Az újratermelés folyamatában a kereskedelem látja el az elosztás, a csere funkcióját, eljuttatja a fogyasztási cikkeket a termelőtől a fogyasztóig.
A kereskedelmi vállalkozások saját nevükben és kockázatukra, nyereség- és vagyonszerzés céljából, üzletszerűen végeznek belkereskedelmi és külkereskedelmi szolgáltató tevékenységet a fogyasztók igényeinek megfelelő színvonalú kielégítése érdekében.
Belkereskedelmi tevékenység területei: nagykereskedelem, kiskereskedelem, vendéglátás, egyéb idegenforgalmi- és kereskedelemi szolgáltatások.
Az áruforgalom központi tényezője az áru. A számviteli törvény értelmében az áruk közt kerül kimutatásra a kereskedelmi áruk, a göngyölegek és az eladott szolgáltatások.
Az áruforgalom szakaszai időrendi sorrendben: a beszerzés, a készletezés és az értékesítés.
Az áruforgalom ellenőrzésének legfontosabb eszköze az áruforgalmi mérlegsor:
Nyitókészlet + beszerzés = értékesítés + zárókészlet
A mérlegsor segítségével ellenőrizhető az áruforgalom kiegyensúlyozottsága.
Statikus egyensúlyról beszélünk abban az esetben, amikor állandó készlet mellett a beszerzés és az értékesítés mennyisége vagy értéke megegyezik.
Dinamikus az áruforgalmi mérlegsor, ha az adott készletszint mellett növekszik az értékesítés és ezzel a párhuzamosan a beszerzés is.
Az áruforgalom átfogó ellenőrzésén belül a leltárkészítés és leltározás ellenőrzése
Az időponti készletek ellenőrzése fontos vagyonvédelmi feladat, továbbá a számviteli elszámoltatás alapja. A számviteli törvény kötelezően előírja, hogy olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglevő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben.
Kötelezően írásba kell foglalni a leltárkészítési és leltározási szabályzatát.
Az árukészlet leltározása általában tételes megszámlálással (rovancsolással) történik.
Az áruk év végi mérlegbe beállítandó értéke a leltár összeállítását követően határozható meg az egyedi értékelés elvének megfelelően. A készletértékelés tényleges vagy átlagos beszerzési áron történik.
A leltáreredmény lehet egyező, lehet leltárhiány, illetve többlet. A főkönyvi számlák könyv szerinti adatait eltérés esetén a ténylegesen felleltározott adatokra kell helyesbíteni.
A leltárelszámolás helyességének vizsgálata fontos ellenőrzési feladat csakúgy, mint a leltártöbblet vagy hiány okának és a felelős személyének megállapítása.
Megválaszolandó kérdések az ellenőrzés során:
- A kereskedelmi vállalkozás rendelkezik-e a számviteli politika kötelező részeként előírt leltárkészítési és leltározási szabályzattal?
- A szabályzatban rögzítetteknek megfelelően történik-e a vállalkozásnál a leltározás, a leltárfelvétel, a leltárelszámolás?
- Az árukészlet értékének meghatározásakor alkalmazott árak megfelelnek-e a számviteli törvény előírásainak?
- Szabályszerű-e a leltáreltérések számviteli elszámolása?
- Megfelelően történik-e a leltáreltérések felelőseinek megállapítása, a kártérítések meghatározása, elszámolása?
Pénztárellenőrzés a kereskedelemben
A kereskedelmi hálózatban a rovancsolást naponta legalább egyszer, közvetlenül a pénztárzárást követően kell elvégezni. Amennyiben pénztáros váltásra kerül sor, akkor váltásonként kell a pénzállományt ellenőrizni.
A rovancsolás első mozzanata a pénztárban levő készpénz megszámoltatása a pénztárossal, az erről készített közös jegyzőkönyvben címletenként szereplő készpénzállományt a pénztárjelentés, illetve a pénztárszámla egyenlegével hasonlítják össze. Eltérés estén tovább kell folytatni a vizsgálatot, fel kell deríteni, hogy milyen hibák okozhatták a hiányt vagy többletet, meg kell állapítani a pénztáros felelősségét.
Az áruforgalom technikai feltételei és a humánerőforrás-gazdálkodás ellenőrzése
A korszerű technikai berendezések, felszerelések alkalmazása magas költségvonzattal jár.
Az eszközellátottság, eszközigényesség mellett vizsgálni kell az eszközök kapacitáskihasználását és az eszközhatékonyságot, a leterheltséget, a minőséget, a termelékenységet.
A humánerőforrás-gazdálkodás magában foglalja a munkaerő-gazdálkodással, a foglalkoztatás hatékonyságával és a bérgazdálkodással összefüggő kérdéseket.
Munkaerő-gazdálkodás ellenőrzési kérdései:
- Biztosítva van-e az értékesítési forgalom lebonyolításához szükséges létszám?
- Megfelelő-e a rendelkezésre álló munkaerő összetétele?
- Biztosítva van-e a dolgozó szakmai képzése?
- A jogszabályi előírásoknak megfelelően történik-e a munkaügyi adminisztráció?
- Betartja-e a vállalkozás a Munka Törvénykönyvének előírásait?
A belkereskedelemi tevékenységet folytató vállalkozások legjelentősebb költéstényezője a bérköltség és ennek járulékai, melyek jelentősen befolyásolják a vállalkozás eredményességét.
A létszámgazdálkodás ellenőrzése során vizsgálni kell:
- Biztosítva van-e a vállalkozásnál a szükséges munkaerő?
- Megszervezték-e a szakképzett munkaerő utánpótlását?
- Megfelel-e a munkaügyi adminisztráció a jogszabályi előírásoknak?
- Mik a munkaerő-elvándorlás okai?
Bérgazdálkodás ellenőrzésével kapcsolatos feladatok:
- a bérhatékonyság vizsgálata
- a bérszerkezet figyelése
- a munkabérek elszámolásának és kifizetésének ellenőrzése
- a teljesítmény és az átlagbérek alakulásának vizsgálata
- a bértömeg nagyságát befolyásoló tényezők figyelemmel kísérése