Információtartalom vázlata
- Milyen módokon keresheti elő a szükséges információkat a számítógépből?
- Foglalja össze, hogy egy áttekinthető partner-nyilvántartási rendszert milyen szempontok szerint lehet kialakítani!
Partnernyilvántartó rendszer használata esetén:
- 1A cég partner-nyilvántartási rendszerben tárolásra, mentésre kerül az összes lebonyolított és lebonyolítás alatt álló üggyel kapcsolatos információ:
o az egyes partnerekhez tartozó adatok,
o információk,
o a tárgyalások állásai,
o a szerződő felek feltételei,
o továbbá minden fontos tudnivaló. - 2Mivel a mai partnernyilvántartó rendszereknek elkészítésekor nagy hangsúlyt fektetnek az adatvédelemre és a biztonságos adattárolásra, legtöbb esetben egy további adattároló eszközön is mentésre kerülnek, illetve jelszavas beléptető-rendszer tartja távol a jogosulatlan felhasználókat a bizalmas adatok megtekintéséhez.
- 3Ennek segítségével akár on-line (interneten keresztül) is elérhetővé válnak az adatok, természetesen csak az arra jogosult személyek léphetnek be a partnernyilvántartó rendszerbe.
- 4A partnernyilvántartó rendszerben lehetőségünk van kulcsszavas keresésre, azaz, ha tudjuk a partner nevét, akkor a keresés eredményeként a program kiadja az összes tárolt adatot a szóban forgó névvel kapcsolatban.
Egyéb formában tárolt adatok esetén:
Ha tudjuk a tárolás pontos helyét (ismert elérési út esetén):
- A könyvtárszerkezetben mozogva megkeressük a szükséges adatokat.
- Amennyiben nem ismert a tárolás pontos helye, úgy az operációs rendszerek kereső programjai segítségével hasonló kulcsszavas keresést hajthatunk végre, mint a partnernyilvántartó rendszerek esetében. Ezzel a módszerrel könyvtárak és fájlok nevére tudunk keresni.
- Amennyiben megtaláltuk a keresett fájlt, lehetőség van a fájlon belüli kulcsszavas keresésre is. Erre akkor van szükség, ha a cég ua. a fájlt használja az összes partner adatainak a tárolására.
Lehetőség szerint a partnernyilvántartó rendszer táblázatos formában is legyen megjeleníthető az áttekinthetőség érdekében.
Az ügyintézést meggyorsíthatja, ha on-line elérésű a rendszer, ilyen rendszereknél lehetőség van a világ minden pontján a használatra (ahol van internet).
A szükséges adatok, melyeknek szerepelnie kell egy nyilvántartó rendszerben:
- Név,
- Cím,
- Elérhetőségek,
- Kapcsolat formája,
- A kapcsolat létrejöttének ideje,
- Módosítások ideje,
- Egyéb információk:
- az egyes partnerekhez tartozó egyéb adatok,
- információk,
- a tárgyalások állásai,
- a szerződő felek feltételei,
- továbbá minden fontos tudnivaló.
Feltételek, melyeknek meg kell felelni egy partnernyilvántartó rendszernek:
- Kereshetőség,
- Bővíthetőség,
- Módosíthatóság,
- Törölhetőség.
Tehát a rendszerek adatainak mindegyike kereshető kell, hogy legyen, ami meggyorsítja és leegyszerűsíti az ügyintézést. (lehet keresni névre, címre, …)
Bővíthetőnek kell lennie, azaz új ügyfelek, partnerek befogadására, mentésére legyen alkalmas.
Már meglévő ügyfelek adatainak változása esetén legyen lehetőség a módosításra.
Már nem létező ügyfelek törölhetőek legyenek.