Jegyzőkönyv

A jegyzőkönyv tárgyalásról, esemény megtörténtéről készült írás, amely szükség esetén bizonyító erejű okirat- ha a követelményeknek megfelelően készült el.

A jegyzőkönyv tárgya szerint megkülönböztetünk:

  • tanácskozásról (értekezletről, tárgyalásról, parlamenti ülésről stb.),
  • eseményről (balesetről, műszaki átadásról, szakértői szemléről stb.),
  • kihallgatásról (bírósági, rendőrségi, egyéb kihallgatás).

Attól függően, hogy milyen részletesen kell rögzíteni az elhangzottakat megkülönböztetünk:

  • Szó szerinti:
    A szó szerinti jegyzőkönyv (lefolyásjegyzőkönyv), mint ahogyan az elnevezése is jelzi minden elhangzott szót tartalmaz. Ennek felvételéhez gyorsírásra, vagy magnetofonra van szükség- esetleg mindkettőt alkalmazzák. A felvett anyagot aztán át kel tenni olvasható formába.
  • Teljes
  • Tömörített (összefoglaló):
    A napirendi pontokhoz szorosan kapcsolódó elhangzottakat tartalmazza, és a felszólalások leglényegesebb elemeire terjed ki.
  • Határozatok (döntések) jegyzőkönyve:
    A határozatok jegyzőkönyvében csak a megszületett döntéseket, határozatokat tartalmazza. A döntéseket megelőző hozzászólásokat, vitákat az iratban nem írják le.

A jegyzőkönyv szerkezeti egységei:

  • Fejrész tartalma:
    • a Jegyzőkönyv szót
    • a jegyzőkönyv felvételének időpontját
    • felvétel helyét
    • jelenlevők megnevezését
    • jegyzőkönyvvezető megnevezését
    • tárgy megjelölése
  • Főrész tartalma:
    • beszámoló, vitaindító
    • nevekkel megjelölt felszólalásokat, javaslatokat
    • határozatokat
    • határidőket, felelősöket
  • Zárórész tartalma:
    • a K.m.f. (Kelt, mint fent) formulát
    • aláírások
    • hitelesítés