Az ellenőrzés

A feltárt tények valamilyen következményekhez való viszonyítása, az eltérések okainak feltárása. Más nézőpontból az ellenőrzés olyan megfigyelési és szabályozási folyamat, amely a szervezeti tevékenységeket a célmegvalósítás irányába tereli.

Az ellenőrzés alapvető okai

  • Környezet: korunkban a környezet rendkívül gyorsan változik és ezekre a változásokra a szervezeteknek válaszolniuk kell.
  • Szervezeti komplexitás: a mai szervezetek annyira bonyolultak, hogy egyetlen vezető sem tudja az egész szervezetet átfogni.
  • Ügyek időbeni elintézéséről vallott felfogás: az apró hibákat időben kell feltárni és megoldani, hogy később nagyobb hibák ne legyenek.

Az ellenőrzés területei

  • Fizikai erőforrások ellenőrzése: pl. leltárellenőrzés, minőség-ellenőrzés, berendezések és felszerelések ellenőrzése.
  • Emberi erő ellenőrzése:források az alkalmazottak kiválasztása és kinevezése, a képzés , a teljesítményértékelés és a kompenzáció tartozik ide.
  • Információs erőforrások ellenőrzése: az előrejelzéseket és terveket gondosan és időben kell elkészíteni, hogy a vezetők képesek legyenek a hatékony döntéshozáshoz szükséges információkhoz hozzájutni.
  • Pénzügyi erőforrások ellenőrzése: először is, a pénzügyi erőforrásokat magukat kell ellenőrizni.( pl. elegendő-e a készpénz stb.) másodszor , az ellenőrzés sok más területe áll kapcsolatban a pénzügyi erőforrásokkal.

A tervezés és az ellenőrzés közötti kapcsolat

A tervezés és az ellenőrzés egy szüntelenül ismétlődő körforgásban vannak egymással, a szervezéssel, valamint a közvetlen irányítással, módszereket szolgáltatva a szervezet tényleges működéséhez. A szervezési és a közvetlen irányítási tevékenységek szerepe abban áll, hogy a szervezet végrehajtja a terveket. Az ellenőrzés segíti a vezetést abban, hogy minden körülmények között alkalmazkodjék a tervekhez.

Az ellenőrzés megközelítése

  • Előzetes ellenőrzés: a rendszerbe bekerülő erőforrások különböző fajtáinak minőségét és6vagy mennyiségét kíséri figyelemmel. Vannak olyan szervezetek is, amelyek az információs inputokat a legjobb piackutató cégekkel kötött szerződések révén ellenőrzik és a legmegalapozottabb gazdasági előrejelzésekre támaszkodnak.
  • Folyamat ellenőrzésE: ( átvilágító ellenőrzés) azokat a tevékenységekre helyezi a hangsúlyt, amelyek az inputokat outputokká alakítja át. Pl. egy váll. ellenőrzési pontokat jelöl ki a termelés folyamatában.
  • Utólagos ellenőrzés: a szervezet által előállított termékek mennyiségi és minőségi vizsgálatával foglalkozik. A vállalat szemügyre veszi, megvizsgálja az elkészült termékeket.

Az ellenőrzési formákat fogja össze az integrált ellenőrzés, melyre a legnagyobb szervezetnek van szüksége. ( ellenőrzés koplexitása)

Az ellenőrzéssel kapcsolatos alapfogalmak

Az ellenőrzés célját mindig az általa képviselt érdekek határozzák meg. Két fő csoportba sorolhatók:

  • tulajdonosi érdekek
  • hatósági érdekek

A tulajdonosi érdekekből végzett ellenőrzés kiterjed a tevékenység egészére.

  • állami tulajdonban lévő szervezetek, vállalatok, intézmények eredményességében, hatékonyságában érdekelt
  • a gazdasági társaságoknál és a szövetkezeteknél a részvényesek, a tagok, a tagság tulajdonosi érdekeinek képviseletében folyik
  • a magántulajdon esetében az ellenőrzés a tulajdonnak a leghatékonyabb működtetésére és védelmére irányul.

