Szállítási értesítés (avizó):

Az eladó küldi a vevőnek, melyben azt közli, hogy a megrendelt terméket mikor indítja útnak. Ez nem csak udvarias gesztus a szállító részéről, mert ő is érdekelt abban, hogy ha megérkezik az áruval a vevőhöz, akkor legyen hova tennie az árut, legyen átvevő, vagyis ne kelljen fölöslegesen várakoznia a termék átvételére, elhelyezésére.
A vevőnek szintén jó, ha idejében felkészülhet a termék fogadására. Gondoskodhat megfelelő emberről az átvételhez, és ha szükséges, a raktárban helyet csinálnak az érkező terméknek.

A szállítási értesítésben a szállítási időponton túl szerepelhet még más közlés vagy kérés is (pl. a göngyölegekkel kapcsolatos kérés, illetve a kiegyenlítésre vonatkozó kérés, egyéb olyan közlés, amely a szállítással függ össze.)

Előfordulhat, hogy a megrendelt termék szállítását nem az eladó végzi saját fuvareszközével, hanem megbíz ezzel egy fuvarozó céget. Fuvarozó az, aki díj ellenében vállalja, hogy a neki átadott terméket a megjelölt címre (az átvevő helyre) eljuttatja. Szállítón az eladót, a megrendelés teljesítőjét értjük.

Abban az esetben is az eladónak kell értesítenie a vevőt a szállítás időpontjáról, ha nem ő szállítja el a terméket a vevőhöz, hanem megbíz egy fuvarozót ezzel a feladattal. Ebben az esetben közli az eladó a vevővel, hogy ki a fuvarozó, és hogy az mikor érkezik meg az áruval. Pl. „A megrendelt készülékek fuvarozásával megbíztuk a Hargitai és Társa Bt.-t (ügyintézőjük Fogarassy Elemér, telefonszáma: 999 9999). A fuvarozást 2007. december
1-jére rendeltük meg.”

A szállítási értesítés (avizó) vázlata:

  1. Bevezetés: hivatkozás a megrendelésre vagy a szállítási szerződésre
  2. Értesítés a szállításról:
    • a szállítás pontos ideje
    • a szállítás módja, útvonala
    • a szállítmány pontos megnevezése, mennyisége (csomagolás módja)
  3. Utalás a számlára esetleg a fizetési módra
  4. Egyéb megjegyzések (vám, biztosítás)
  5. Befejezés: udvariassági formula

Panelmondatok:

Bevezetés

A 200…(év) …… (hó, napján) kelt megrendelésüket nyilvántartásba vettük, és tájékoztatjuk Önöket, hogy az abban foglaltakat teljesíteni tudjuk.
Hivatkozunk ………-án kelt megrendelésükre, melyben …….. termékek szállításával bíztak meg bennünket (bízták meg cégünket).

Értesítés a szállításról

Megbízásuknak megfelelően …..-én érkezik a megrendelt …….
Ezúton értesítjük Önöket, hogy a mai napon feladtuk a …….-én megrendelt árut.
A mai napon elküldtük Önöknek a teljes szállítmányt XY szállítócégen keresztül.
Megállapodásunknak megfelelően ma légipostával feladtuk Önöknek a megrendelt árucikkeket.
A ….-én megrendelt áru egy részét a mai napon feladtuk Önöknek. a fennmaradó rész megegyezésünk szerint 3 héten belül megérkezik.

Utalás a számlára, fizetési módra

A mellékletben elküldjük Önöknek a számla másolatát.
Kérjük, az áru átvételét követő két héten belül átutalással egyenlítsék ki …. Ft összegű számlánkat.
Kérjük, teljesítsék a fizetést megegyezésünk szerint levonás nélkül és készpénzben a szállítást kísérő dokumentumok kézhezvételekor.

Egyéb (vám, biztosítás stb.)

A csomagokat az Önök utasításainak megfelelően feliratoztuk.
Kérjük, Önök gondoskodjanak az áru elvámolásáról.
Az árut az X biztosító társaságnál biztosítottuk.

Befejezés, udvariassági formula

Reméljük, a küldemény épségben megérkezik, és elégedettek lesznek a szállítással.
Reméljük, rendben megkapják az árut.
Reméljük, elégedettek lesznek a szállítmánnyal.
Reméljük, további megbízásokat adnak számunkra.

Forrás: http://viktoriafnemu.uw.hu/suli/tetelek.php