A számviteli információs rendszer kialakítása

A vállalkozások vezetéséhez, irányításához, a vezetői döntésekhez a vezetés minden szintjén információk szükségesek. A vállalkozás tevékenységének tervezéséhez, szervezéséhez, ellenőrzéséhez nélkülözhetetlen a megfelelő információbázis kialakítása.

Az információs rendszer szintjeinek meghatározása

Kialakítása során figyelemmel kell lenni a számviteli munka szintjeire is, vagyis arra, hogy a gazdasági eseményektől hogyan jutunk el a beszámoló összeállításáig.
Gazdasági esemény - bizonylat - alapnyilvántartás - analitikus nyilvántartás - főkönyvi könyvelés - beszámoló.

Az egyes szintek rendeltetése, konkrét formája és mérésmódja alapvetően különböző.

Az alapnyilvántartásokat és az analitikus nyilvántartásokat az elsődlegesen készített bizonylatok kapcsolják össze. Mindkét szinten ugyanazon bizonylatokat könyvelik, veszik nyilvántartásba. Az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés közötti egyezőség arra épül, hogy a főkönyvi könyvelés a feladások alapján könyvel, vagyis mindkét szinten ugyanazt könyvelik, csak a feljegyzés részletezettségében van különbség. A főkönyvi könyvelés és a beszámoló kapcsolata a főkönyvi kivonaton keresztül biztosított, mely egyben megteremti az ellenőrzés módját is.

Az információs igények meghatározása

A vállalkozás környezete, a piac szereplői elsősorban a vállalkozás pénzügyi, vagyoni, jövedelmi helyzetéről akarnak megbízható információkat kapni.
Az információs rendszer kialakítása során meg kell határozni a belső információs igényeket, valamint az információk tartalmát és az információszolgáltatás gyakoriságát.

A vállalkozáson belül az információk iránti igény a tulajdonosok, a menedzsment, a divíziók, valamint a döntéshozó és ellenőrző testületek részéről merül fel. ők az információk iránti igényüket szükségleteiknek megfelelően alakítják ki.

Az információk forrása

A vállalkozáson belül a legjelentősebb információforrás a számvitel, mert a szükséges bizonylatokkal alátámasztott adatokból kiindulva gyűjti és dolgozza fel az információkat és elégíti ki

  • a törvényes előírásokhoz igazodó, a vállalkozás eredményességének bemutatásához szükséges információs igényeket, valamint
  • a döntési folyamat információs igényeit

Az előzőek alapján a számvitelt tartalmilag két részre tagoljuk:

  • a) pénzügyi számvitelre és
  • b) vezetői számvitelre

A felosztás azon alapul, hogy az adott számvitel kinek a részére nyújt információkat, illetve ki az, aki elsősorban hasznosítja a kapott információkat.
A pénzügyi számvitel a vállalkozáson kívüli felhasználók információs igényeit elégíti ki elsősorban azzal, hogy évente beszámolót készít a vállalkozás vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetéről.
A vezetői számvitel elsőleges feladata a vezetők részére szükséges információk biztosítása. A számviteli törvény az ún. pénzügyi számvitelt szabályozza.
A pénzügyi számvitel szolgáltatja azokat az információkat, amelyeket a piac szereplői igényelnek.
A vezetői számvitel a vállalkozás menedzsmentjének nyújt olyan tájékoztatást, amely a vezetői feladatok teljesítéséhez szükségesek.
A számviteli törvény előírja, hogy a kettős könyvvitelt vezető vállalkozó a kezelésében, a használatában, illetve a tulajdonában lévő eszközökről és azok forrásairól, továbbá a gazdasági műveletekről olyan könyvviteli nyilvántartást köteles vezetni, amely az eszközökben és a forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, zárt rendszerben, áttekinthetően mutatja.
A kettős könyvvitelt alkalmazó vállalkozó köteles az egységes számlakeret alkalmazni. Az egységes számlakeret célja, hogy a gazdálkodó eszközeinek és forrásainak, a gazdasági műveletek eredményre gyakorolt hatásának egységes rendszerbe foglalásával segítséget adjon a gazdálkodó számvitelének megszervezéséhez, biztosítsa a számviteli törvény szerinti, illetve a számviteli törvény felhatalmazása alapján kiadott kormányrendelet szerinti beszámoló elkészítéséhez szükséges alapinformációk.
A számviteli törvény a vezetői számvitelt nem szabályozza, ezért célszerű összehasonlítani a pénzügyi és a vezetői számvitel legfontosabb jellemzőit:

  • A pénzügyi számvitel jellemzői:
    • a pénzügyi számvitel elveit, tartalmát a számviteli törvény írja elő
    • a pénzügyi beszámoló elveit, tartalmát a számviteli törvény szabályozza
    • a pénzügyi beszámoló a vállalkozás egészére koncentrál és információ döntően értékben jelennek meg
    • a pénzügyi számvitelben a múltra vonatkozó adatok a meghatározóak
  • A vezetői számvitel jellemzői:
    • a elvét, tartalmát törvény nem írja elő, a vállalkozó hatáskörébe tartozik annak kialakítása
    • jogszabályi előírás nincs sem a készítési kötelezettségről, sem a tartalmáról
    • a múltbeli adatok mellett a tervezés keretében a jövőbeni adatokat és információkat is hasznosítja

