A belkereskedelmi tevékenység ellenőrzésének sajátosságai

A kereskedelem az a tevékenység, melynek során a fogyasztási cikk eljut a termelőtől a végső fogyasztóig. A gazdálkodó szervezetek saját nevükben és kockázatukra, nyereség- és vagyonszerzés céljából, üzletszerűen végeznek szolgáltató tevékenységet, a fogyasztók igényeinek kielégítése érdekében. A tevékenységet folytathatják az ország területén belül, de országok között is. A kereskedelem két részre bontható: bel- és külkereskedelme. A belkereskedelem tovább bontható: nagy-, kiskereskedelem, vendéglátás, egyéb kereskedelmi szolgáltatások. Az áruforgalom központi tényezője az áru. A számviteli tv értelmében az áruk között kerülnek kimutatásra a kereskedelmi áruk, göngyölegek és az eladott (közvetített) szolgáltatások.
Kereskedelmi áruk: a vállalkozás változatlan formában történő továbbértékesítési céllal szerzi be
Göngyölegek: csomagolási és tárolóeszközök
Eladott (közvetített) szolgáltatások: megrendelővel kötött szerződés alapján, de változatlan formában továbbértékesített szolgáltatás.
Az áruforgalom szakaszai: beszerzés, készletezés, értékesítés.

A nagykereskedelem ellenőrzése

A nagykereskedelem feladata a termelőktől beszerzett áru folyamatos értékesítése a bolti kiskereskedelem és a fogyasztók felé.
Az áruforgalmi nyilvántartás cikkelemes vagy cikkcsoportos, ami lehetővé teszi a számítógépes adatfeldolgozást. Az ellenőrzéshez szükséges adatok általában rendszerezett formában, naprakészen állnak rendelkezésre.
Ellenőrizni kell, hogy a beszerzési döntések előtt a vállalkozás figyelembe vette-e

  • a forgalom változását
  • a fizetőképes kereslet várható alakulását
  • a meglévő készletek összetételét
  • a beszerzés és az értékesítés viszonyát
  • az árubeszerzés és az érdekeltségi rendszer kapcsolatát
  • a szállítói ajánlatok előnyeit, hátrányait.

A nagykereskedelemben önálló részlegek veszik át az árut, ált. elkülönített helyiségekben vagy a termék minőségi átvételére gyakran a termelőnél történik.

A bolti kiskereskedelem ellenőrzése

Beszerzési forrása a közvetlen belföldi termelő, nagykereskedelem valamint az import lehet.
A kiskereskedelmi forgalom lebonyolítását folyamatosan ellenőrizni kell. Az induló, a zárókészlet és a kigyűjtött beszerzési adatok(áruforgalmi mérlegsor) adhatnak információt az egyes termékek forgalmáról. A legkedvezőbb információs bázist a számítógépes pénztárgéprendszer képes biztosítani.
Az áruforgalom technikai feltételeit és a humánerőforrás-gazdálkodás területeit is ellenőrizni kell. Kiemelt jelentőségű a pénztárellenőrzés, mivel a forgalom nagy része a pénztárakban realizálódik. Az ellenőrzést naponta legalább egyszer, közvetlenül a pénztárzárást követően kell elvégezni. Amennyiben a pénztáros váltására kerül sor, akkor váltásonként kell a pénzállományt ellenőrizni. A rovancsolás első mozzanata a pénztárban levő készpénz megszámoltatása a pénztárossal. Eltérés esetén tovább kell folytatni a vizsgálatot, fel kell deríteni, hogy milyen hibák okozhatták a hiányt vagy többletet, meg kell állapítani a pénztáros felelősségét.

A vendéglátóipari tevékenység ellenőrzése

A beszerzett áru egy részét változatlan formában értékesíti, más részét feldolgozza és ezáltal saját előállítású terméket hoz létre és ezt értékesíti.
Az üzlethálózat típusa szerint 2 féle csoportba soroljuk az egységeket:

  • munkahelyi vendéglátó üzletek (zárt vevőkör)
  • kereskedelmi vendéglátó üzletek (vevőköre nyitott)

A végzett tevékenység jellege szerint lehetnek:

  • melegkonyhás egységek (pl.: étterem)
  • cukrászdák, büfék, falatozók, italüzletek (pl.: borozó)
  • szórakoztató egységek (pl.: disco)

A kiszolgálás színvonala szerint az egységeket osztályokba sorolják (I.,II.,III.,IV)
A vendéglátásban a kisebb készlettartás a jellemző, mivel gyorsan romló termékeket készítenek és értékesítenek.
A kiemelt ellenőrzési feladatok:

  • a termelés és a kereslet összhangjának vizsgálata
  • a nyersanyag-felhasználás alakulásának értékelése
  • az egészségügyi, a szavatossági időre vonatkozó előírások betartásának ellenőrzése
  • a kiszolgálás színvonalának állandó figyelemmel kísérése
  • a felszolgált termék minőségének vizsgálata

Vizsgálandó a vendéglátóipari forgalom alakulása. A bevétel két alapvető kategóriája a saját termelésű áruk forgalma és a vásárolt áruk értékesítése.
Ellenőrizni kell a választékelemek összetételét, alakulását, hiszen alapvetően ezek határozzák meg az értékesítés nagyságrendjét.
Fontos feladat a konyhai kapacitás kihasználtságának vizsgálata is.

