Az ellenőrzés megállapításának írásba foglalása
Az ellenőrzés megállapításait minden esetben írásba kell foglalni azért, mert ez szolgál alapjául minden további intézkedésnek, eljárásnak. Formája jogszabályi továbbá belső előírásoktól függ.
Lehetnek:
- jelentés, részjelentés, összefoglaló jelentés
- jegyzőkönyv, ellenőrzési jegyzőkönyv
A jelentés a leggyakoribb írásos forma. Abban az esetben, ha az ellenőrzést többen végzik, az ellenőr megállapításait részjelentésben rögzíti, majd azok összegzéseként állítja össze a vizsgálat vezetője az összefoglaló jelentést.
A jegyzőkönyvi forma a hatósági ellenőrzéseknél előírás. Ellenőrzési jegyzőkönyv a felelősség felvetése esetén használatos. A jelentés és a jegyzőkönyv tartalmában a meghatározó különbség, hogy a jegyzőkönyv tényközlést, a jelentés emellett minősítéseket, következtetéseket, javaslatokat is tartalmaz.
Az írásos anyag felépítése általában 3 részre tagolható:
- Bevezető rész: ellenőrzött szerv megnevezése, székhelye, készítés helye, ellenőrzés célja, tárgya, az ellenőrzött időszak, ellenőrzés ideje, ellenőrzést végrehajtó szerv megnevezése, ellenőrzést végrehajtók neve és beosztása
- Kifejtő rész: Itt kerülnek ismertetésre az ellenőrzési programban meghatározott ellenőrzési feladatok végrehajtása során tapasztaltak.
Tagolása: általános értékelés, megállapítások részletezése - Befejező rész: Az összefoglaló következtetéseket és javaslatokat, a készítés időpontját, az ellenőrzést végzők aláírását, valamint a záradékot tartalmazza.
A vizsgálati jelentés
A jelentések tartalmát ajánlatos előre megtervezni. Ez történhet az ellenőrzés során feltárt tények, adatok, összegyűjtött bizonyítékok rendszerezésével, ill. a megállapítások logikai átgondolásával. Figyelembe kell venni az ellenőrzési programban foglaltakat ill. a tartalmi, formai követelményeket is.
Tartalmi követelmény: A jelentésből egyértelműen tűnjön ki, hogy milyen a vizsgált szervezet helyzete, gazdálkodása.
A jelentés megírásának főbb szempontjai:
- legyen összhangban az ellenőrzési programmal
- a megállapításokat szakszerűen, a tényállást teljes körűen kerüljenek megfogalmazásra
- kívülálló számára is érthető legyen
- tartalmazzon konkrét hivatkozásokat jogszabályokra, törvényekre, melynek megsértése a jelzett szabálytalanságot okozta
- rögzíteni kell a kedvező folyamatokat, az elért eredményeket is
- rögzíteni kell a mulasztások okait ill. kihatásait is
- bizonyítékok világosan azonosíthatók legyenek
- a megállapításokat tömören, de érthetően kell megfogalmazni
A nagyobb számban megállapított, de egyébként kisebb jelentőségű hibákról indokolt esetben a jelentés mellékleteként hibajegyzéket lehet összeállítani. A hibák elkövetőit mindig név szerint kell megjelölni és a személyes felelősséget minden esetben fel kell vetni.
Tartalmaznia kell a hibák megszűntetését, a tevékenység megjavítását elősegítő javaslatokat.
Az írásba foglalás nem tartalmazhat sem elvont, sem szubjektív, megalapozatlan következtetéseket.
Az összefoglaló jelentések mindig a részjelentésekre épülnek.
Az összefoglaló jelentések felépítése:
- Bevezető rész: ellenőrzött szerv megnevezése, székhelye, készítés helye, ellenőrzés célja, tárgya, az ellenőrzött időszak, ellenőrzés ideje, ellenőrzést végrehajtó szerv megnevezése, ellenőrzést végrehajtók neve és beosztása
- Kifejtő rész:
- Általános megállapítások rész: összegző megállapításokat, következtetéseket, javaslatokat tartalmaz.
