Ellenőrzés megszervezése

Munkatervet kell készíteni. Éves vagy féléves munkaterv alapján dolgoznak az ellenőrök.

Munkaidőmérleg készítése: ellenőrzésre fordítható idő kiszámítása. Konkrét terv összeállítása: jellemzően táblázatban készül és tartalmaznia kell: a tevékenység meghatározását, a vezető által elrendelt ellenőrzést, nem revizori terv ideje, szakmai továbbképzés ideje, tartalék idő. Az ellenőrzendő szervezeteket, az ellenőrzés célját, tartalmát, idejét tól-ig, kezdetét.

Az ellenőrzési munka szakaszai, lefolytatása

A legtöbb ellenőrzés végrehajtása az ellenőrzés céljaitól, megszervezésétől és végrehajtási formájától függően jellemzően beszámoltatás formájában, folyamatos adatszolgáltatás keretében és helyszíni ellenőrzés megvalósításával történhet. A továbbiakban ez utóbbinak bemutatására kerül sor.

Az időszakos ellenőrző tevékenység több egymás után következő, egymástól elhatárolható, de egymással összefüggő, egymásra épülő munkaszakaszból áll.

Az ellenőrzések során minden egyes munkaszakasznak meghatározott célja van. Az előző munkaszakasz kitűzött céljainak elérése feltétele a következő munkaszakasz eredményességének, mivel az egyes munkaszakaszok között kölcsönös és szoros összefüggés van.

Az ellenőrzés előkészítése, programterv készítése

Az ellenőrzés tervezése, előkészítése munkaszakasz célja, hogy gondos információgyűjtő és tervező munka alapján biztosítsák a helyszíni ellenőrzés eredményes lefolytatásához szükséges dokumentumokat.

Az ellenőrzési programterv tartalma:

  • Az ellenőrzést végző szervezet megnevezése
  • A szükséges információk összegyűjtésére és tanulmányozása, az ellenőrizendő szervezet, tevékenység megismerése
  • Az ellenőrzési cél kijelölése, pontos megfogalmazása és a konkrét ellenőrzési feladatok kialakítása
  • Az ellenőrizendő egységek, részegységek, területek, témák kijelölése
  • Az ellenőrizendő időszak meghatározása
  • Az ellenőrzési kockázat felmérése, becslése
  • Az ellenőrzési megközelítés, az ellenőrzési eljárások, módszerek és alkalmazandó eszközök meghatározása
  • Szükség esetén elővizsgálat végrehajtása
  • Az ellenőrzés időbeosztása
  • Az ellenőrzéshez szükséges ellenőrök, szakértők kiválasztása
  • Az ellenőrzésre vonatkozó tervezési dokumentum és az ellenőrzési program összeállítása
  • Az esetlegesen szükséges próbavizsgálat lebonyolítása
  • Aláírás
  • A megbízólevél kiadása

Az előkészítés eredményeként, termékeként számos dokumentum készül el. Ezek közül az ellenőrzési program kiemelkedő jelentőségű, hiszen ez az ellenőrzés végrehajtásához készített utasításként érvényesülő útmutató. Az ellenőrzési programhoz kapcsolódó követelmény, a programfegyelem megtartása az ellenőrök számára szem előtt tartandó szabály.

Ellenőrzési programterv fő részei, felépítése

  • Bevezetés
  • Résztvevők feladata
  • Ütemterv
  • Befejezés

Az elvégzendő feladatok:

  • Információ szerzés
  • Információk feldolgozása
  • Ellenőrzési feladatok meghatározása
  • Szempontok kidolgozása
  • Egységek kiválasztása
  • Vizsgálat vezető kiválasztása

A programfegyelem fogalma: Be kell tartani kötelezően a programot. Minden feladatot el kell látni. Minden kérdésre válaszolni kell. Indokolt esetben a jóváhagyó engedélyével bővíthető vagy szűkíthető a programterv.