A szállodai szolgáltatás és az idegenforgalmi ellenőrzése

A nemzetgazdaság eredményesen működő területe az idegenforgalom, amelybe beletartozik a belföldi és külföldi utazások szervezése, értékesítése, közvetítése, a szálláshely-közvetítés ill. az ezekhez kötődő menetjegy-értékesítés, vízumbeszerzés, pénzváltás és információs szolgáltatás is.
Kiemelkedő szerepet játszik a szállodai szolgáltatás. A szállodákat a szolgáltatás színvonalától függően kategóriákba sorolják, amit az ellenőrzésnél, figyelembe kell venni. A kategóriák a szállodák színvonalbeli különbségei alapján alakultak ki.
A kapcsolatos sajátos ellenőrzési feladatok:

  • a szobák, férőhely-kapacitás kihasználtságának vizsgálata
  • a bevételek és ráfordítások összhangjának vizsgálata
  • a kiszolgálás színvonalának ellenőrzése
  • az üzemeltetési költségek ellenőrzése
  • az árképzés és a vendégszám összefüggésének vizsgálata

Az áruforgalom átfogó ellenőrzése

Legfontosabb eszköze az áruforgalmi mérlegsor, amely az áruforgalmi folyamat elemei közötti összefüggést szemlélteti, hasznosítható a vagyonvédelem területén is.
Nyitókészlet + beszerzés = értékesítés + zárókészlet
Ez az egyenlet az áruforgalmi folyamat egyensúlyát tükrözi. A mérlegsor mennyiségi és értékbeni adatok alapján is felírható. Értékbeni adatok alkalmazása esetén a mérlegsor minden tagját azonos áron kell számításba venni. Beszerzési vagy csak eladási áron vehetjük figyelembe. Az áruforgalmi mérlegsor segítségével ellenőrizhető az áruforgalom kiegyensúlyozottsága. Vizsgálandó:

  • az értékesítés és a beszerzés viszonya
  • az áruforgalom egyensúlya
  • az értékesítés árufedezete
  • a beszerzés és az értékesítés készletekre gyakorolt hatása.

Az árubeszerzés ellenőrzése

Elsősorban a következőkre kell választ keresni:

  • biztosítottak-e a beszerzés szervezeti feltételei,
  • hatékony-e a piackutatás,
  • helyesen történt-e a döntési hatáskörök kialakítása,
  • megfelelő szempontok alapján választották-e ki a beszerzési forrásokat,
  • megalapozottak-e a beszerzések,
  • megfelelő-e az áruátvétel szervezettsége, végrehajtása,
  • a szállítási szerződésben rögzített időpontokban érkezett-e meg az áru.

Ellenőrizni kell a beszerzési előirányzatok megvalósulását, a szállítási késedelmek előfordulási gyakoriságát. A beszerzési tevékenység utolsó szakasza az áruátvétel, mely elsődlegesen ellenőrzési feladat. A beszerzéssel szorosan összefügg az áruk ellenértékének kiegyenlítését megelőző számlaegyeztetés. Ellenőrizni kell:

  • az áru beérkezését,
  • az áruátvétel folyamatát,
  • a szállítói számla és az átvett árukészlet értékének azonosságát,
  • az esetleges eltérések elszámolását,
  • az átutalás engedélyezésének szabályszerűségét,
  • a könyvelési feladatok helyességét.

Az értékesítési tevékenység ellenőrzése

Feladatok:

  • az áruellátás helyzetének, a kereslet-kínálat összhangjának vizsgálata,
  • az értékesítés szervezettségének ellenőrzése,
  • az értékesítést elősegítő tényezők értékelése.

Az értékesítési forgalom alakulása dinamikus viszonyszámokkal mérhető és értékelhető. Legáltalánosabban használt mutatók a bázis- és láncviszonyszámok. Relatív változást tükröznek, ezért alkalmasak arra, hogy időszakról időszakra tájékoztassanak a fejlődésről. A bázisviszonyszámok az idősor egy adott, bázisul választott tagjához képest fejezik ki a bekövetkezett változást, a láncviszonyszámok az idősor szomszédos adatainak egymáshoz való arányát, ütemességét szemléltetik. A fejlődés átlagos mértéke számtani átlaggal határozható meg, mely arra ad választ, hogy mennyivel nőtt vagy csökkent a forgalom. A fejlődés átlagos üteme mértani átlaggal határozható meg, mely azt tükrözi, hogy az idősorra átlagosan milyen relatív változás a jellemző.

A készletgazdálkodási tevékenység ellenőrzése

A termelés és fogyasztás időben és térben elkülönült szakaszait köti össze. A gazdálkodó szervezet érdeke az, hogy a készleteinek értéke ne haladjon meg egy optimális szintet, mivel a készletezés többletterheket jelent a vállalkozásnak. Figyelemmel kell lenni az áruféleségek szavatossági idejére is. A használhatatlan, megrongálódott vagy lejárt szavatosságú árukat nem szabad értékesíteni, selejtezni kell. Fontosabb kérdések:

  • meghatározták-e, és figyelik-e az optimális készletnagyságot,
  • a készletek nagysága összhangban van-e a forgalommal,
  • figyelik-e az adott áruféleségekből a minimális készleteket,
  • a kisebb készlet akadályozza-e az értékesítési forgalom lebonyolítását,
  • a készletek változása indokolt-e,
  • tett-e a vállalkozás hatékony lépéseket a készletleépítésre,
  • hogyan alakult a készletek forgási sebessége,
  • megfelelő-e a készletek raktározása,
  • figyelemmel kísérik-e az áruk szavatossági idejét.

Az ellenőrzés számított mutatók és helyszíni vizsgálatok alapján végezhető el. Értékelni kell a raktározás során bekövetkezett selejtezések, megrongálódások okait, ill. a károkért kit terhel a felelősség.
A készlethatékonyság javul, ha magasabb forgalmat ér el a vállalkozás egységnyi készletlekötéssel, ill. egységnyi forgalom lebonyolításához kisebb készlettömegre van szüksége. Fontos ellenőrizni az áruk átlagos tárolási idejét is.