- Részletes megállapítások rész: magában foglalja a lényeges megállapításokat, a megállapítások alátámasztását szolgáló példákat, bizonyítékokat, hiányosságok okait és hatásait, felelősség felvetését, a felelős megnevezését, beosztását valamint a hiányosságok megszüntetésére már megtett intézkedéseket
- Befejező rész: A feltárt hibák kijavítására kidolgozott javaslatokat, a jelentés keltét, az aláírásokat és a felelősségi záradékot
A jelentéshez a megállapításokat alátámasztó függelékeket, mellékleteket, táblázatokat csatolni kell sorszámozva.
A jegyzőkönyv
Az ellenőrzés megállapításai alapján intézkedés kiadására kerülhet sor, vagy ha a megállapítások következményeként felelősségre vonást kell alkalmazni akkor készül a jegyzőkönyv, melynek sajátossága, hogy hibákat, hiányosságokat, mulasztásokat tartalmaz.
Büntető-, szabálysértési, kártérítési vagy fegyelmi eljárás megindítására okot adó mulasztás feltárása esetén az ellenőr által felvett ellenőrzési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell:
- az ellenőrzési szervezet és az ellenőrzött szerv megnevezését
- a jegyzőkönyv készítésének helyét és idejét
- az ellenőrzés tárgyát
- az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazást
- az ellenőrök nevét, beosztását
- a személyi felelősség megállapításának alapjául szolgáló mulasztásokat
- a felelősként megjelölt személyek nevét, beosztását
- az ellenőrök nevét, aláírását
- a felelősként megjelölt személy nyilatkozatát, melyben igazolja aláírásával, hogy a jegyzőkönyv reá vonatkozó kivonatát megkapta, a benne foglaltakat megismerte és tudomásul veszi, hogy írásbeli magyarázatot köteles adni az ellenőr számára
- az ellenőrzött szerv vezetőjének aláírását
Az egyéb ellenőri megállapítást tartalmazó írásművek
Abban az esetben, ha az ellenőr olyan szabálytalanságot tapasztal, melynek vizsgálatát indokoltnak tartja, de az nem tartozik a jogkörébe akkor kezdeményeznie kell, hogy erről az illetékes ellenőrző szerv tájékoztatást kapjon.
Költségvetési ellenőrzéseknél külön feljegyzésekbe kell foglalni, ha a megállapítás nem az ellenőrzött szerve, hanem a kormányzati szervekre, felügyeleti szervekre vonatkozik.
Az ellenőrzés megállapításainak egyeztetése
Fontos követelmény, hogy a megállapításokat az ellenőrzést végzők az ellenőrzöttekkel menet közben és még a vizsgálat lezárása előtt egyeztessék, megismertessék.
Ennek az a jelentősége, hogy az ellenőr megismeri az érintettek véleményét, amely hozzájárulhat megállapításai objektivitásához, javaslatai megalapozásához.
A végleges írásművet az ellenőrzöttnek meg kell küldeni egyeztetésre. Az észrevételezés egyaránt vonatkozik a jelentések minden formájára, illetve a jegyzőkönyvekre is.
A záradékok
Megismerési záradék: Azt rögzíti, hogy az ellenőrzött szervezet vezetője a megállapításokat megismerte, ezekkel kapcsolatban észrevételt tehet, és aláírásával elismeri a jelentés átvételét és megismerését.
Felelősségi záradék: Azt rögzíti, hogy a felelőssé tett személyek a rájuk vonatkozó megállapításokat megismerték és azokra írásban kötelesek észrevételt, a felrótt mulasztásra magyarázatot adni. Amennyiben nem ismeri el a felelősséget, akkor azt okmányokkal vagy más megfelelő bizonyítékkal köteles alátámasztani és ezen felül a kijavítást szolgáló tennivalókról is magyarázatot kell adnia. Az ellenőrzési szerv vezetője köteles felelősségre vonás iránti eljárást kezdeményezni a felelőssé tett személy munkáltatójánál.