A teljesítményellenőrzés lépései

  • A standardok meghatározása: amelyeket összehasonlítunk majd a későbbi teljesítménnyel. A standard végül is a cél, amelyet szembesítenek a teljesítménnyel.A standardok rendszerint a szervezet céljaiból származtatják, vezetik le, ezért is vannak összhangban azokkal. A standardok a szervezetektől függően változnak.
  • A teljesítés megállapítása: ez azokra a feladatteljesítésekre vonatkozik, amelyeket a szervezet ellenőrzése kíván. A megfelelő időközönként elvégzett teljesítés felmérése egyben módosítja az eredeti elgondolásokat.
  • A teljesítés és a standardok egybevetése: egyes standardok nehezen mérhetők, csak az elégedettség növekedése figyelhető meg.
  • Értékesítés és módosítás: ez az ellenőrzés utolsó lépése. Az egyik lehetséges eset, hogy semmit nem kell változtatni. Ebben az esetben a teljesítés standardjai és a megállapított teljesítmény teljesen egybeesnek. Valószínűbb azonban, hogy a teljesítés és az előre meghatározott standardok nem esnek egybe és az eltérést korrigálni kell.

Tevékenység megismerésének eszközei (módszerei)

Általános ellenőrzés: a számviteli adatokat, statisztikákat egyéb információkat felhasználva ellenőriz.

Közvetlen ellenőrzés:

  • Rovancsolás: olyan egyeztetés, melynek során a tényleges helyzetet a nyilvántartásokkal vetik egybe.
  • Szemlecéltudatos felmérés az illetékes vezető bevonásával: általában nyílt megfigyelés valamilyen helyzetről, tervről. Bizonyos esetekben lehet titkos is.
  • Minta vétel, ha a helyszínen nem vizsgálható: a rendelkezésre álló termékből egy részt vizsgál.
  • Kísérlet a vizsgált folyamat előidézésére: laborvizsgálatnál.
  • Személyes megkérdezés (interjú, kérdőív)

Közvetett ellenőrzés: dokumentumokat, bizonylatokat ellenőriz.

Logikai ellenőrzés

Komplex ellenőrzés (egész szervezetet)

Felkészülés az ellenőrzésre

Az első munkaszakasz eredményeként kialakult a lefolytatni kívánt ellenőrzés célkitűzése, programja. A felkészülés egy gyakran ezzel párhuzamosan végzett feladat, melynek célja mindazon speciális ismereteknek a megszerzése, melyek a vizsgálati feladatok eredményes megoldásához szükségesek.

A felkészülés a vizsgálandó területekre vonatkozó, részletekbe menő és időszerű kérdések megismerésére irányul.

E speciális ismeretek három részre bonthatók:

  • A vizsgálandó követelményekre vonatkozó ismeretek
  • A vizsgálati feladattal kapcsolatos szakmai ismeretek
  • A vizsgálandó szervezetekkel összefüggő helyi ismeretek

A helyszíni ellenőrzés végrehajtása

A helyszíni vizsgálat célja, hogy az előkészítés és a felkészülés tapasztalataira támaszkodva a helyszínen végrehajtsák a programban kijelölt vizsgálati feladatokat.

A helyszíni ellenőrzés több érdemi és technikai jellegű lépésből áll. Az ellenőrző szervezetnek feladata az ellenőrzött előzetes értesítése az ellenőrzésről, az ellenőrzés megkezdéséről. Ennek az a jelentősége, hogy az ellenőrizendő szervezetnek tájékozódnia kell a az ellenőrzésről, annak tartalmáról, mely alapján fel tud készülni az ellenőrzésben való közreműködésre, ki tudja alakítani saját tevékenységének további zökkenőmentes végrehajtását, folytatását. Előfordulhatnak ugyanakkor olyan ellenőrzések, melyeknek az ellenőrzés céljának elérése érdekében váratlannak, meglepetesszerűnek kell lenniük, azaz az ellenőrzés végrehajthatósága érdekében nem lehet előzetesen bejelenteni.

A helyszíni ellenőrzés megkezdésekor az ellenőröknek be kell jelentkezniük az ellenőrzött szervezet vezetőjénél. A helyszíni ellenőrzést indító megbeszélés alkalmával be kell mutatni megbízólevelünket, ismertetnünk kell az ellenőrzés célját, feladatait, és fel kell kérni az ellenőrzöttet az ellenőrzés zavartalan és eredményes lefolytatásához szükséges együttműködésre.

