A készpénzforgalom ellenőrzése során kerül sor a pénzkezelési szabályzat előírásai szerinti működés ellenőrzésére. Az ellenőrzés tételesen megvizsgálja a be- és kifizetési pénztárbizonylatokat, a bevételezés hiánytalanságát, az utalványozás jogosságát, és számszerű helyességét. A pénztár-zárlatok alkalmával ellenőrzi a készpénzkészlet címletenként, a pénztárjelentést, a pénzkezelést, a szállítás és az őrzés biztonságát, továbbá a pénztárban kezelt egyéb értékek készleteit. Ellenőrzi a pénztárszámlával való egyezőséget, a bank-pénztár átvezetési számla egyezőségét.
A pénztári bevételezés ellenőrzése
A központi (házi-) pénztárakban bevétel származhat a vevőktől, a dolgozók befizetéseiből, továbbá a bankszámláról felvett összegekből.
A készpénzben fizető vevők és a dolgozók befizetéseinek vizsgálata
A készpénzben fizető vevők és a dolgozók befizetéseinek vizsgálata során az ellenőrzés feladata annak megállapítása, hogy a bevételezések szabályszerűek-e, illetve a pénztáros megfelelő időben (a befizetés napján) bevételezett-e minden készpénzbefizetést.
A pénztáros készpénzt csak a pénzkezelési szabályzatban meghatározott – szabályszerűen kiállított – bevételi pénztárbizonylat alapján vehet át és vételezhet be a pénztárba. A bizonylattömbök szigo-rú számadás alá vont nyomtatványok, amelyekről olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható: kinél, milyen sorszámú bizonylattömbök vannak használatban és azokkal mikor számoltak el, a rontott példányokat megőrizték-e. A pénztárbizonylatok felhasználásának ellenőriz-hetősége érdekében csak folyamatos házi sorszámmal előre ellátott bizonylatokat szabad a pénztárosnak kiadni. A házi sorszám lesz a pénztári tétel sorszáma a pénztárjelentése. Számítógépes fel-dolgozás esetén a gép adja a sorszámozást. Vizsgálandó továbbá, hogy a bevételi pénztárbizonylatot megfelelő alapbizonylat alapján állítottak-e ki 3 példányban. Meg kell győződni arról, hogy az eredeti példányt a pénztárjelentéshez csatolták-e, a 2. példányt elismervényként a befizetőnek átadták-e és a 3. példány a tömbben maradt-e. A rontott példányok érvénytelenítéséről és megőrzéséről is meg kell győződni. Ellenőrizendő, hogy a bevételi bizonylat tartalmazza-e az alábbi adatokat: a cég és a pénztár megnevezését, a bevétel keltét, a sorszámot és bizonylatszámot, a befizetett összeg számmal és betűvel, a befizetés jogcímét, a befizető nevét, a számfejtő aláírását, az összeg átvételét igazoló pénztárosi aláírást, a csatolt mellékletek számát, a bevétel számlakijelölését (kontírozását).
Meg kell győződni arról is, hogy a bevételi pénztárbizonylathoz csatolták-e a befizetés jogcímét és számszerű helyességét igazoló alapokmányt (számla, nyugta, bérjegyzék, stb.), illetve a postai kézbesítés útján érkezett készpénzösszegek postai értesítő szelvényét. Annak érdekében, hogy a befizető ellenőrizhesse a pénz átvételére jogosult pénztáros aláírását, vizsgálni kell, hogy pénztárhelyiségben a befizető által látható helyen kifüggesztették-e a pénztáros nevét és kézjegyét (aláírását) bemutató táblát.
A bankszámláról felvett készpénz pénztári bevételezésének ellenőrzése
A bankszámláról felvett készpénz pénztári bevételezésének ellenőrzésekor a cél annak megállapítása, hogy a pénztáros a pénztárban hiánytalanul és a felvétel napján bevételezett-e minden olyan pénzösszeget, amelyet a bankszámláról felvettek. Az ellenőrzés alapokmányai: a bank számlakivonata, a pénztári bevételi bizonylat, a pénztárkönyv, a csekkaláíró könyv, a csekk tőszelvénye és a számviteli nyilvántartás. Az ellenőrzés keretében vizsgálni kell, hogy a készpénzfelvétel során a készpénzfelvételi utalványt csak a konkrét pénzfelvételhez állították-e ki, és kitöltés után írták-e alá. Ezzel kapcsolatban azt kell vizsgálni, hogy előre csekket nem írtak-e alá, mert ez visszaélésekre ad(hat) lehetőséget. A bankbizonylatok hitelességének vizsgálata során a kijelölt zárt időszak bankkivonatait és a hozzájuk tartozó, a vállalkozásnál lévő eredeti bizonylatokat teljes körűen az alábbiak szerint kell ellenőrizni: valamennyi bankkivonat hiánytalanul megvan-e, a bankkivonat terhelései és jóváírásai megegyeznek-e a kapcsolódó okmányokkal.