A hatósági érdekek, közérdekek a vállalkozások és más szervezetek, valamint az állampolgárok olyan tevékenységére, magatartására terjed ki, amelyet törvények, más jogszabályok, kötelező erejű állami előírások szabályoznak. Mindig valamilyen jogszabályi előírás megtartásának vizsgálatával foglalkozik.
Az ellenőrzés tárgya: az emberi tevékenység, cselekmény, magatartás, esetleg egyes embercsoportok össztevékenységének értékelése. Tárgya lehet valamilyen természeti törvény, esemény is, vagy annak következménye.
Az ellenőrzés módszerét az ellenőrzés közelebbi célja és tárgya határozza meg. Az alkalmazott módszer biztosítsa a tárgyszerűséget, a valósághű képet, a valóságos helyzet feltárását és ne csorbítsa az ellenőrzöttek jogait.
Az ellenőrzési rendszer alapvetően a tulajdonformáktól és a tulajdonviszonyoktól függ. A képviselt érdekek védelmében a rendszer alkotóelemei egészként fogják át az ellenőrzés tárgyát. Az állami ellenőrzés feladatai meghatározott szervezési elvek alapján oszlanak meg. Az állami érdekeket megtestesítő, védelmező külső ellenőrzéstől éppen ez az általa képviselt érdek különíti el.

Az ellenőrzés általános jellemzői

Az ellenőrzés általános jellemzői az ellenőrzési alapelvekben jutnak kifejezésre, melyek a következők:

  • teljesség: lefedi a nemzetgazdaság egészét, képes ellátni valamennyi érdek képviseletét, védelmét
  • rendszeresség-tervszerűség: az ellenőrzéseket tervben rögzített, meghatározott rendben és időszakonként visszatérően végzik
  • folytonosság-hézagmentesség: az ellenőrzési időszakok kihagyás nélkül követik egymást, az előző ellenőrzés óta eltelt időszakra terjed ki
  • törvényesség: az ellenőrzést végzőknek és az ellenőrzötteknek be kell tartaniuk a jogokat, kötelezettségeket meghatározó jogszabályi előírásokat, normákat
  • ésszerűség: az ellenőrzés körének, konkrét témájának helyes megválasztását, megfelelő munkamegosztás igényét jelenti
  • megalapozottság: az ellenőrzési megállapításoknak megdönthetetlennek és objektívnek kell lenniük
  • függetlenség: az ellenőrzést végzők az általuk képviselt érdek érvényesítésében befolyástól mentesen járnak el
  • hatékonyság: az ellenőrzésnek eredményesnek kell lennie a hibák, szabálytalanságok feltárásában.

Az ellenőrzés szerepe, helye a vezetésben

A gazdálkodó szervezetek vezetése a meglévő, illetve az elérhető erőforrások, a külső feltételek, környezet figyelembe vételével folyamatosan különböző szervezeti célokat tűznek ki maguk elé. A szervezetek úgy alakítják ki és működtetik belső folyamataikat, hogy azok mind a kitűzött célok szolgálatában álljanak. A gazdálkodó szervezeten belül a vállalkozási célkitűzések elérése érdekében működő belső ellenőrzési rendszert alakítanak ki.

A belső ellenőrzési rendszer fő jellemzője, hogy annak megvalósításában a szervezet minden tagja részt vesz - ideértve a folyamatok megvalósításához igénybe vett eszközöket is. A belső ellenőrzési rendszer megfelelő működése ugyanakkor megkívánja azt is, hogy a mindennapi tevékenység részeként érvényesülő ellenőrzéseket egy független értékelő folyamattal - a függetlenített belső ellenőrzés munkájával - egészítsék ki.

