A közigazgatási szerv a tv. mellékletében meghatározott adatkörre kiterjedő közszolgálati alapnyilvántartást köteles vezetni. (Más adatok nem kezelhetők.)
Az alapnyilvántartás célja a közszolgálati jogviszonyból származó jogok gyakorlásához és kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatok kezelésének biztosítása a jogviszony alanyai számára.
Az alapnyilvántartás adatai közül közérdekű:
- Közigazgatási szerv megnevezése,
- Köztisztviselő neve,
- Besorolása.
A közigazgatási szerv vezetője felel:
- Személyes adtatok védelméért
- Adatkezelés jogszerűségéért
- Adatszolgáltatásért.
Közszolgálati adatvédelmi szabályzat
A közszolgálati adatvédelmi szabályzatban kell meghatározni az iratok, adatok kezelésének adatvédelmi, adatbiztonsági szabályait.
Az adatszolgáltatást az alapnyilvántartás alapadatairól és változásairól minden év szeptember 1-ig a központi közszolgálati nyilvántartás számára meg kell küldeni.
Cél:
- Kormány személyzetpolitikájának kialakítása
- Köztisztviselői életpályával összefüggő adatok és elemzések biztosítása
- Előmeneteli és illetményrendszer országos működtetéséhez szükséges elemzések
- EU integrációval kapcsolatos adatszolgáltatás biztosítása
- Tartalékállomány információs bázisának működtetése.
Az alapnyilvántartás más adatrendszerrel nem kapcsolható össze.
Betekintésre jogosult:
- Saját adataiba a köztisztviselő
- Köztisztviselő felettese
- Minősítést végző vezető
- Törvényességi ellenőrzést vezető
- Fegyelmi eljárást lefolytató szerv
- Munkaügyi per kapcsán a bíróság
- Büntetőeljárásban a nyomozó hatóságok, ügyész, bíróság.
- Személyzeti, munkaügyi és illetmény-számfejtési feladatokat ellátó szerv munkatársa
Köztisztviselő jogosult:
- Helytelen adat helyesbítését kérni,
- Jogellenesen nyilvántartott adat törlését kérni,
- Jogellenesen kért adat közlését megtagadni.
Az adatkezelő köteles haladéktalanul helyesbíteni vagy törölni.
Közalakalmazottakra hasonló szabályok vonatkoznak.