A házipénztári kifizetések ellenőrzése
Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy a házipénztári kifizetések során megtartják-e a kiadási bizonylatok tartalmi és formai előírásait. Fontos ellenőrzési feladat, hogy a pénztáros csak szabályszerűen kiállított és a kifizetés előtt utalványozott kiadási pénztárbizonylat alapján fizetett-e ki összegeket a pénztárból. Vizsgálni kell azt is, hogy a kifizetést megelőzően a pénztáros kapott-e olyan alapbizonylatot vagy elismervényt, amely hitelt érdemlően igazolja a fizetés jogosságát és számszerű helyességét. A vizsgálatnak ki kell terjednie arra, hogy a pénztári kiadási bizonylatot két példányban, átírással vagy számítógéppel állították-e ki. Ellenőrizendő, hogy a kiadási bizonylat tartalmazza-e: a kifizetés keltét, a sorszámot és a bizonylatszámot, a kedvezményezett nevét, a kifizetendő összeget számmal és betűvel is, a kifizetés jogcímének rövid megjelölését, a kiállító aláírá-sát, az utalványozó aláírását, a felvevő aláírását és személyi azonosító adatát. Vizsgálandó, hogy a:
- a kifizetés előtt a pénztáros megállapította-e, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére
- a pénz átvevője személyazonosságát személyi igazolvánnyal igazolta-e
- a kifizetés tényét a pénztár az alapbizonylaton feltűnő jellel „kifizetve” bélyegzővel és/vagy lyukasztással megjelölte-e.
A pénzkezelés bizonylatainak ellenőrzése
A vállalkozás pénztárosának minden pénztári befizetést és kifizetést a teljesítést követően azonnal, felmerülési sorrendben a pénztári nyilvántartásban fel kell jegyezni. A pénztári nyilvántartásra többféle, szabványosított pénztárjelentés áll rendelkezésre. A pénztárjelentést szigorú számadás alá vont nyomtatványként kell kezelni, és használatba vétel előtt hitelesíteni, számítógépes nyilvántartásnál pedig zárt rendszert kell kialakítani. Az ellenőrzésnek arra kell kiterjednie, hogy a pénztárjelentést az arra illetékes vezető szabályszerűen hitelesítette-e, és hogy szigorú számadás alá vonták-e, valamint annak lezárása szabályszerűen megtörtént-e, a pénztáros és a pénztári ellenőr ellenőrzés után aláírták-e, és a záróegyenleg részletezését a valóságnak megfelelően készítették-e el.
A pénztári bizonylatok általános ellenőrzése
A pénztári be- és kifizetések csak bizonylatok alapján számolhatók el. A kapcsolatos ellenőrzésnek arra kell irányulnia, hogy minden pénzmozgásról készült-e pénztári bizonylat, kitöltésük szabályszerű és teljes körű-e, azt az illetékesek utalványoz-ták-e, és minden esetben szerepel-e az átvevő, illetve befizető aláírása. Vizsgálni kell továbbá,
- a pénztári bizonylattömböket szigorú számadás alá vont nyomtatványként kezelik-e.
- az ellenőrzés érdekében csak sorszámmal ellátott bizonylatot szabad kiadni
- az esetlegesen hiányzó bizonylatok körülményeit kivizsgálták és rendezték-e
- a bevételi és kiadási pénztárbizonylathoz csatolt alapbizonylatok számát a pénztárbizonylat „Melléklet” rovatában feltüntették-e vagy kellően hivatkoztak-e arra, hogy hol található.
A bevételi pénztárbizonylatok ellenőrzése
A pénztári befizetésekről a vonatkozó alapbizonylatokkal egyezően bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani 3 példányban. A pénz átvételét a pénztáros a pénztárbizonylat aláírásával igazolja. A befizetett összeg azonosságának elismerése céljából a bizonylatot a kijelölt helyen a befizetőnek is alá kell írnia. Nem személyes befizetés esetén hivatkozni kell a vonatkozó okmányokra. A bizonylat elő példányát át kell adni a könyvelésnek az alapbizonylatok csatolásával, a 2. példányt mint a befizetés teljesítését igazoló elismervényt kell a befizetőnek átadni. A 3. a tőpéldány a tömbben marad, azt a kiselejtezésig a pénztáros őrzi. A kapcsolódó ellenőrzés során a fentiek maradéktalan betartását kell vizsgálni, továbbá, hogy a bevételi bizonylat valamennyi érintett részét pontosan kitöltötték-e, és minden példány jól olvasható-e. Kiemelten kell vizsgálni, hogy a bizonylatokon nincsenek-e szabálytalan javítások.