Az előbbiek alapján a belső ellenőzés tartalma a következőkben adható meg: olyan eljárások összessége, melyet a szervezet vezetése, alkalmazottai és függetlenített belső ellenőrzése együttesen hajt végre, és amely ésszerű bizonyosságot nyújt arra nézve, hogy a kitűzött szervezeti célokat elérik.

Fontos hangsúlyozni azonban, hogy a belső ellenőrzési rendszerek kialakítása minden esetben a vezetés feladata és a működtetéshez szükséges erőforrások biztosításáért is ugyancsak a vezetés a felelős.

A belső ellenőrzési rendszerek működése leginkább a

  • vezetők ellenőrző tevékenysége,
  • a tevékenységek részeként a folyamatokba épített ellenőrzés, valamint
  • a függetlenített belső ellenőrzés

formájában mutatkozik meg, ezeket nevezzük a belső ellenőrzési rendszer fő elemeinek.

Ezek az elemek egymással szoros kapcsolatban állnak, feladataikat egymás tapasztalataira építva párhuzamosan, ugyanakkor egymást kiegészítve működnek. Fontos megjegyezni azt is, hogy a rendszer három alrendszere között jellemzően nehéz határvonalat húzni, gyakran egy-egy ellenőrző tevékenység egyidejűleg két helyre is besorolható.

A belső ellenőrzési rendszer elemeinek konkrét feladait, hatókörét minden esetben a belső szabályozásban kell előírni. A rendszer elemei - sajátosságaiknak megfelelően és ebből adódóan eltérő súllyal - egyaránt végeznek szabályszerűségi, teljesítmény, illetve egyéb jellegű ellenőrzéseket.

Az ellenőrzés a vezetés egyik funkciója, szerepe, helye a vezető, irányító tevékenységben meghatározó:

  • bemutatja az irányítói, vezetői döntések végrehajtásának alakulását, helyességét,
  • segíti a vizsgált témákban a hibák keletkezésének megelőzését,
  • feltárja a végrehajtás állását és az akadályozó tényezőket, a kitűzött céloktól, feladatoktól való eltérés okait, mértékét, következményeit,
  • megállapítja a céloktól való eltérés esetén fennálló felelősséget,
  • javaslatok kialakításával elősegíti a vezetői intézkedések megalapozását, meghozatalát
  • előmozdítja a végrehajtást segítő, kedvező tapasztalatok, módszerek alkalmazását, elterjesztését.

Hatékony ellenőrzés jellemzői

  • Integráció: az ellenőrzési rendszereket össze kell hangolni a teljes szervezeti rendszerrel. Ebből a szempontból döntőek a tervezés feltételei. A tervezés és az ellenőrzés ciklikus jellege adott, ezért természetes, hogy a tervezési és az ellenőrzési rendszereknek kellőképpen koordináltaknak és integráltnak kell lenniük ahhoz, hogy zökkenőmentesen működjenek.
  • Tárgyilagosság: Ez egyszerűen azt jelenti, hogy lehetőség szerint az ellenőrzési rendszereknek objektív információkat kell felhasználni és nyújtani. Az ellenőrzési rendszereknek tehát a lehetőségekhez mérten tárgyilagosnak kell lennie, de csak oly mértékben, hogy a vezető ne veszítse el kapcsolatát azzal, ami valójában a színfalak mögött történik.
  • Pontosság: Ha rossz információt nyújt többet árt mint használ. A vezetőnek minden óvintézkedést meg kell tennie, hogy az ellenőrzési rendszerből kapott információk pontosak legyenek.
  • Időszerűség: az információkat időben kell szolgáltatni, hogy a vezető megfelelő döntéseket hozhasson. Az időszerűség a biztonsággal függ össze. Ha nagyobb a bizonytalanság a nagyobb szükség van az aktuális információkra.
  • Rugalmasság: Az ellenőrzési rendszereknek képeseknek kell lenni alkalmazkodni a változásokhoz.

Ellenőrzés módszerei

  • Folyamatba épített pl. utalványozás, bizonylatok tartalma
  • Funkcionális
  • Ellenőrző szervek szerint