Az adózás rendjéről szóló törvény szerit „Az általános forgalmi ad alanya az általa végzett értékesítésről jogszabály szerint bizonylatot (számla, készpénzfizetési számla, nyugta) állít ki … E bizonylat szigorú számadás alá vont nyomtatványként kell kezelni.” A számlázási program célja e törvényben meghatározott bizonylatok előállítása, esetenként a számlához kapcsolódóan szállítólevél készítése.

A számlán szereplő adatok körét a Számviteli törvény számviteli bizonylatokra vonatkozó előírásai határozzák meg. Az adatok szerkezete, elrendezése a számlán három csoportba osztható: fejléc, tételek, összesítő adatok.

Fejléc:

  • a „SZÁMLA” megnevezése
  • számla sorszáma (szigorú számadású)
  • számla kibocsátó (szállító) adatai: név, cím, adóigazgatási szám, pénzforgalmi jelzőszám
  • vevő adatai
  • fizetési  mód (készpénz, inkasszó, átutalás, …)
  • kibocsátás (kiállítás) dátuma
  • teljesítés dátuma, helye
  • fizetési határidő

Tételek:

  • a termék, szolgáltatás adatai: megnevezése, vámtarifa száma, áfa kulcs
  • értékesített mennyiség
  • egységár
  • érték
  • esetleges engedmények, felárak, külön felszámított költségek

Összesítő adatok:

  • nettó végösszeg
  • áfa érték
  • bruttó érték

Az adatbevitel során az adatok egy része, elsősorban a törzsadatok a program adataiból származnak automatikusan (pl. a szállító adata, bizonylat száma, számla készítésének dátuma) vagy kiválasztással (pl. törzsvevők adatai, értékesített termék adatai), az adatok másik részét számlát készítő személynek kell rögzítenie (pl. eladott mennyiség, fizetési határidő).

A kiállított számlát alá kell írni, és le kell bélyegezni.

A számlázó program kapcsolódhat a pénzügyi analitika folyószámla és áfa nyilvántartó részéhez, valamint a raktári készleteket kezelő készlet analitikához.