A kiadási pénztárbizonylatok ellenőrzésének módszere: A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, az arra jogosult vezető által utalványozott bizonylat alapján fizethet ki a pénztárból összeget. Vizsgálandó, hogy egy kifizetési bizonylattal csak egy személy részére fizettek-e ki pénzt (kivétel az egy napon bérjegyzéken történő kifizetés több ember részre). Ellenőrizni kell különös gonddal a bérkifizetések alapokmányait, ahol nem pénzintézeti utalással történik a bérfizetés. Ezzel kapcsolatosan vizsgálni kell a felvételeket igazoló aláírások valódiságát, a meghatalmazással történő felvételnél a meghatalmazásokat és a felvevő aláírását, a fel nem vett bérek visszavételezésének teljes körűségét és nyilvántartásának rendjét.
Elszámolásra kiadott összegek ellenőrzése
A pénztárak pénzforgalmánál rendszeresek az elszámolásra történő kifizetések. Ezzel kapcsolatban vizsgálni kell, hogy a pénzkezelési szabályzat megfelelően tartalmazza-e az elszámolásra kiadott összegek elszámolásának és nyilvántartásának rendjét. A kapcsolatos pénztári bizonylatok és nyilvántartások ellenőrzésénél vizsgálni kell a kiadott összeg jogosságát és nagyságának indokoltságát, az elszámolásra megjelölt határidő jogosságát, azt, hogy a visszafizetés nem újabb összeg kifizetésével történik-e, stb.
A letétek bizonylatolásának ellenőrzése
A pénztárban idegen készpénz, valamint értéktárgyak, értékpapírok stb. vezetői engedély alapján őrizhetők. A letétekkel kapcsolatos elsődleges ellenőrzési feladat, hogy az őrzés bizonylatolását és rendjét kellően szabályozták-e a pénzkezelési szabályzatban vagy más utasításban. A letétek kezelésének, őrzésének ellenőrzése során vizsgálni kell, hogy az értéktárgyak, értékpapírok stb. nyilvántartása tartalmazza-e a legszükségesebb adatokat. Az értékpapíroknál vizsgálni kell, hogy a nyilvántartás tartalmazza-e
- az átvett értékpapírok adatait (megnevezés, darabszám, sorszám, átvétel kelte, névérték, stb.)
- kiadásuk adatait (keltezés, mennyiség, sorszám, átvevő, érték, stb.)
- a visszavásárolt, bevont értékpapírokkal kapcsolatos adatokat (darabszám, névérték, stb.).
Az ellenőrzésnek ki kell terjednie a nyilvántartások és az átvételi, átadási, kiadási bizonylatok alaki és tartalmi követelményeire.
A készpénz kezelésének, őrzésének ellenőrzési feladatai
A vizsgálat célja annak megállapítása, hogy kellő biztonságot nyújtó módon történik-e a pénz szállítása, kezelése és őrzése. A házipénztárat úgy kell kialakítani és elhelyezni, hogy a pénzkezelés biztonsága a lehető legnagyobb legyen. A biztonság függ a pénztárhelyiség kialakításától, védőberendezéseitől, a pénzforgalom nagyságától, stb. mindezt figyelembe véve kell a vagyonvédelmet szabályozni a pénzkezelési szabályzatban, nagy pénzforgalom estén a vagyonvédelmi, biztonsági szabályzatban. A kulcsokról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható, hogy a kulcsok mikor, miért, meddig és kinél voltak. Az összes kulcs még átmenetileg sem kerülhet egy személynek a kezébe. A pénztárban levő készpénz és egyéb értékek megóvása érdekében gondoskodni kell a pénztár betörés és tűz elleni védelméről, amelyet a pénzkezelési szabályzatban kell rögzíteni. Ellenőrizendő az is, hogy ha a pénztárban valamilyen okból nagyobb összegű készpénzt tartanak, annak őrzésére igénybe vesznek-e őröket, rendészt, stb. A vizsgálat során meg kell győződni arról is, hogy a pénztárhelyiségben csak az oda beosztott dolgozók tartózkodnak-e, jól látható helyen tájékoztatják-e az ügyfeleket a pénztár rendjéről, a pénztári órákról, az utalványozásra jogosultakról, a pénz és egyéb értékek átvételére jogosított alkalmazottak nevéről, aláírásáról. Kiemelt figyelmet kell fordítani a banki pénzfelvételre és az átvett pénz szállítására, illetve a bankba történő beszállításra, amelynek feltételeit a pénzkezelési szabályzatban szükséges megfelelően szabályozni.