét igény (mennyiségi, minőségi igény) alapján kérünk. Gyakran az érdeklődő levélre kapott tájékoztatókból kiválasztott cégnek küldünk ajánlatkérő levelet. Abban tér el ez a levél az érdeklődő levéltől, hogy ebben már megjelöljük pontosan a mennyiséget, a minőségi igényünket, az optimális szállítási határidőt, és tájékoztatást kérünk a fizetési feltételekről is. Az ajánlatkérő levélnek az a célja, hogy a konkrétan megfogalmazott igényre érkező ajánlatokból a legkedvezőbbet válasszuk ki.
Az ajánlatkérő levél tartalma
- Hivatkozás az előzményre – ha volt –, illetve arra, hogy milyen forrásból szereztünk tudomást a címzettről.
- Pontosan megjelöljük, hogy milyen termékre, milyen felhasználási céllal van szükségünk.
- Megírjuk a szükséges mennyiséget, esetleg azt, hogy milyen részletekben kérjük a terméket.
- Tehetünk javaslatot a kiegyenlítés módjára.
- Közölhetjük a minőségi átvétel helyét (a saját vagy az eladó telephelyének megjelölésével).
- Választ kérünk a garanciavállalás idejére.
Formai
Címzett neve: Dátum
Iktatószám
Címzett címe: Ügyintéző
Utca, házszám
Irányítószám
Tárgy: Ajánláskérés
Megnevezés
Bevezetés (előzmények, ha van ilyen, vagy h, honnan szereztük tudomást róluk)
Tárgyalás (feltételek: áru megnevezés, minőség, mennyiség, szállítási cím, határidő, csomagolás. Rákérdezünk: ár, kedvezmény, fizetési feltétel, képes katalógus, szállítási feltétel (paritás)
Befejezés (visszaigazolás kérés, ajánlat fenntartás)
Tisztelettel:
Feladó neve:
Címe
Utca, házszám
Név
Beosztás