A számviteli törvény a 6. és 7. számlaosztályok használatát is a vállalkozásra bízza, vagyis a vállalkozónak kell eldöntenie, hogy e két számlaosztályt használja-e vezetői információk biztosításához, a költségszámítás sajátos számviteli rendszerének kialakításához.
A vezetői számvitel kialakítása összetett feladat, amelynek keretében

  • az önelszámoló egységek részére meg kell fogalmazni az elvárásokat
  • a tervezési rendszeren belül ki kell dolgoznia z önelszámoló egységek tervfeladatait
  • ki kell alakítani a feladatok teljesítéséhez adatszolgáltatását a tervfeladatok teljesítéséről
  • ki kell alakítani a feladatok végrehajtásának ellenőrzési, valamint elemzési, értkékelési rendszerét
  • meg kell határozni a szolgáltatandó információk körét, az adatszolgáltatás rendjét

A vezetői számvitel tartalmi meghatározásánál figyelembe kell venni az adott vállalkozás által folytatott tevékenység jellegét, a vállalkozás szervezeti felépítését, stratégiai célkitűzéseit.
A szakirodalom a teljesítmények mérésére alkalmas mutatók kiválasztását a felelősségi központok kijelölésének, meghatározásának nevezi.
A felelősségi központok kijelölésével lényegében meghatározzák azokat a mutatókat, amelyeknek a tervtől való eltérésén keresztül mérni tudják az adott önelszámoló egység pénzügyi teljesítményét.
Felelősségi központok lehetnek:

  • költségközpontú rendszerek, ahol a középpontba a takarékos költséggazdálkodást, a költségek és az önköltség csökkenését, valamint a költségek megfelelő mélységű megfigyelését, elszámolását helyezik
  • árbevétel-központú rendszer, amelynek központjában az árbevétel növelése áll, ahol a hangsúlyt az árbevétel megfelelő mélységű tagolására helyezik a tervezés és az elszámolás terén egyaránt
  • nyereségközpontú rendszer, amelynek központja a profit, alkalmazása ott célszerű, ahol az önelszámoló egység a költségek és az árbevétel alakulására is befolyással bír
  • egyéb orientációk, pl. beruházás központú rendszer, ahol a központban a fejlesztési feladatok megvalósítása áll, és az önelszámoló egységek érdekeltsége erre irányul

A felelősség központok közötti választást alapvetően a vállalkozás szervezeti felépítése határozza meg. Például:

  • - „vonalas” vezetés esetné költségközpontú
  • - divizionális vezetés esetén nyereségközpontú

A felelősség központok közötti választást a szervezeti felépítés mellett a divízió tevékenységének jellege is befolyásolja.
A vezetői számviteli rendszert célszerű úgy kialakítani, hogy az a könyvvitel zárt rendszerébe beépüljön.
A vezetői számvitel sajátos részterülete a költségszámvitel. A számviteli törvény a költségelszámolás területén is nagy szabadságot biztosít a vállalkozónak.
Kérdésként vetődik fel, hogy milyen legyen a költségelszámolás?

  • feleljen meg az eredmény-kimutatás választott formájának
  • feleljen meg a számviteli törvény előírásainak
  • elégítse ki a vezetői információs igényeket
  • adjon információkat egyéb beszámolási követelmények teljesítéséhez

A költség-elszámolási rendszer kialakításánál abból kell kiindulni, hogy a számviteli törvény kötelezően előírja a költségek költségnemekénti elszámolását. Ezek a következők:

  • anyagköltség
  • igénybe vett szolgáltatások értéke
  • egyéb szolgáltatások értéke
  • bérköltség
  • személyi jellegű egyéb kifizetések
  • bérjárulékok
  • értékcsökkenési leírás

A vállalkozás számviteli politikájában kell rögzíteni, hogy kizárólag az 5. Költségnemek számlaosztály számláin könyveli a költségeket, vagy emellett használja a 6. Költséghelyek, általános költségek és a 7. Tevékenységek költségei számlaosztály számláit is.
Ha az utóbbi számlaosztályokban is rögzíti a vállalkozó a költségeket, úgy azt is el kell döntenie, hogy:

  • elsődlegesen költségnemek szerint számolja-e a vállalkozó a költségeket, illetve
  • elsődlegesen költséghely, költségviselő szerint rögzíti a felmerült költségeket

Gyakorlatban tehát a megoldási lehetőségek a következők lehetnek:

  • kizárólag költségnem szerinti elszámolás
  • elsődleges költségnem, másodlagos költséghely, költségviselő elszámolás
  • elsődleges költséghely, költségviselő elszámolás, másodlagos költségnem elszámolás
  • esetleg ezek variációik

Természetesen amennyiben a saját előállítású termékek a végzett szolgáltatások közvetlen önköltségét a vállalkozó utókalkulációval állapítja meg, úgy célszerű a 6. és 7. számlaosztályok számláit is használni.