Az ellenőr jogai

  • bármely iratba betekinthet
  • dokumentációt elkészítheti, lemásolhatja
  • kérdéseket tehet fel
  • mindenhova beléphet
  • szakértő kijelölését kérheti
  • intézkedhet súlyos hiányosságoknál
  • felfüggesztheti az ellenőrzést

Az ellenőr kötelességei

  • bejelentkezés min 3 nappal előbb
  • igazolványt, megbízólevet át kell adnia
  • valamennyi lényeges tényt alátámasztani
  • okokat megvizsgálni, felelőst megnevezni
  • elismervényt adni az átvett dokumentumokról
  • megállapításokat írásba foglalni
  • előírásokat, jogszabályokat betartani
  • megismertetni az érintettekkel
  • titkokat megőrizni
  • összeférhetetlenséget jelenteni
  • objektívnek lenni

Ellenőrzöttek jogai

  • vizsgálat jogszerűségéről meggyőződni
  • vizsgálati program megismerése
  • jelentés megismerése
  • észrevételeket tenni
  • esetleges titkokat megőrizni

Ellenőrzöttek kötelezettségei

  • megteremteni a szükséges munkafeltételeket
  • betekintést biztosítani iratokba
  • másolatot készíteni
  • teljességi nyilatkozatot adni
  • intézkedni, magyarázatot adni

Az ellenőrzéssel járó felelősség

A felelősség megoszlik a vonalbeli vezetők és a szakosodott ellenőrök között. A vonalbeli vezetők felelőssége: bizonyos értelemben minden vezető felelős az ellenőrzésért, mindannyian segítik megtervezni az ellenőrzési rendszert, felelősek annak kiépítéséért és működtetéséért.

A részlegen belüli ellenőrök, akik munkájukkal segítik a vonalbeli vezetők ellenőrzési tevékenységét, összehangolják a szervezeten belüli átfogó ellenőrzési rendszert, összegyűjtik a releváns információkat és azokat minden vezetővel megosztják.

A jogszabályok vagy belső szabályzatok megsértéséből eredő károkozás esetén lehet készakarva vagy mulasztásból.

Jegyzőkönyvbe kell foglalni és tartalmaznia kell:

  • Felelős nevét
  • Mulasztást
  • Írásbeli magyarázatot mulasztás oka, elismeri-e
  • Következménye, összege

Felelősség formái:

  • büntetőjogi BTK-ba ütközik
  • szabálysértési
  • polgárjogi
  • munkaügyi

Az ellenőrzés követelményeinek jogforrása

Az ellenőrzési szervezetek hatás- és feladatkörét, az eljárási kérdéseket jogszabályok és azok keretei között belső szabályzatok, útmutatók határolják körül.

Hazai ellenőrzési szabványok

A belső szabályozás részeként az ellenőrzési kötelezettséget, az ellenőri szervezet jogállását, feladatait, eljárási szabályait, a vezetői és munkafolyamatba épített ellenőrzés ellátásának rendjét a szervezeti és működési szabályzatban kell előírni, a részletes szabályokat a belső ellenőrzési szabályzat, valamint a munkaköri leírások tartalmazzák.
Az ellenőrzéssel kapcsolatos teendők részletes meghatározása történhet külön ellenőrzési szabályzatban is. A szervek útmutatóban, kézikönyvben is összegzik az ellenőrzési tevékenységükre vonatkozó előírásokat, eljárási szabályokat. Az európai csatlakozás felkészítő szakaszában megindult az ellenőrzési feladatok nemzetközivé válásának előkészítő folyamata. A nemzetközi ellenőrzési szabványok az egyes országok számára csak ajánlást jelentenek, azt a célt szolgálják, hogy az alkalmazandó nemzeti szabványok, eljárások, iránymutatások kidolgozásához, használatához keretet nyújtsanak.

  • Jogszabályok
    • Alkotmány
    • Törvények
    • Kormányrendeletek
    • Miniszteri rendelet
    • Önkormányzati rendeletek
    • Az állami irányítás egyéb jogi eszközei
  • Országgyűlési határozatok
    • Kormányhatározatok
    • Miniszteri utasítások
  • Belső szabályzatok
    • Szervezeti és működési szabályzat
    • Ügyrend
    • Ellenőrzési szabályzatok
    • Munkaköri leírások
    • Egyéb belső szabályzatok
    • Útmutatók
  • Útmutatók
  • Kézikönyvek

Az ellenőrzéssel szembeni ellenállás

Az ellenőrzéssel szembeni ellenállásnak négy oka van:

  • Túl szigorú vagy túl gyakori ellenőrzés: az alkalmazottaknak szükségük van bizonyos fokú autonómiára, szabadságra.
  • Nem megfelelő fókuszálás: az ellenőrzés nagyon szűkre szabott, vagy nem biztosít szükséges egyensúlyt a különböző eredmények között.
  • Az eredménytelenséget jutalmazzák: a szervezetekre jellemző, hogy év végén a megmaradt pénzüket gyorsan elköltik, hogy a következő évi költségvetésnél ne vonják meg, pedig kevesebb pénzből is el tudnák látni feladatukat.
  • Az ellenőrzéssel járó felelősségre vonhatóság: a vezető előre megállapíthatja az egyes szervezeti egységek és sok esetben egyes vezetők teljesítményét.

Az ellenállás leküzdése: Az egyik módszer az ellenőrzési rendszerek jó megtervezése. A második az alkalmazottak részvétele az ellenőrzésben. A harmadik az MBO alkalmazása (a vezetők és a beosztottak közötti együttműködésen alapuló célkitűzés). Jól irányzott MBO rendszerben az alkalmazottak tudják, hogy mit várnak el tőlük, mi a cél, és milyen elismerést kaphatnak a teljesítésért. Végül az ellenőrzési rendszer alkalmazása során gondoskodni kell időszakos felülvizsgálatról és mérlegelésekről, az eltérések helyrehozásának mechanizmusáról.