A vizsgálat helyszínének megismerése az előkészítés-felkészülés munkaszakaszaiban szerzett ismeretek céltudatos kiegészítését vagy megismerését célozza.
Az ellenőrzés lefolytatása a vizsgálati program szerint történik, melynek megvalósítását elősegítik a helyszíni ellenőrzés előbb említett lépései.

Az ellenőrök a vizsgálat során

  • Alkalmazzák a korábban meghatározott ellenőrzési megközelítéseket, ellenőrzési eljárásokat és eszközöket, s így megállapítják a tényhelyzetet
  • Megállapításokat, következtetéseket tesznek
  • Folyamatosan bizonyítékokat gyűjtenek a megállapításaik, következtetéseik alátámasztására
  • Az ellenőrzés folyamatáról dokumentációt vezetnek
  • Szükség esetén megállapítják a feltárt hibák, hiányosságok felelőseit

Az ellenőrzés minőségbiztosítása

Az ellenőrző szervezetek ellenőrzési tevékenységükhöz kapcsolódóan különböző mechanizmusokat alkalmaznak az ellenőri munka megfelelő színvonalának biztosítása érdekében. Az ellenőrző szervezet által elvégzett egyes ellenőrzések minőségbiztosításához tartozó folyamatok megjelenhetnek:

  • Az ellenőrzés folyamatában az ellenőrök önellenőrzésével és az ellenőrök közötti együttműködéssel
  • Az ellenőrzés végrehajtásának felülvizsgálatában, melyet elsősorban a vizsgálatvezető végez
  • A konkrét ellenőrzéstől független minőségbiztosítási felülvizsgálatként, mely alapvetően az ellenőrzésre szakosodott szervezetekre jellemző

A minőségbiztosítás célja az ellenőrzés szabályszerűségének, hatékonyságának, eredményességének, objektivitásának és dokumentáltságának megállapítása.

A megállapítások írásba foglalása, jegyzőkönyvezés

Az ellenőrzés során tett megállapításokat az ellenőröknek minden esetben írásos formában kell ismertetniük. Az írásba foglalás célja, hogy lehetővé tegye az ellenőrzés eredményeinek megismerését, és intézkedésre alkalmas módon értékelje az ellenőrzött szervezetet, illetve annak vizsgált tevékenységét. A megállapítások írásba foglalásának formája alapvetően kétféle lehet: jelentés és jegyzőkönyv.

  • A jelentés a vizsgálat tárgyával összefüggő tényközlést, az ok-okozati kapcsolatok ismertetését, valamint a területtel összefüggő javaslatokat tartalmazza.
  • A jegyzőkönyv ezzel szemben a hibákat, mulasztásokat, a jogszabályba ütköző eseményeket tartalmazza és jellemzően nem tér ki a kedvező jelenségekre, pozitív változásokra. Ha a felelősség megállapítható, hiányosságokat tártak fel, akkor intézkedésre van szükség. A jegyzőkönyv főbb részei a következők:
    • Bevezető rész: Ellenőrzéssel kapcsolatos adatok ki,kit, mikor mivel
    • Megállapítások: Kifejtő rész általános értékelés, eltérések rögzítése, összefoglalás, javaslatok és intézkedési terv
    • Befejező rész: Dátum aláírás, záradékok.

A megállapítások hasznosítása

Az ellenőrzés megállapításai, következtetései és javaslatai alapján tett intézkedéseket együttesen az ellenőrzés hasznosításának nevezzük. A munkaszakasz célja mindazon lépések megtétele, melyek az ellenőrzés alapján szükségesek az ellenőrzött elvárt, szabályszerű működésének biztosításához, valamint fejlődésének előmozdításához.
Az ellenőrzés hasznosítása alapvetően már az ellenőrzött feladata. Az intézkedések végrehajtásának feltételeit, a megvalósítás folyamatát az ellenőrzöttnek kell biztosítania, illetve végrehajtania. Az ellenőrző fél általában a megvalósítás megtörténtét és/vagy annak színvonalát vizsgálja, jellemzően beszámoltatás, bizonyos esetekben pedig külön utóellenőrzés keretében.